Um bom software para escritório de contabilidade otimiza as tarefas da equipe da sua empresa. Mas além de eficiente, ele deve ser de fácil utilização a todos, para que sua utilização contribua no processo de cumprimento das obrigações de rotina.
Você, contador, já deve ter visto muitas opções aparecendo no mercado. Realmente, a variedade torna a decisão de escolha mais difícil. Entretanto, se bem escolhido, o sistema traz excelentes resultados para o seu negócio, além da otimização do tempo.
Neste artigo, elaboramos tudo o que você precisa saber para usar seu poder de escolha e tomar a decisão de compra do melhor software para contabilidade. Então, continue a leitura e tome nota das nossas dicas.
Por que investir em um sistema para escritório de contabilidade?
A tecnologia está presente na sua vida pessoal e levá-la para o ambiente corporativo, adotando um eficaz sistema de gestão para contadores, ajudará a acelerar seus resultados e objetivos.
Afinal, é fato que a tecnologia e a transformação digital nos serviços contábeis oferecem mais segurança e proteção às informações e dados da sua empresa, trazendo clareza à sua rotina e à sua equipe.
No entanto, existem muitas outras vantagens de se investir em um software desses. Confira as principais razões para você dar esse importante passo em sua empresa.
1. Otimização de tempo
Uma grande vantagem de investir em um software para escritório de contabilidade é a otimização que ele proporciona em sua rotina. Veja bem, você e sua equipe farão muito mais com menos recursos e sem quebrar a cabeça.
Ainda, seus colaboradores terão sua produtividade elevada, fazendo com que o desperdício de recursos mais valiosos, como dinheiro, material de escritório e tempo, sejam reduzidos.
Consequentemente, com todo o processo otimizado, todos sentirão uma melhora na qualidade dos resultados que são apresentados aos seus clientes, oferecendo, assim, maior satisfação, além de obter reconhecimento por parte deles, devido a seu empenho e eficiência.
2. Redução de erros
Se pensarmos na contabilidade realizada pelo método mais antigo, por exemplo, com as planilhas eletrônicas que são muito comuns para quem é da área contábil, veremos que os erros de digitação são mais frequentes e podem afetar o resultado final da entrega, não é mesmo? Isso quando os erros são percebidos com facilidade e a tempo de correção.
Entretanto, contando com um sistema para contabilidade, o risco de haver erros é eliminado, já que dentro da automatização de processos não há falhas humanas.
3. Produtividade
A produtividade em alta é a consequência, na verdade, dos dois primeiros fatores que falamos acima, ou seja, com a otimização de tempo das tarefas de sua equipe, diminuem-se ou eliminam-se os erros.
Logo, desse modo, não há retrabalho para entrega ao seu cliente. Isso traz como resultados o aumento de produtividade, qualidade de tempo e de trabalho aos seus colaboradores e, claro, a você também.
O uso de um sistema para gestão de escritório de contabilidade deixa a rotina mais eficiente e menos desgastante. Isso sem contar que com o gerenciamento automático de XMLs, uma vez que não é necessário ficar cobrando do seu cliente o envio dos arquivos.
No mais, há a simplificação das rotinas fiscais devido ao acesso intuitivo e rápido a consultas, downloads e relatórios. O tempo anteriormente despendido por seus colaboradores, ou por você mesmo, com essas questões pode ser direcionado a outras atividades da sua empresa.
4. Segurança de dados
Uma grande vantagem é a segurança de dados contábeis e fiscais dos seus clientes, pois, ao implementar um sistema de gestão para contadores, são disponibilizadas ferramentas precisas que garantem a integridade das informações ali armazenadas.
Contudo, você tem a possibilidade de definir as permissões de acesso dos usuários do seu escritório ao sistema, inclusive por área de atuação. Assim, os processos mais críticos podem ser realizados e autorizados apenas por você.
5. Controle das operações
Optando por um sistema para escritório de contabilidade, esse software será capaz de desempenhar uma série de funções que auxiliam na sua rotina.
O melhor: você tem acesso e controle de todas as operações e setores em um único sistema. Assim, será feito o alinhamento de trabalho de todos os departamentos da sua empresa para que todos atinjam os resultados desejados.
E essa sinergia entre os setores é o que faz toda a diferença para mapear, compreender e executar o planejamento estabelecido de acordo com o objetivo da empresa que você vai traçar e colocar em prática.
Como escolher um bom sistema para o meu escritório?
A decisão de escolher um software contábil para escritório de contabilidade precisa ser embasada em alguns critérios que podem garantir o êxito na opção pela ferramenta que mais se adequa às suas necessidades profissionais. Veja a seguir as dicas que separamos para ajudar você nesta escolha.
1º Passo: Faça um overview do seu escritório
Passo considerado fundamental, já que é necessário você realizar um overview das tarefas, das pendências, necessidades que precisa que sejam atendidas, do dinheiro que dispõe para investir em um sistema de qualidade.
Esse levantamento mostrará as necessidades do seu escritório para que, assim, você defina quais são os parâmetros mais relevantes que precisam de mais foco de atenção.
Pense assim, seu escritório necessita de auxílio para organizar os procedimentos operacionais, por exemplo, o controle das informações no eSocial ou emissão de folha de pagamento?
Faça-se perguntas de quais são os pontos de melhoria urgente em sua empresa. Você pode perguntar aos seus colaboradores também, já que eles vivem isso no dia a dia e podem contribuir para você entender o que é prioridade.
2º Passo: O que um sistema para contadores precisa ter?
Não basta apenas ter um ótimo custo-benefício. Além dessas questões, analise se o software ERP que você pretende adquirir possui os seguintes fatores que são essenciais:
- Automatização de tarefas;
- Gerenciamento de contabilidade;
- CRM;
- Lançamento de notas;
- Controle de folha de pagamento;
- Escrituração de notas;
- Armazenamento na nuvem.
Esse último é fundamental. Isso porque, optar por um software que oferece armazenamento ilimitado em nuvem possibilita que sua empresa contábil não sofra com o risco de arcar com custos futuros, além de contar com o que há de mais moderno e seguro em termos de armazenamento de dados.
Ainda, é importante considerar que, dependendo das urgências de sua empresa, será preciso contratar mais de um sistema para o escritório de contabilidade, a fim de suprir todas as necessidades.
Lembre-se desse checklist e tenha em mente que muito mais que o orçamento do software, a segurança para sua empresa e para os seus clientes, é essencial ter seus dados armazenados em um sistema confiável.
3º Passo: Faça uma pesquisa
Você pode, também, realizar uma pesquisa qualitativa, ou seja:
- Pedir indicações para seus colegas de profissão, pois eles já devem ter passado por experiências como as suas, de busca por diferentes sistemas, podendo oferecer a você as melhores opiniões, já que conseguem informar as insatisfações e eficiências de determinado software;
- Pesquisar as funcionalidades das ferramentas, pois é necessário verificar se o software em questão tem todas as funções que vão sanar as necessidades de seu escritório;
- Pesquisar sobre o suporte do software também é recomendado, já que não tem como prever quando você precisará deste serviço, logo, ele deve estar disponível;
- Pesquisar no Google sobre o que as pessoas falam dessa ferramenta e suas funcionalidades;
- E por último, mas não menos importante, pesquisar as avaliações na internet sobre a ferramenta, pode ser em sites como Reclame Aqui ou no próprio site onde o software é comercializado.
Essa pesquisa deixará você mais confiante para tomar a decisão certa.
4° Faça testes antes de contratar
Algumas empresas disponibilizam uma versão para demonstração de alguns dias. É altamente aconselhável que você faça esse teste para verificar se o sistema atende suas necessidades diárias, se é de fácil manuseio para todos os seus colaboradores, se é seguro mesmo, se cumpre as promessas de funcionalidades.
Após o tempo de teste, se achar que o sistema satisfaz às suas exigências e necessidades, você estará mais seguro para contratá-lo.
Seu escritório mais tecnológico e funcional
Alcançar metas sem um sistema que engloba de maneira integrada as atividades desenvolvidas torna as suas tarefas árduas e desgastantes. Ademais, lembre-se que profissionais qualificados demandam ferramentas adequadas, inteligentes e integradas para se manterem motivados.
Investindo em um bom sistema para gestão de escritório de contabilidade, você mantém sua equipe motivada, entregando atividades com qualidade e eficiência. Consequentemente, a entrega final a seu cliente será satisfatória.
Compreendeu nossas dicas, mas ainda não está seguro para contratar um software? Então, você precisa conhecer a Omie. Temos o mais completo sistema de gestão empresarial do mercado!
Com Omie, você controla toda a sua empresa e seus departamentos em um único sistema 100% online, que oferece infinitas possibilidades em 6 módulos. Ainda, nosso sistema de gestão é simples, intuitivo e eficiente, para facilitar sua rotina e o dia a dia dos seus colaboradores. Conheça algumas de nossas funcionalidades:
- Sistema 100% na nuvem;
- Painel do Contador;
- Nota fiscal;
- Conta corrente digital;
- CRM;
- Cursos online.
Você pode agendar uma demonstração para testar e ver tudo isso na prática. Fale com um de nossos consultores agora mesmo!
