As empresas que buscam atingir grandes resultados e alavancar seu crescimento no mercado precisam saber aproveitar os recursos disponíveis e, sem dúvidas, melhorar os processos. Para que isso aconteça, é necessário contar com algumas ferramentas, como o 5s.
A metodologia que surgiu no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial, se tornou uma grande aliada na gestão das empresas e seus processos. Isso porque o 5s tem como foco melhorar a gestão, organização e controle de processos, equipes e materiais. De modo a otimizar as atividades, aumentar a produtividade e reduzir desperdícios.
Em conjunto, tudo isso ajuda as empresas a atingirem excelentes resultados. Para você conhecer melhor o 5s, o que é, benefícios, vantagens e, principalmente, como implementar o programa na sua empresa, preparamos este conteúdo. Leia até o final e saiba mais.
5s: o que é?
O 5s surgiu como uma metodologia e acabou se transformando em uma ferramenta de gestão. Não se sabe ao certo quem desenvolveu o método. Algumas pessoas acreditam que foi Hiroyuki Hirano e, para outras, o idealizador foi Kaoru Ishikawa.
Foi criada no Japão, logo após o fim da Segunda Guerra Mundial. Na época, o país estava em crise e precisava se reestruturar para voltar a ser uma economia produtiva. Assim foi desenvolvido o programa 5s, o significado está ligado a alguns dos censos japoneses. Todos os censos utilizados começam com a letra ‘s’:
- Seiri;
- Seiton;
- Seiso;
- Seiketsu;
- Shitsuke.
No início, ele era realizado para melhorar o ambiente de produção. Ou seja, organizar as equipes, materiais, processos e maquinários utilizados nas fábricas. Com isso, os espaços eram otimizados, melhorando o ambiente de trabalho, aumentando a produtividade e reduzindo desperdícios.
Com o passar do tempo, a metodologia evoluiu e passou a ser empregada em diferentes aspectos de uma empresa, não só para organizar a produção, mas, principalmente, a gestão e controle dos processos.
O objetivo continua o mesmo: aumentar a produtividade, garantir processos de qualidade e reduzir custos, otimizando os processos e garantindo a excelência.
Como funciona o programa 5s?
O programa 5s é bem simples de ser implementado e seguido. Ele pode ser aplicado em empresas de todos os portes e segmentos.
Como você viu no tópico anterior, a metodologia contribui significativamente para elevar os resultados do negócio, com processos otimizados e organizados. Isso só é possível por conta dos sensos desenvolvidos. Abaixo, você vai conhecer em detalhes os sensos do 5s, significado e característica de cada um.
Seiri – Senso de utilização
O primeiro S utilizado é o Seiri, que em japonês significa senso de utilização. A ideia é entender o que realmente é necessário para realizar as atividades e descartar o que não é.
Qual a frequência que determinado equipamento é utilizado no processo? Ele é realmente necessário? Qual impacto irá causar se parar de ser utilizado? São exemplos de perguntas que ajudam a nortear o senso de utilização de algo. A proposta é manter apenas aquilo que realmente importa para a execução das atividades.
Seiton – Senso de ordenação
O Seiton é o senso de organização. Sua função é manter o ambiente ou processo organizado. Todo mundo deve saber onde e como encontrar o que é necessário para realizar as atividades.
Isso porque, quanto mais organizado estiver o local, menos tempo e energia serão gastas para encontrar determinado objeto ou direcionamento. O que aumenta significativamente a produtividade dos colaboradores, já que gastam tempo com o que realmente importa.
Seiso – Senso de limpeza
Na cultura japonesa, Seiso significa senso de limpeza. O método 5s acredita que a limpeza deve ser responsabilidade de todos, não só da equipe responsável pela limpeza dos locais.
Isso quer dizer que todos os colaboradores devem zelar e cuidar dos ambientes, mantendo-os limpos e organizados. Ele também abrange a aparência, ou seja, os funcionários devem estar sempre com roupas limpas e se apresentando de maneira adequada, com base em suas funções.
Seiktsu – Senso de saúde e padronização
O penúltimo senso é o Seiktsu, ou senso de normalização e padronização. Ele está relacionado à ideia de tornar automática a realização dos sensos anteriores. Ou seja, fazer com que o Seiri, Seiton e Seiso, se tornem parte da cultura da empresa.
Mas, para que isso aconteça e esses sensos se tornem hábitos, é necessário criar processos e padrões a serem seguidos pelos colaboradores. Com isso, é possível promover a conscientização das equipes e ajudá-los a entender as vantagens dessas práticas.
Shitsuke – Senso de disciplina e autodisciplina
Por fim, no programa 5s é utilizado o Shitsuke, o senso de disciplina. Sabemos que a disciplina é a chave para desenvolver e manter novos hábitos. Sendo assim, é fundamental que esse senso seja estimulado em seus colaboradores.
Assim eles estarão aptos para absorver e integrar os processos da empresa, com responsabilidade e disciplina. Importante ressaltar que novos hábitos levam um certo tempo para serem desenvolvidos, por isso é importante ter paciência e motivar os colaboradores.
7 benefícios do 5s
Até aqui você já deve ter entendido a importância e vantagens de aplicar o programa 5s. Mais do que uma ferramenta de processos, ele é uma ferramenta de gestão que otimiza e melhora de forma significativa os processos gerais da sua empresa.
Por isso, contar com ele é contar com inúmeros benefícios! Confira quais são eles e como ajudam sua empresa a atingir os resultados esperados.
1. Aumenta a produtividade dos colaboradores
Um dos maiores benefícios do 5s, sem dúvidas, é aumentar a produtividade dos colaboradores. Com ele, os times ficam muito mais focados em suas atividades, sem se preocupar com processos que não tem grande valia para a empresa.
Assim, o ambiente de trabalho se torna mais agradável, os colaboradores mais engajados e os resultados alcançados.
2. Prevenção de acidentes no local de trabalho
Com os ambientes organizados e limpos, as chances de acontecer algum acidente são muito menores. Afinal, qualquer coisa fora do lugar ou no local errado já identificada logo de imediato.
Dessa forma, os colaboradores passam a se sentir mais confortáveis e seguros para executar suas atividades com qualidade e excelência.
3. Aumentar a organização e limpeza
Quando é utilizado apenas o necessário para realizar as funções, os ambientes se tornam mais organizados e limpos. Isso é importante, pois facilita o trabalho e torna as equipes mais motivadas.
4. Mais qualidade de vida para os colaboradores
Os processos bem definidos, ambientes limpos e organizados, com tarefas otimizadas sem dúvidas contribui para o bem-estar dos colaboradores. Com isso, eles passam a se engajar mais no dia a dia, entregando resultados mais do que esperados e elevando seu desenvolvimento profissional.
5. Redução de desperdícios
Outro grande benefício do programa 5s nas empresas é a redução de desperdícios. Quando ele é aplicado, você consegue identificar o que precisa ou não ser utilizado, reduzindo despesas e aumentando a economia.
6. Proporciona aumento na qualidade do produto ou serviço ofertado pela empresa
Além de melhorar o bem-estar e qualidade de vida dos seus colaboradores, ao aplicar o método 5s na sua empresa você consegue proporcionar ao mercado produtos com maior valor agregado.
Isso porque os sensos te ajudam a entender o que precisa ou não ser feito para manter a qualidade nos padrões e entrega, aumentando a satisfação dos seus clientes.
7. Favorece a implantação de outras metodologias
Ao implementar o 5s nas empresas, você consegue ter uma visão ampla e mais detalhada de como funciona o processo de trabalhar com ferramentas e metodologias ágeis capazes de otimizar as atividades da empresa.
Isso acaba fazendo uma enorme diferença no processo, já que a chance de errar é menor e os colaboradores tendem a se adaptar com mais facilidade.
Como colocar o programa 5s em prática na sua empresa?
Como citamos anteriormente, implementar o 5s é bem simples. Claro que é preciso planejamento e organização, mas, quando comparado com outros métodos de gestão, o 5s sai na frente no quesito facilidade. Confira agora o passo a passo para colocá-lo em prática na sua empresa.
1. Comunicar aos colaboradores
O primeiro passo é avisar aos seus colaboradores sobre o processo que será implementado, ressaltando como isso vai ajudá-los e ajudar a empresa a atingir os resultados esperados.
Abra um espaço para que eles tirem suas dúvidas e realmente entendam a importância que o 5s tem para a empresa e seus processos.
2. Escolher colaboradores que ajudarão na implementação
O segundo passo é escolher aqueles que irão te ajudar no processo de aplicação da metodologia 5s. Escolha pessoas de diferentes áreas e cargos para ter uma visão mais completa do atual cenário da empresa e do que deve ser realmente feito.
Isso vai facilitar as decisões para organizar os processos, atividades e despesas, de forma que se mantenha a qualidade.
3. Análise dos problemas
Encontrados os problemas, é hora de analisar e ver o que pode ou não ser feito em cada caso. Esse é um momento de atenção, afinal, qualquer ponto esquecido pode prejudicar os novos processos propostos.
4. Implantar programa 5s
Definidos e detalhados os problemas, é o momento de o time escolhido começar a implementar o 5s. Deve-se considerar os aspectos gerais dos problemas a serem resolvidos e se certificar de que eles possam ser mensurados.
5. Mensurar resultados
Por falar em mensuração, após implementar o 5s, é fundamental analisar como andam os processos e se o programa está funcionando. Para isso, estabeleça métricas e um período para que sejam acompanhadas.
Com base nos resultados, você conseguirá saber onde e o que deve ser replanejado ou melhorado.
Otimize processos com ferramentas de gestão
Como você viu, a metodologia 5s é uma grande aliada na gestão e melhoria de processos de uma empresa. Com ela, você torna os processos e atividades mais simples, organizadas e, ainda, mantém os times engajados, produtivos e as entregas com qualidade.
Outra ferramenta que pode te ajudar a otimizar os processos de gestão na sua empresa é o sistema Omie ERP. Ele integra as áreas, gera relatórios completos, acompanha os diferentes processos em execução e oferece uma visão geral do seu negócio.
Assim você aumenta a excelência da sua gestão, com processos descomplicados, controlados, otimizados e muito produtivos! Invista na ferramenta hoje mesmo e comece a ver a transformação do seu negócio. Mantenha-se informado.
