Se você é da área de TI sabe que precisa tornar a sua marca conceituada em seu próprio mercado de atuação, não é mesmo? Para isso, a gestão de processos em empresas de tecnologia existe e salva milhares de empresas das demandas confusas do dia a dia e da falta de organização.
Se não quiser perder mercado, o administrador do negócio não deve acomodar-se, sendo resistente à renovação das práticas em sua empresa.
No conteúdo de hoje, abordaremos sobre o que é gestão de processos e como aplicá-la em seu negócio de tecnologia pode fazer toda a diferença em seus resultados finais. Também ensinaremos a você um passo a passo de como fazer a gestão em sua empresa de tecnologia.
Se interessou em crescer mais a sua marca neste lucrativo mercado? Então, continue a leitura e aprenda tudo sobre gestão de processos.
Mas, afinal, o que é gestão de processos?
É imprescindível adotar boas práticas de gestão de processos para uma empresa se manter competitiva e aquecida no mercado. Mas o que é essa gestão?
A gestão de processos é um conjunto de ações organizadas e sistemáticas, ou seja, práticas que visam ao aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição. Esses processos podem ser vários, desde a compra de matéria-prima até a entrega de um produto para o consumidor final.
Complicado ainda de entender? Então, pense nos conjuntos de atividades realizadas por pessoas ou equipamentos de uma empresa. Essas atividades executadas envolvem a transformação de insumos (entradas) para atender a um objetivo específico, de alguma forma relacionado com os resultados da empresa.
É o que acontece em um processo de produção industrial, no qual o insumo principal é a matéria-prima, que é transformada no produto final para o consumidor. Mas para que isso aconteça, existem dezenas de pequenos processos que devem ser seguidos pelas máquinas e operadores, como se fosse uma cartilha, mesmo. Ficou mais claro?
Esse processo também ocorre na área administrativa, onde encontramos um conjunto de regulamentações orientando o trabalho dos seus colaboradores. E praticamente tudo que é feito em uma empresa ocorre por meio de procedimentos organizacionais.
Vamos citar um exemplo bem simples: a compra de passagens aéreas, onde o insumo do processo é a requisição de um colaborador, cujo andamento poderá envolver etapas como:
- Consulta ao orçamento para viagens;
- Consulta às opções de voos e hotéis para as datas solicitadas;
- Compra da passagem;
- Comunicação ao funcionário que a requisitou.
Ao final de todas essas etapas, a requisição (que é o insumo) se transforma em uma passagem aérea. E todo esse processo foi necessário para que não fosse gerada uma situação na qual o funcionário emitisse uma passagem a seu bel prazer ou para que não houvesse tamanha burocracia e demora na emissão.
O que significa a sigla BPM?
BPM é a sigla para Business Process Management, ou em nosso português, Gestão de Processos Organizacionais. É utilizada para referir-se ao sistema BPM, que também é conhecido por BPMS (Business Process Management System), um software que automatiza a gestão de processos.
Seu objetivo é sistematizar e tornar mais eficiente o gerenciamento dos processos de uma organização. Assim, da mesma forma que um software é utilizado para facilitar esse conjunto de atividades, outros processos também podem ser automatizados e otimizados com a tecnologia.
Qual é a finalidade da gestão de processos?
A gestão de processos para empresas de tecnologia visa atingir a melhoria, adotando um sistema no qual se tem todo o controle das operações da empresa em apenas um lugar. Assim, o administrador é responsável por gerir as informações inseridas e armazenadas. Sua principal finalidade é fazer com que a empresa cumpra a sua proposta de valor, para entregar aos clientes uma melhor experiência de consumo.
A gestão de processos é muito importante dentro de uma organização, sendo uma prática que influencia o nível de competitividade do negócio no mercado. Veja bem, uma empresa capaz de organizar seus processos consegue identificar oportunidades de melhoria mais facilmente e torná-los mais eficientes, corrigindo os erros que ocorrem e melhorando suas metas.
Vantagens da gestão de processos
Confira a seguir as vantagens de aplicar a gestão de processos em sua empresa:
- Rapidez e qualificação na tomada de decisão;
Com os processos e os indicadores alinhados, fica mais fácil tomar decisões, já que há base suficiente de informações para sustentá-las.
- Redução de custos e distribuição de recursos;
Verificando corretamente, acham-se certas atividades que não são necessárias ou que estão incorretas. Assim, a gestão de processos ajuda a corrigir esses problemas e evitar os desperdícios.
- Otimização do tempo;
Os processos incluem diversas tarefas. Com a gestão de processos, é possível avaliar se elas estão sendo realizadas no tempo que deveriam e, caso não estejam, auxilia a identificar e ajustar o que está impedindo.
- Colaboradores e clientes satisfeitos;
Trabalhar em um lugar onde os processos funcionam instiga a produtividade e impacta positivamente na qualidade dos serviços e produtos, já que a empresa cumpre com sua proposta e, claro, os clientes sentirão essa melhoria, afinal processos bem cuidados impactam diretamente na experiência de consumo.
Motivos para fazer a gestão de processos em empresas de tecnologia
A gestão de processos é importante para integrar todas as ações da empresa e fazer com que elas sejam direcionadas para o mesmo objetivo. Assim, esse seria o principal motivo para realizar a gestão em sua empresa.
A aplicação da gestão de processos de empresas da área de tecnologia não só beneficia a marca da organização no mercado e seus ganhos com a produção como, também, motiva a equipe com o trabalho.
Além disso:
- Permite conhecer melhor seu negócio;
- Ajuda a ter processos claros e bem definidos;
- Possibilita a mensuração de resultados;
- Cria sinergia entre as pessoas e as áreas;
- Rapidez e qualificação na tomada de decisão;
- Redução de custos e melhor distribuição de recursos.
Guia para fazer gestão de processos em empresas de tecnologia
Confira agora o passo a passo que preparamos para você aplicar com sucesso a gestão de processos!
1. Identifique a maturidade em gestão de processos da sua organização: Faça uma avaliação geral sobre como a organização lida com os processos atualmente. Analise os controles utilizados, os métodos aplicados e tudo acerca dos processos.
2. Estabeleça uma governança de processos: A governança de processos estabelece as regras e diretrizes para conduzir o trabalho de gestão, sendo importante para garantir que as responsabilidades sejam cumpridas.
3. Mapeie a arquitetura de processos da sua empresa: Mapeie os processos da empresa. Para tal, use ferramentas e metodologias de apoio, envie questionários, promova workshops e realize entrevistas com os responsáveis pela execução.
4. Transforme os processos: Agora é hora de entrar em ação para melhorar os processos mapeados. Use as nomenclaturas AS-IS (como é/está) e TO-BE (como será) para fazer referência aos processos atuais e aos transformados, respectivamente.
5. Monitore os resultados e controle os processos: Os processos ajustados e funcionando bem não encerram o trabalho. Então, é preciso monitorar o desempenho e continuar fazendo o controle para garantir que os resultados atendam às expectativas.
Empresas de tecnologia: como melhorar a gestão de processos
Sempre há o que aprimorar em uma empresa, pois o mercado é acelerado e com ele mudam as perspectivas de seus consumidores. No setor de tecnologia não é diferente.
Veja como melhorar aprimorar a gestão de processos de sua empresa com nossas super dicas a seguir:
- Construa fluxos de trabalho para identificar as alterações necessárias;
- Invista em softwares tecnológicos de gestão empresarial para reduzir erros operacionais;
- Dinamize as atividades rotineiras com o uso das plataformas em nuvem;
- Implemente e reforce os canais de comunicação para facilitar o diálogo entre equipes: murais de recados, intranet, sistemas e mobile;
- Treine sua equipe para novos tempos de mercado;
- Invista no ciclo P.D.C.A.;
- Monitore resultados (KPIs);
- Defina metas inteligentes e desafiadoras;
- Desenho o fluxo do processo através de um diagrama;
- Contrate consultoria especializada.
Omie: sistema de gestão para empresas de tecnologia
Falando em ajuda especializada, se você quer destacar sua marca no mercado, então precisa conhecer o sistema de gestão para empresas de tecnologia da Omie, que ajuda sua empresa a gerir todos seus processos.
Com o sistema de gestão para empresas de tecnologia da Omie, você terá mais eficiência operacional, já que somos especializados em gestão on-line para TI.
Como o ERP da Omie ajudará na gestão da sua empresa de tecnologia? Simples:
- Atualizando a vigência e dados dos seus contratos automaticamente;
- Melhorando a gestão de vendas;
- Aumentando a produtividade das equipes;
- Emitindo as notas fiscais e boletos em um clique;
- Visualizando relatórios de venda personalizados e estratégicos;
- Visualizando facilmente o status de cada processo.
Conheça os módulos do nosso ERP:
- CRM;
- Vendas e NF-e;
- Serviços e NFS-e;
- Compras, estoque e produção;
- Finanças;
- Painel do contador.
Além disso, o ERP da Omie faz integração com aplicativos complementares específicos ao seu empreendimento, seja ele qual for.
Automatize seus processos e integre os departamentos
Como vimos, a gestão de processos é fundamental para o sucesso de toda empresa de TI. É importante realizar esse controle de cada etapa para que o resultado final seja satisfatório, tanto para você quanto para seus colaboradores e clientes finais.
Pensando nisso, a Omie criou um ERP em nuvem, para empresas de tecnologia, que automatiza todo o processo de vendas e emissão das notas fiscais, inclusive o faturamento e renovação de contratos, além de garantir um processo visual que facilite o dia a dia.
Com a Omie você tem: empreendedorismo e contabilidade sem complicação! Tá esperando o que para melhorar a gestão do seu negócio com Omie? Conheça mais sobre o sistema de gestão para empresas de tecnologia da Omie agora mesmo.
