Indispensável, o sistema para escritório de contabilidade pode salvar a organização de seu negócio e do seu cliente. Há muitas opções no mercado, é verdade, porém, é preciso escolher a que entregue o melhor custo-benefício sem deixar de oferecer as funcionalidades que sua empresa necessita.
Neste artigo, trataremos sobre a importância desse sistema contábil online, bem como as suas funcionalidades, benefícios e, claro, um passo a passo com dicas de como escolher o que atenderá perfeitamente o seu perfil.
Mas uma coisa é unânime: para micro e pequenas empresas esse tipo de software é ainda mais importante, pois automatiza rotinas e permite tomar decisões mais inteligentes, permitindo melhores decisões.
Um sistema para escritório de contabilidade é uma necessidade para o contador que se mantém atualizado e acompanha a movimentação do seu mercado, que tem se tornado cada vez mais tecnológico, deixando sua rotina mais produtiva. Então, continue conosco e boa leitura!
O que é um sistema para escritório de contabilidade?
Importantíssimo, o sistema de contabilidade é um software de gestão especializado na área de finanças. Essa ferramenta unifica em um só sistema as diversas demandas, facilitando na gestão do seu escritório de contabilidade, possibilitando a realização da escrita fiscal, da gestão contábil e tributária e o gerenciamento da folha de pagamento e os encargos trabalhistas, além de outras funções que podem variar de software para software.
São vários os tipos de sistemas ERPs voltados para a área contábil, dos mais simples aos mais complexos. Conheça alguns:
Low-End
Este é o modelo de sistema que faz o básico, sendo considerado um passo inicial da tecnologia. É um software destinado a tarefas como cálculos, geração de guias e gestão da folha de pagamento. Basicamente, é um processador de dados que acelera operações manuais do contador.
Mid-End
Proporciona uma tecnologia superior para necessidades avançadas de pequenas e médias empresas. É um sistema contábil que automatiza muitas funções imprescindíveis para a contabilidade, como a integração com sistemas de gestão e bancos de dados. Aqui, entram softwares que fazem a integração com o financeiro do cliente, e assim se tornam um atalho para um fluxo de trabalho mais otimizado.
High-End
Complexos, os softwares High-End destinam-se ao atendimento das necessidades de grandes empresas, já que adicionam aplicações avançadas como a gestão de crédito.
Há muitas e diversas funcionalidades em um sistema contábil. Dentre elas, conheça as principais:
- realizar o controle contábil e tributário próprio ou dos clientes do escritório;
- realizar a escrita fiscal completa no sistema integrado à Receita Estadual e Federal;
- gerenciar a folha de pagamentos e outros encargos trabalhistas;
- emitir e gerenciar as notas fiscais;
- fazer o controle patrimonial;
- realizar o SPED fiscal e contábil.
Analise sempre as necessidades do seu escritório de contabilidade, para certificar-se de escolher a solução que atenderá suas demandas.
Benefícios em utilizar um sistema para escritório de contabilidade na sua empresa
Um escritório de contabilidade lida com diversas demandas diárias, urgentes, tomando muito tempo do gestor e de seus colaboradores.
O software ERP é a solução ideal para otimizar as tarefas, auxiliando ao gestor no remanejamento do tempo, direcionando-o a outras possibilidades.
Além disso, conheça alguns dos muitos benefícios em utilizar um sistema para escritório de contabilidade na sua empresa. Vamos lá:
Ganho de produtividade
Sobrará mais tempo na rotina do contador, com a automatização das tarefas e a integração contábil dos dados do cliente. Além disso, muitas atividades que demandam dias de trabalho nem mesmo precisam ser feitas manualmente.
Ampliação da cartela de clientes
Com mais tempo livre, o contador consegue se dedicar a conquistar mais clientes para o escritório. E o aumento da produtividade é o primeiro passo para que a equipe consiga atender mais clientes sem perder a qualidade do serviço na entrega final.
Transparência das informações
Com acesso em tempo real às movimentações financeiras do cliente, a relação entre as duas partes é fortalecida devido à transparência, possibilitando ao contador gerir com mais precisão as finanças, realizando um planejamento tributário de acordo com dados concretos e confiáveis.
Papel consultivo
Já que o contador não precisa mais preencher dados, lançar pagamentos e emitir notas fiscais manualmente, pode se dedicar ao seu papel de contador consultivo, atuando como parceiro estratégico de seus clientes e ajudando na tomada de decisão.
Essa atuação reforça a importância do contador, e a tendência é que o serviço prestado por esse profissional seja cada vez mais relevante para o sucesso dos negócios.
Controle de prazos
A rotina do contador envolve o controle constante de prazos de envio da documentação, e da análise de dados do seu cliente. Caso ocorra de o próprio empreendedor atrasar a entrega de relatórios ao contador, realizar todas as atividades no prazo é impossível. Porém, com a integração bancária presente no sistema contábil, isso não acontece.
Eliminação de retrabalho
Juntamente com a eliminação de preenchimento das informações manualmente, que podem causar muitos erros durante a inserção de dados, vem a eliminação do retrabalho, já que com a automatização, esses riscos são reduzidos por completo, e o retrabalho não é mais uma realidade no escritório.
Orientações que deve considerar ao escolher um sistema para escritório de contabilidade
Embora pareça complexo, o caminho até a escolha de um programa contábil pode ser mais objetivo se você seguir alguns passos fundamentais. Por isso, preparamos essas dicas para ajudar você em sua tomada de decisão:
1. Consulte a opinião de outros usuários do sistema e profissionais de contabilidade
Realize uma boa pesquisa de mercado antes de qualquer decisão. Converse com outros líderes, acesse entidades de estudo sobre o tema e certifique-se de que o seu contratado tenha uma reputação impecável.
Lembrando que um fornecedor de ERP não é apenas um mero vendedor de serviços. Ele deve possuir uma estrutura que compreenda, além do desenvolvimento de software, um ótimo suporte aos clientes, treinamento para os colaboradores e atendimento comercial eficiente.
2. Prefira sistemas online
Sistemas em nuvem são mais acessíveis do que os sistemas tradicionais, pois cobram uma mensalidade fixa para liberar acesso aos recursos do plano escolhido, de acordo com a necessidade do empreendedor. E são mais fáceis de se implementar na equipe.
3. Escolha um sistema de fácil implementação
A facilidade de implantação é outro ponto que deve ser avaliado antes de escolher o ERP, pois ele vai impactar diretamente o fluxo de trabalho dos colaboradores e as operações da empresa como um todo.
O sistema em nuvem facilita a adaptação, pois o software já vem pronto, é fácil de usar e pode ser acessado rapidamente de qualquer navegador com um login e senha.
4. Veja se as funcionalidades do sistema atendem suas necessidades
É aconselhável avaliar as funcionalidades dos sistemas disponíveis para encontrar a melhor combinação. O melhor é escolher um programa contábil no qual contenha recursos que priorizem as funções que você mais utiliza.
Uma dica: experimente os sistemas antes de fechar o negócio, já que muitas empresas oferecem uma versão gratuita para teste.
5. Avalie se tem uma boa equipe de suporte ao cliente
Leve em consideração a disponibilidade que a empresa de ERP oferece a seus clientes, como suporte, com equipe especializada para ajudar a solucionar os problemas e dúvidas que com certeza surgirão ao longo do uso.
6. Considere o custo-benefício
Ter clareza sobre as suas necessidades para encontrar uma ferramenta que o apoie para atendê-las é fundamental. Assim, você poderá mensurar o ganho financeiro que terá com o sistema de gestão. Um ERP tende a reduzir diversos custos da empresa, além de contribuir com questões logísticas, cumprimento de prazos, gestão de caixa, entre outros fatores.
Coloque essa relação custo-benefício na ponta do lápis do orçamento, que deve conter eventuais custos de infraestrutura para a implantação do ERP e licenças de software.
7. Verifique a possibilidade de fazer testes gratuitos
Veja a possibilidade de experimentar os softwares antes de fechar o negócio, pois muitas empresas oferecem uma versão gratuita para teste. Essa é uma ótima opção para saber se o sistema atenderá às necessidades reais do cotidiano.
8. Opte por um sistema que proporcione segurança e integridade de dados
Escolha um sistema que proporcione a integridade e confiabilidade dos dados. E ofereça segurança referente proteção de dados, a qual se concentra em como minimizar o risco de vazamento de propriedade intelectual, documentos comerciais, dados de assistência médica, e-mails, informações comerciais sigilosas. Essa informação você conseguirá seguindo a dica anterior, de testar a ferramenta.
A solução Omie para otimizar a gestão contábil do seu negócio
A Omie possui o sistema ERP de gestão contábil online, integrado e sem complicação, para ajudar você a gerir com facilidade e otimização o seu escritório de contabilidade.
Omie é a solução para seu negócio pois oferecemos uma gestão empresarial na nuvem com máxima economia, implementação rápida e suporte total. Entregamos as melhores soluções para a gestão contábil. Conheça algumas das funcionalidades do ERP Omie:
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Otimize sua rotina com o ERP
Neste conteúdo, vimos que um ERP contábil traz uma série de vantagens, fornecendo, principalmente, mais segurança em relação aos dados e embasando a tomada de decisão estratégica, não é mesmo?
Seguindo nossas dicas e informações, você fará uma escolha bem-sucedida, para que seu escritório de contabilidade colha benefícios como produtividade e muito mais.
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