Muito mais que apenas uma despesa, a automatização de processos é um investimento necessário que traz inúmeros benefícios para os nichos focados em compras e vendas. Essa funcionalidade permite facilitar todo o processo e otimizar a sua produtividade.
É um valor investido que, assim como outros ligados à tecnologia, traz retorno com multivantagens, na produção, lucro, relação com cliente e entregas de qualidade. Por ser uma ferramenta inovadora, ainda traz dúvidas e incertezas para alguns empreendedores.
A automação é um desafio pois exige conhecimento. Uma vez tendo aprendido seus benefícios e como escolher um modo de colocar em prática, os benefícios são inúmeros e podem ser incorporados à rotina da empresa.
Para informá-lo melhor, este conteúdo fala sobre o que é a automação de processos, os meios para aplicá-la, principais benefícios e como o recurso tem sido um diferencial no mercado de diversos segmentos. Boa leitura!
Quais as vantagens da automação de processos?
Nos dias de hoje, automação é praticamente o sinônimo de produtividade, pois significa ganhar tempo sem perder qualidade.
Objetivamente, a automação de processos reduz o tempo de trabalho, já que reduz também os erros manuais e humanos, além de acelerar as etapas, deixando, como prêmio, mais tempo para o empreendedor aplicar em melhorias, estudos e aperfeiçoamentos em seu negócio.
Essa possibilidade é realizada, geralmente, por um software. Esse tipo de recurso tecnológico pode se integrar a outro sistema que você já utilize em sua rotina.
Veja alguns processos que fazem parte da rotina e terão melhoria em 100% se realizados por um software de gestão:
- Fluxo de caixa;
- Cadastro de clientes;
- Verificação e negociação de débitos;
- Estoque;
- Pedidos;
- Contas a pagar e receber;
- Notas.
Dessa forma, são muitas as vantagens da aplicação para empresas. Vamos conferir algumas:
1. Redução de repetitividade
Uma grande vantagem é a redução das tarefas repetitivas que provocam sobrecarga e fadiga ao colaborador, minando sua criatividade. Deixando as tarefas exaustivas para a automação, você ganha mais tempo para os demais planejamentos, como ações de vendas, por exemplo.
2. Gera produtividade
Obtenha excelentes resultados em menos tempo de execução, gerando melhores negociações e fechando mais contratos, realizando melhorias para seu estoque, aproveitando mais oportunidades através de informações salvas de clientes etc.
3. Reúne informações em um único lugar
O fácil acesso aos documentos, informações de clientes para faturamento, pós-vendas e demais situações, facilita a comunicação entre os departamentos, gerando uma organização mais clara e objetiva.
4. Padronização
Para empresas fabricantes de produtos em larga escala, ou as que oferecem serviços em grande demanda, com certeza a padronização proporciona uma qualidade visível e adequada.
5. Analisa o desempenho e ajuda com as metas
É possível registrar em tempo real as atividades da empresa através do processo de automatização, possibilitando um acompanhamento fiel de toda a execução de uma tarefa do início ao fim.
Além disso, um software permite a emissão de relatórios com informações relevantes sobre o estoque, o número de vendas de um determinado item, desempenho do colaborador e muito mais. Esse tipo de análise é fundamental para saber se está batendo as metas desejadas, assim como para traçar novas.
6. Reduz custos extras
Com tudo feito digitalmente, a utilização de papel para impressão de relatórios, ou documentos, termos etc. é reduzida. Além disso, com os processos automatizados, além de economia, consegue-se também colaborar com o meio ambiente, atingindo o empreendedorismo sustentável.
Para aprofundar-se mais em como a automação otimiza a gestão, recomendamos a leitura de nosso artigo Automação de processos: a revolução na gestão de empresas – Blog Omie.
Como automatizar processos de vendas
A automatização de processos de vendas é uma prática necessária em processos comerciais, para que se obtenha uma boa prática de todo o planejamento feito acerca das ações voltadas ao cliente, por exemplo.
Além disso, diminui-se o trabalho manual da equipe de vendas com planilhas, prospecção etc. Contudo, seu objetivo é otimizar as demandas do vendedor e não eliminá-las.
Dessa forma, podemos dizer que no processo de vendas a automação aumenta o lucro, possibilita metas mais ousadas e estreita o relacionamento com o cliente, melhorando seu pós-vendas, inclusive.
Automatizar processos na área de vendas é imprescindível para a otimização do dia a dia, ainda mais se um dos objetivos da empresa é a melhoria no relacionamento com seus clientes.
Existem várias ferramentas para que a automação ocorra e uma delas é o CRM, que falaremos mais adiante, excelente para guardar as informações de clientes com segurança e sigilo.
Além do mais, existem diversas vantagens na automação além dessa, por exemplo:
- Redução de custos: no geral, há mais assertividade até mesmo para as campanhas de vendas e em datas específicas, graças aos relatórios analíticos;
- Aumento de receita: com o fluxo de trabalho equilibrado, seus ganhos vão crescer, assim como a qualidade de entrega e otimização dos prazos;
- Planejamento direcionado: o ciclo de vendas tem o seu tempo reduzido e torna-se mais objetivo e claro, por isso o caminho é encurtado;
- Previsão assertiva de vendas: com a automação, é possível mapear as áreas e produtos com mais saída, fazendo uma previsão assertiva;
- Follow up eficiente: acompanhamento personalizado dos clientes, em função do ganho de tempo em outros processos burocráticos;
- Leads qualificados: com a melhora no ritmo de produção, seu empreendimento será capaz de gerar clientes mais fidelizados;
- Aumento da taxa de conversão: tendo um planejamento assertivo, a automação, combinada à estratégias de marketing diversas, poderá aumentar a conquista de novos clientes;
- Possibilidade de prospects personalizados: tendo chamado atenção do possível cliente, gerar estratégias personalizadas garante que o cliente em potencial se torne um lead.
Agora, entenda na prática como automatizar processos de vendas com nosso guia a seguir:
Automação de atendimento
A automação de atendimento reduz drasticamente falhas, haja visto que tudo estará programado para acontecer como o planejado, ou seja, o cliente será atendido com eficiência e qualidade nas informações.
Importante manter sempre o FAQ (Frequently Asked Questions, ou “Perguntas Frequentes”) conforme seus produtos e serviços vão se atualizando/modificando.
Uma ferramenta importante é o uso de chatbot, ou inteligência artificial (AI), um programa desenvolvido para as conversas com humanos; sua função é localizar as respostas mais coerentes.
Automatização de e-mails
Refere-se ao uso de tecnologia para automatizar o envio de e-mails, o que reduz as tarefas manuais de checagem. A automatização de e-mails garante leads limpos para uma maior conversão em vendas. Lembre-se de se atentar sempre à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Automatização de SMS
Possibilita o envio de mensagens personalizadas de forma automática e com agendamento predefinido. Contudo, seguem algumas dicas para o melhor aproveitamento desta ferramenta:
- Agende o envio para somente o horário comercial;
- Atente-se quanto à ortografia;
- Seja claro e objetivo na mensagem;
- Aproveite as datas de maior consumo.
CRM
Customer Relationship Management, ou simplesmente CRM, é uma excelente ferramenta para capturar dados de contato do cliente, como telefone e e-mail.
Dessa forma, com esses dados inseridos na ferramenta, é possível criar estratégias para um estreitamento de relacionamento, já que permite uma comunicação personalizada e relevante, assim como envio de promoções e, claro, o atendimento pós-vendas, um dos principais atrativos do CRM.
O CRM da Omie é eficaz para alavancar suas vendas e otimizar seu negócio, proporcionando previsibilidade e controle de vendas.
Lead scoring
Basicamente, é uma metodologia para pontuar cada um dos leads captados conforme suas características, para o acompanhamento de como se comportam diante das ações de marketing em que são colocados.
Como automatizar processos de compras
Entenda a automatização na área de compras para a otimização de processos. Aqui, seu papel também é fundamental para uma gestão eficiente que visa o estoque, inclusive.
O setor de compras é um aliado do setor financeiro, garantindo uma maior conscientização quanto às manutenções necessárias e seus recursos.
Na prática, após encontrar uma solução digital que ofereça todo o suporte para que a adaptação seja positiva e rápida, a automatização elimina os documentos e planilhas antes manuais, passando a fazer o controle de pedidos de forma online, por um painel de gestão intuitivo.
Há muitas vantagens para a área de compras, como:
- Maior produtividade;
- Integração dos departamentos por completo;
- Redução das maçantes tarefas repetitivas;
- Padronização de serviços e produtos;
- Possibilita histórico de fornecedores;
- Negociações mais claras;
- Corte de desperdícios.
Confira os processos que podem fazer parte da automatização da sua empresa e obtenha bons resultados:
- Pagar e receber títulos em aberto;
- Dar entrada em notas de fornecedores;
- Criar pedidos internos;
- Identificar baixas e altas no estoque;
- Cuidar da transferência de produtos;
- Entrar em contato com clientes;
- Negociar débitos.
Vá além com a Omie
O futuro das empresas eficientes e competitivas é a automatização de seus processos, obtendo mais destaque no atual mundo corporativo. Sem ela, suas estratégias podem ficar para trás e seu desempenho ser mediano, fazendo com que todo o seu planejamento seja afetado.
A automação é um recurso tecnológico que vem conquistando o mercado e guiando as melhores decisões de empreendedores; neste conteúdo, você aprendeu mais sobre o que é essa funcionalidade, como e quando utilizá-la e qual a melhor opção para seu contexto.
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