É muito comum as empresas investirem em seus processos, produtos e serviços, buscando sempre aprimorá-los. Muitos gestores contam com o ciclo PDCA para apoiar essas etapas, garantindo a melhoria contínua na qualidade.
Seja para minimizar erros ou trazer inovações para a empresa, essa metodologia permite que situações da companhia sejam revisadas frequentemente, recebendo a devida atenção por parte dos gestores e times.
O ciclo PDCA é composto de alguns passos que permitem uma avaliação completa de determinada situação na empresa. Embora seja simples, seus resultados podem ser impressionantes, quando devidamente aplicados.
Neste artigo, vamos trazer uma explicação completa sobre o ciclo PDCA e as principais aplicações que você pode desfrutar em sua empresa. Acompanhe até o final e descubra mais uma forma de tornar sua gestão eficiente e otimizada.
Ainda não sabe o que é ciclo PDCA?
O ciclo PDCA deriva do método científico e tem suas primeiras aparições na década de 1950. Sua principal função é ajudar na melhoria da qualidade de processos nas empresas, contando com uma série de etapas que ajudam a entender a situação dos negócios, visando corrigir falhas e aprimorar processos.
Vamos abordar com mais detalhes o que é PDCA e quais são essas etapas que devem ser seguidas pelos gestores e suas equipes. A sigla vem do inglês e indica 4 ações:
- P – planejamento (plan): esse é o momento de levantar as demandas a serem trabalhadas. Envolve a escolha do que será melhorado e já é feita uma estratégia determinando as ações, expectativas de resultados e indicadores acompanhados.
- Por isso, é bem importante que as metas estabelecidas sejam possíveis de serem alcançadas, além de organizar o que será feito. Um bom trabalho de planejamento ajuda nas fases seguintes, trazendo melhores resultados.
- D – fazer (do): aqui o problema levantado na etapa anterior será atacado, com a execução das atividades definidas anteriormente. Essa é a hora de investir em ações para elevar a qualidade dos produtos e serviços, com foco no atingimento dos indicadores (KPIs) estabelecidos.
- C – verificar (check): essa etapa de verificação é realizada quase em paralelo à execução das ações, pois é o controle do que é executado pelos responsáveis. Com base nos KPIs listados antes, os gestores avaliam se as atividades realizadas estão apoiando seu atingimento e se tudo está ocorrendo dentro do esperado.
- A – ação (act): nesse momento, são verificados se os objetivos definidos inicialmente foram alcançados. É o momento ideal para reflexão do que deu certo e o que deu errado ao longo do processo, já determinando um próximo ciclo para novas correções e melhorias.
Afinal, quando usar as estratégias PDCA?
Por ser uma metodologia que abrange diversas formas de aplicação, é comum que algumas pessoas tenham dúvidas quanto à sua utilização. Mas, o ciclo PDCA tem como interesse principal identificar pontos que precisam ser alterados ou otimizados na empresa.
Com a aplicação do PDCA, é possível atingir diversos tipos de objetivos e até mesmo prevenir situações que possam se tornar problemáticas no futuro.
Onde usar as estratégias do ciclo PDCA?
Como o maior foco do PDCA é trazer melhorias em diversos tipos de processos na empresa, as possibilidades de uso são imensas. Vamos exemplificar alguns casos que podem se enquadrar na realidade do seu negócio.
- Diferentes tipos de empresas: não importa o tamanho da sua empresa, o ciclo PDCA pode ser utilizado por PMEs, grandes empresas e indústrias, pois se adequa às necessidades de cada caso. Uma PME pode aplicar o PDCA no seu processo comercial e melhorar a forma de prospectar clientes; já uma grande empresa pode aprimorar sua forma de contratar pessoas com a metodologia, enquanto uma indústria pode otimizar algum ponto da linha de produção;
- Diversas áreas e projetos: todos os setores podem se beneficiar do uso do PDCA, como o financeiro, que pode otimizar a forma de organizar as entradas e saídas de recursos; o comercial pode melhorar a maneira como gerencia as informações de clientes e leads e o marketing pode tornar a produção de conteúdo mais ágil.
A gestão de estoque pode ser beneficiada com o método ao reduzir erros na contagem dos itens e os processos podem ser mais ágeis e seguros após a aplicação. As possibilidades são diversas e devem ser utilizadas de acordo com a necessidade do momento.
Ciclo PDCA: exemplos na prática
Vamos contextualizar ainda mais a aplicação do ciclo PDCA, aprofundando alguns exemplos para que você entenda os benefícios de contar com essa metodologia.
Ciclo PDCA em marketing
Suponha que sua empresa deseja reduzir o abandono do carrinho de compras do seu e-commerce e decide utilizar o PDCA para corrigir essa situação. Na fase de planejamento (P), é realizado um brainstorming para levantar as principais causas pelas quais os clientes deixam seu site sem comprar.
Após elencar as possibilidades, é desenhado um plano de ação, no qual a pessoa receberá um e-mail relembrando que os produtos estão esperando por ela no carrinho. Também é determinada uma meta de redução do abandono das compras em 20%.
Na fase de ação (D), serão realizadas as atividades planejadas, entrando em contato com os clientes por e-mail, além de incentivar a compra com um cupom de desconto. Na fase de verificação (C), após o prazo determinado para o ciclo, serão avaliadas as ações e sua efetividade através dos indicadores.
Caso o objetivo tenha sido atingido, a equipe poderá seguir para uma próxima questão a resolver. Se ainda não foi alcançado, um novo ciclo pode ser iniciado. Essas próximas ações são definidas na última etapa do método (A).
Ciclo PDCA em vendas
Já na área de vendas, o ciclo pode ser aplicado em uma situação de queda no número de negócios fechados. Na fase de planejamento (P), é discutido o que pode causar essa questão e identifica-se, através do sistema de gestão empresarial, que o maior gargalo encontra-se na etapa de negociação com o cliente.
São definidas as atividades a serem realizadas e qual é a meta de recuperação dessas contas. Na fase seguinte (D), os vendedores passam a ter maior poder de acordo com uma margem de descontos a ser oferecida.
Na fase de checagem (C), será feito o monitoramento do funil de vendas com esse novo processo, entendendo se os objetivos são alcançados. Por fim, na fase de ação (A), a empresa revisa como foi o ciclo como um todo e define os próximos passos – novos ajustes no processo comercial ou a alteração em certo ponto desse ciclo.
Ciclo PDCA em logística
Vamos pensar agora que o seu setor de logística está com um problema interno no envio dos produtos, com diversos clientes relatando demora no recebimento das mercadorias adquiridas.
Na fase de planejamento (P), os gestores discutem o que pode estar causando essa demora e identificam que o estoque está bagunçado, com informações desconexas e incompletas. No momento de agir (D), é implementado um sistema ERP, que permite a visualização e atualização automática dos produtos no módulo de gestão de estoque e compras.
Na próxima etapa (C), é verificado que houve redução considerável no tempo de processamento dos pedidos e despacho dos produtos para os clientes. Na última fase (A), os gestores optam por automatizar mais uma parte da cadeia logística, agora implementando os relatórios de curva ABC, que são gerados com o ERP da Omie.
Gere ainda mais valor na sua empresa
Ter processos automatizados e otimizados ajudará na redução de despesas do seu negócio, além de diminuir erros em todas as áreas. Com o ajuste de diversos processos no ciclo PDCA, você poderá focar em novas ideias e estratégias para a empresa, gerando mais valor para os negócios.
Neste conteúdo você aprendeu mais sobre a metodologia, quais os passos para aplicá-la e como adaptar as etapas no contexto do seu negócio. Além disso, viu como a tecnologia é uma aliada indispensável na hora de garantir maiores lucros e integração.
Pela versatilidade de aplicação, o ciclo PDCA pode ser utilizado em qualquer setor de empresas de todos os portes e segmentos. A área de gestão de processos é muito beneficiada com essa metodologia e pode ter seus resultados otimizados com as ferramentas certas.
