Hoje em dia utilizar a tecnologia a seu favor no mundo empresarial é quase um imperativo. Isso porque, ao escolher as ferramentas de gestão empresarial certas, de acordo com as necessidades e os objetivos da empresa, é possível otimizar processos, poupar tempo e recursos, evitar retrabalhos e ter uma gestão mais direcionada e embasada em indicadores concretos.
Existe uma ampla gama de diferentes ferramentas disponíveis no mercado, todas com o objetivo central de facilitar o trabalho de gestão empresarial, mas com recursos e funcionalidades específicas. Por esse motivo, é muito importante conhecer mais sobre cada uma delas, para então decidir com propriedade sobre quais se enquadram ou não à realidade da sua empresa, visando mesclar eficiência, economia e resultados cada vez melhores.
1. Gestão de Relacionamento com o Cliente
A ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente, ou CRM (customer relationship manager), engloba diversos softwares e tem como objetivo armazenar e processar informações sobre o seu cliente. Elas são coletadas a partir das interações entre empresa e consumidor, em todos os canais de comunicação da empresa.
A partir desses dados, é possível produzir relatórios, definir com mais precisão os hábitos, interesses e necessidades do seu público-alvo e oferecer um atendimento muito mais personalizado, aumentando consideravelmente as chances de conquistar e fidelizar seus clientes.
Essa ferramenta tem diversas funções e se divide em três grupos principais: o analítico, que busca informações sobre o perfil do consumidor da empresa e faz uma análise de dados, de forma a criar estratégias que cheguem até ele de forma mais eficiente; operacional, que cuida das vendas e da experiência do cliente, reunindo informações e histórico de toda a interação com ele; e, por fim, o colaborativo, que tem como objetivo integrar diferentes setores da empresa, buscando oferecer o melhor atendimento possível ao cliente durante todas as etapas.
2. Ferramentas de Gestão de Projetos
As ferramentas de gestão de projetos servem para auxiliar as equipes na execução, no monitoramento e no planejamento de projetos que ocorrem dentro da empresa. Elas são pensadas para permitir o gerenciamento de tarefas, registro de informações importantes, acompanhamento de resultados e muitas outras funcionalidades que ajudam os membros da equipe a gerirem melhor o projeto em todas as suas etapas.
Alguns recursos estão presentes em quase todas as ferramentas e incluem:
- Planejamento e programação
- Comunicação entre a equipe, e planejamento do plano de ação
- Gerenciamento de tarefas
- Gerenciamento de recursos
- Possibilidade de compartilhamento de documentos e informações importantes
- Monitoramento durante todo o curso do projeto
- Controle de riscos envolvidos no projeto, o que permite soluções mais rápidas
Em projetos grandes, que envolvem muitas pessoas e etapas diferentes, fazer bom uso da tecnologia é uma ótima forma de garantir que tudo ocorra dentro do esperado em cada fase do projeto, evitando retrabalhos e falhas humanas, que estão muito propensos a ocorrer. Além disso, a integração presente nesse tipo de ferramenta garante que todos os envolvidos estejam a par do projeto e tenham acesso a todas as informações relevantes, em tempo real.
Antes de decidir contratar uma ferramenta de gestão de projetos, é importante estar atento a alguns pontos, como o escopo e a complexidade dos projetos desenvolvidos na sua empresa, se a ferramenta possui as funcionalidades essenciais, se conta com um bom sistema de suporte técnico, a facilidade de uso da sua plataforma, além do seu nível de integração e as avaliações de outros usuários.
3. Ferramentas de Comunicação e Colaboração
Hoje em dia, principalmente após a popularização do home office, muitas empresas dependem de boas ferramentas de comunicação e colaboração em seu dia a dia. As tomadas de decisão muitas vezes ocorrem de forma online e em tempo real, por meio de chamadas de áudio e vídeo, que permitem o compartilhamento de telas e documentos.
Esses sistemas muitas vezes também contam com funcionalidades adicionais, como listas de tarefas para projetos em andamento, possibilidade de armazenamento de documentos na nuvem, acompanhamento de rotinas dos funcionários e integração com outras plataformas, como o Google Docs e Dropbox.
Ao escolher o tipo de ferramenta de comunicação a ser utilizado por sua empresa, alguns dos pontos que devem ser levados em conta são as funcionalidades específicas que oferecem e se elas atendem ou não às necessidades da equipe, se têm uma interface intuitiva e fácil de usar, a qualidade de áudio e vídeo oferecida, e se são compatíveis com dispositivos móveis.
4. Ferramentas de Análise de Dados
Uma etapa fundamental para a boa gestão de qualquer empresa é coletar dados e utilizá-los como embasamento para a tomada de decisões. Sem isso, tudo será um tiro no escuro, não sendo possível prever os possíveis desdobramentos das escolhas feitas pelo time de gestão.
Pensando nisso, existem diversas ferramentas de análise de dados que ajudam a automatizar todo o processo de registro das informações, permitindo uma visualização muito mais intuitiva do material, integração de dados de diversos setores diferentes, e até mesmo relatórios e análises acerca do que foi registrado na ferramenta.
5. Gestão Financeira e Contabilidade
Uma boa gestão financeira é o coração de qualquer empresa, e existem ferramentas que ajudam os gestores a terem registros mais precisos e confiáveis sobre todas as transações que ocorrem dentro da companhia. Isso garante que esses registros sejam feitos de forma automatizada, poupando tempo e priorizando a praticidade e diminuição da incidência de erros, que podem custar muito caro.
Algumas das funcionalidades oferecidas por ferramentas de gestão empresarial incluem a emissão e visualização de notas fiscais, relatórios contábeis, gestão de contratos, integração com outras ferramentas, como o CRM, faturamento de serviços, reembolso de despesas reembolsáveis, e muito mais.
6. Gestão de Recursos Humanos
Pela própria natureza do trabalho, a equipe do setor de Recursos Humanos muitas vezes é sobrecarregada por formulários, currículos, documentos, procedimentos e políticas específicas de cada empresa, o que pode deixar o trabalho muito mais lento e pouco produtivo. Por isso, é interessante considerar uma ferramenta de gestão de recursos humanos, de forma a automatizar muitas dessas etapas e conferir uma maior organização a todos esses arquivos.
Isso pode ser feito por meio de softwares de recrutamento, softwares de admissão, envio de mensagens automáticas aos candidatos no decorrer do processo, controle de folha de pagamento, gestão de benefícios trabalhistas, e muitos outros.
7. Automação de Marketing
A automação de marketing tem como objetivo principal automatizar processos para aumentar a escalabilidade do marketing da empresa, mantendo um bom relacionamento com os leads. Dentro disso, existe a possibilidade de automatizar todo o fluxo de trabalho, garantindo que ações sejam feitas em sucessão sem a necessidade de intervenção manual. Um exemplo disso é o uso de ferramentas para personalização do envio de e-mails, agendamento de posts para as redes e chatbots para realizar a comunicação com o cliente em situações menos complexas.
8. Gestão de Atendimento ao Cliente
Prezar por um atendimento ao cliente eficiente e personalizado deve ser sempre uma das maiores prioridades de qualquer empresa. Hoje em dia, por conta da grande variedade de canais de comunicação com o cliente, é preciso definir estratégias de abordagem que funcionem para casos específicos, tanto para uma boa gestão de pedidos quanto para otimizar o fluxo interno de atendimento.
A utilização de ferramentas de gestão de atendimento ao cliente garante uma maior integração entre os diversos canais da empresa, sempre buscando oferecer consistência e centralização nos atendimentos, além de uma maior otimização dos processos, seja por meio da triagem de solicitações, filtro de conversas por tema, respostas prontas etc.
9. Planejamento de Recursos Empresariais
O planejamento de recursos empresariais, também chamado de ERP, é um conjunto de softwares que garante ao gestor um panorama completo da empresa em diversas áreas, como contabilidade, compras, gerenciamento de projetos e planejamento. Ele oferece uma integração de dados dos mais diversos setores, facilitando a elaboração de relatórios, previsões, eliminando a duplicação de dados e garantindo a confidencialidade de informações importantes.
O sistema ERP da Omie garante a integração completa de todas as áreas da empresa, de forma online e em uma plataforma intuitiva e descomplicada. Por meio dele, é possível registrar preferências e histórico de compras dos clientes, analisar estratégias de vendas, emitir notas fiscais, planejar o fluxo de caixa e muitas outras funcionalidades que com certeza agregam muito a qualquer empresa que busque crescimento, eficiência e processos otimizados.
Otimize a sua gestão e observe melhores resultados
Com tantas ferramentas diferentes que desempenham papéis específicos dentro da empresa, é fácil se sentir confuso ou em dúvida sobre qual a melhor escolha a ser feita. Pensando nisso, a Omie criou ferramentas de gestão que funcionam de forma integrada, online e com uma interface descomplicada e eficiente, sempre buscando oferecer um panorama que dê embasamento para tomadas de decisão acertadas. Entenda mais sobre a proposta das ferramentas de gestão que podem ser implementadas no seu negócio no site da Omie.
