Algumas ferramentas são essenciais para uma gestão eficiente, e o plano de contas contábil é uma delas. Porém, o que é preciso levar em conta, também, é o fato de que ele deve ser elaborado de forma personalizada de acordo com o negócio, já que trabalhará com os dados financeiros da empresa em questão.
Essa é uma ferramenta que auxilia, e muito, o trabalho do profissional contábil, pois registra com segurança os movimentos financeiros, classificando-os e codificando-os de forma a apresentar o uso de cada recurso ao administrador/gestor.
Se você ainda tem dúvidas de como fazer, continue lendo este artigo. Preparamos um passo a passo de como elaborar com precisão um plano de contas contábeis e suas etapas.
O que é plano de contas contábil?
Basicamente, um plano de contas contábil reúne todas as contas de uma empresa em um só lugar, como se fosse uma lista com códigos e classificações, fornecendo uma visão 360 dos gastos de cada departamento, com informações relevantes e determinantes, como ativos, passivos, despesas e receitas.
Por meio dele, elaboram-se relatórios coringas para a organização contábil de um negócio, como o Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) e o Balanço Patrimonial (BP).
Graças ao plano de contas contábeis, é possível realizar a gestão de forma totalmente disposta e metodizada de ativos, passivos, despesas, custos e receitas de uma empresa e, assim, gerar os demonstrativos fiscais. Isso facilita muito o dia a dia do profissional de contabilidade.
As diferenças entre o plano de contas contábil e o gerencial
É muito importante um profissional de contabilidade saber a diferença entre o plano de contas contábil e o plano gerencial, pois a escolha de cada um na sua rotina afetará as decisões e as tarefas.
Ainda que ambos sejam responsáveis pelo registro de movimentações financeiras da empresa, há uma saliente diferença entre eles.
O plano de contas gerencial registra receitas e despesas da empresa, analisando as suas finanças de forma mais simples. Já o plano de contas contábil oferece precisão quanto às divisões de ativo e passivo nas finanças da empresa.
Na prática, são formas diferentes de manter a organização das contas do negócio, que, se automatizado, garante uma otimização de tempo e demandas.
Qual o objetivo do plano de contas contábil?
A função do plano de contas é servir de base para a elaboração dos principais relatórios contábeis de uma empresa, como Balancete, DRE, Fluxo de Caixa, dentre muitos outros.
A importância desses relatórios demonstrativos é imensa, pois, por meio deles, é possível o cálculo preciso dos indicadores fiscais e contábeis.
Ademais, o plano de contas contábil permite que a gestão tenha uma noção clara e definida da situação econômica e financeira, já que dispõe os resultados de forma ampliada, com o detalhamento de pagamentos e recebimentos do extrato bancário jurídico.
Se realizado correta e eficientemente, o plano abraçará as movimentações financeiras do empreendimento como um todo, de forma que os balanços e as demonstrações sejam elaborados para fornecer informações decisivas para o gestor.
Pode ser elaborado de forma simples, como uma planilha, na qual se inserem manualmente as informações, descrevendo o tipo de ganho e os tipos de despesas do negócio, porém deve ser levado em conta o tempo gasto nessa tarefa, que exige ampla atenção.
Que normas orientam a elaboração do plano de contas contábil?
Para que seja elaborado de forma adequada e correta, o plano de contas contábil deve seguir os princípios fundamentais da contabilidade, que são: entidade, oportunidade, continuidade, registro pelo valor original, competência e prudência, seguindo, assim, o padrão determinado pela Lei das S/A, de n.º 6.404/76, e pela Lei n.º 11.638.
Não há um modelo exclusivo e único, pois cada plano deve ser elaborado de acordo com o tipo de empreendimento.
Entretanto, essa legislação exige que o plano de contas seja elaborado de forma a seguir regras e um modelo já estruturado:
- ativo;
- passivo;
- despesas e custos;
- receitas.
Veremos, a seguir, os detalhes dessa estrutura.
Como é estruturado um plano de contas contábil?
As diretrizes da Lei das Sociedades Anônimas ditam como deve ser a estrutura do plano de contas. A legislação define da seguinte maneira:
Ativos
Aqui entra toda a parte positiva do patrimônio da empresa, como os bens e os direitos da organização, em suas subcategorias:
- Ativos circulantes: bens que se movimentam em um prazo inferior a 365 dias (exemplos: dinheiro em caixa, aplicações financeiras e estoques).
- Ativos não circulantes: abrangem contas a receber a longo prazo, isto é, superiores a 365 dias (exemplos: máquinas e equipamentos, participações societárias).
Ainda podemos dividir os não circulantes em:
- Realizáveis em longo prazo: bens e direitos, que serão realizados em um período superior a 365 dias (exemplos: empréstimos de longo prazo e aplicações financeiras).
- Investimentos: participações e aplicações dos sócios, que trazem lucros para o negócio (exemplos: obras de arte, ações externas etc.).
- Imobilizado: aqui entram máquinas, equipamentos, terrenos e imóveis.
- Intangível: bens não palpáveis (exemplos: licenças, patentes, softwares etc.).
Passivos
Aqui estão as obrigações da empresa e suas dívidas, representando o negativo do negócio. Estão subdivididos em:
- Passivos circulantes: obrigações que serão honradas dentro de 365 dias (exemplos: impostos, salários e parcelas de compras operacionais ou não).
- Passivo não circulante: despesas provisionadas que serão pagas no ano seguinte (exemplo: empréstimos bancários).
- Patrimônio líquido: o patrimônio da empresa, um capital próprio dos sócios ou dos acionistas.
Despesas e Custos
Aqui estão contas passivas, como pagamentos a fornecedores, colaboradores e relativos à compra de novo maquinário, equipamentos e acessórios para produção. Dividem-se em:
- Operacionais: relacionados à manutenção da operação (exemplo: despesas administrativas).
- Não operacionais: sem relação com a operação (exemplos: patrocínios ou doações).
Receitas
Aqui entram todos os valores diretamente ligados à venda de produtos ou serviços que entram no caixa da empresa e aqueles relacionados ao rendimento de investimentos da empresa (exemplo: a renda de aluguéis). Podem ser divididos em:
- Operacionais: geradas diretamente por vendas ou prestação de serviços.
- Não operacionais: geradas de outras formas indiretas (exemplo: pela venda de um imóvel imobilizado).
Agora que você já conhece as categorias, ficará mais fácil entender como funciona e como é estruturado um plano de contas.
Basicamente, as contas são organizadas em um modelo hierárquico, formado por níveis e subníveis, disponibilizados da seguinte forma:
- 1. Primeiro nível;
- 1.1 Segundo nível;
- 1.1.1 Terceiro nível;
- 1.1.1.1 Quarto nível.
Veja este exemplo de categorização do dinheiro disponível no caixa da empresa:
- 1. Ativo;
- 1.1. Ativo circulante;
- 1.1.1 Disponível;
- 1.1.1.1 Caixa.
Entretanto, trouxemos o exemplo acima apenas para uma melhor visualização, pois cada empresa pode, e deve, criar as suas categorias, respeitando as suas movimentações. O mais importante é priorizar a estrutura básica do balanço patrimonial, disposta nesta ordem:
- Ativo
- Passivo
- Despesas e Custos
- Receitas
Apenas atente-se, pois, dentro de cada uma dessas categorias, são criadas as contas agrupadoras. Em seguida, estão as subcontas detalhadas, conhecidas por contas analíticas.
Passo a passo de como elaborar um plano de contas contábil
Elaboramos um passo a passo simples, mas eficiente, para que você consiga elaborar com objetividade o seu plano de contas contábil. Confira:
- Passo 1. Organize os documentos da empresa – A organização dos documentos financeiros da empresa é o ponto de partida para elaborar o plano de contas. Com o registro de todas as transações organizadas e em mãos, vamos ao passo 2.
- Passo 2. Separe os grupos – Faça a segmentação dos grandes grupos, cada um com sua descrição, e considere as categorias exigidas: ativos, passivos, despesas e receitas.
- Passo 3. Crie níveis e subdivisões – Agora realize a organização dos níveis, levando em conta todos os dados da empresa. É essencial organizar as subdivisões do modo mais detalhado possível que você conseguir, para que todas as informações relevantes sejam incluídas, garantindo um controle financeiro amplo.
Dica: qualquer falha de informação inserida pode prejudicar a elaboração do plano de contas contábil, por isso tenha muita atenção no momento de separar as informações e as categorias.
Seguindo o passo a passo acima, é possível traçar o plano de contas de qualquer empresa, estruturando documentos contábeis fundamentais para a realização de análises, auxiliando nas tomadas de decisões.
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Vimos a importância do plano de contas para o sucesso financeiro de toda e qualquer empresa. A palavra-chave em uma rotina contábil sempre será organização.
Porém, como existem dados que precisam ser registrados diariamente, é recomendável usar um sistema automatizado, para facilitar o registro de cada movimentação.
Para essa missão, conte com o sistema de gestão contábil da Omie, contabilidade digital fácil e segura para revolucionar a sua rotina contábil e o resultado final da entrega do serviço ao seu cliente.
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