Gestão de estoque: como funciona e quais as vantagens?

Tudo o que você precisa saber sobre gerenciamento de estoque

23/Mar/2021
Gestão

Para manter a gestão de estoque é preciso garantir uma estrutura sólida para os negócios, certo? Porém, para alguns empresários, esse tipo de gestão administrativa ainda gera muitas dúvidas e, consequentemente, perda de eficiência e até alguns desperdícios de mercadoria e dinheiro que poderiam ser evitados. 

É importante ter em mente que o estoque é um dos pilares mais importantes e significativos da empresa, afinal, é ele quem sustenta grande parte dos resultados e, por isso, é preciso um monitoramento constante e completo de todos os detalhes para garantir a entrega das demandas sem perdas ou excessos.

Mas, afinal, você sabe como fazer um bom gerenciamento de estoque e tudo o que este processo pode trazer de vantagens e benefícios para a sua empresa? E então, preparamos este post para que você possa aplicar na prática este controle e entender tudo sobre o assunto.

O que é gestão de estoque?

A administração de estoque é uma das tarefas mais importantes que devem ser realizadas nas empresas que o possuem, independente de seu tamanho.  Este controle é definido, basicamente, pelo monitoramento e análises constantes de todos os produtos do seu estoque, seja produto acabado, insumos ou matéria-prima, desde o fluxo de entradas e saídas, até o controle de perdas e a necessidade de novas compras. 

A gestão de estoque, portanto, é a capacidade da empresa em controlar precisamente as quantidades de seus produtos armazenados para determinar novas demandas de compra, entender a relevância de seus produtos para o mercado e até entender quanto, em dinheiro, o estoque vale para a empresa. 

Qual a importância do controle de estoque?

É preciso entender que a gestão de estoque serve, principalmente, para garantir o sucesso dos negócios e bons resultados comerciais. Não adianta manter um estoque enorme de produtos pensando que isso significa prosperidade e aumento de vendas. Isso, nada mais é, do que investimento perdido e estagnado. Vamos entender o porquê. 

Manter o controle de produtos ideal no estoque para a sua atividade operacional é a base de qualquer negócio bem sucedido. Ou seja, trabalhar sem excessos e estoque parado, perda de produtos por roubo ou vencimento de lote, garantindo que sempre haja disponibilidade para os seus clientes conforme a necessidade.

Por isso, é preciso também entender a oscilação de demanda que a sua empresa pode sofrer durante determinados períodos, dependendo da sua atividade e dos produtos que oferece, para definir a quantidade ideal de produtos ou matéria-prima que atendem a clientela, com total segurança e efetividade a qualquer momento.

Outro ponto é sobre os fornecedores. Sabemos que realizar compras maiores pode significar melhores negociações e preços com os seus fornecedores, não é mesmo? Portanto, é imprescindível usar isso ao seu favor e garantir sempre a melhor decisão de compra, vantajosa para a sua empresa e para a fidelização de seus fornecedores.

Ou seja, fica claro e explícito o tamanho da importância que uma boa gestão de estoque tem para as empresas. Evite erros, entenda as suas peculiaridades e conheça com profundidade a sua operação com um bom gerenciamento. E tudo isso ainda pode garantir um atendimento de maior qualidade para os seus clientes, tornando o seu negócio ainda mais competitivo no mercado. 

Os 4 principais erros na gestão de estoque

1. Comprar mais ou menos produtos do que o necessário

É extremamente importante saber exatamente o que comprar e quando comprar. Lembre-se que, produto comprado a mais significa custos a mais de compra e manutenção que poderiam ser evitados, e produto comprado a menos pode significar falta de disponibilidade e perda de faturamento, caso a demanda exija um estoque maior de determinado produto. 

2. Não realizar inventários periódicos

Outro passo imprescindível para uma boa organização de estoque é realizar inventários periódicos para fazer o levantamento físico de todos os produtos presentes no seu estoque em determinado período. 

Este é um momento importante para mapear e reorganizar da melhor maneira os seus produtos, tanto para otimizar e agilizar os processos quanto para identificar o estado de conservação dos produtos, e em determinados casos, analisar as datas de validade para pensar em novas estratégias para vender os produtos que estão próximos ao vencimento.

3. Não padronizar e detalhar a descrição dos produtos

Cada item possui as suas particularidades, certo? Porém, às vezes o mesmo produto pode possuir diversas cores ou tamanhos, por exemplo. Por isso, para evitar erros, o ideal é padronizar a descrição dos produtos e descrevê-la o máximo possível para garantir o registro completo dos itens e permitir que as análises sejam feitas com mais precisão. 

4. Não atualizar entradas e saídas em tempo real

Este é um dos piores erros que alguns empresários cometem na hora de controlar os seus estoques. Se a sua empresa não utiliza um software integrado que realiza a baixa automática de seus produtos assim que a venda é concluída, é preciso ter muita atenção no momento de atualizar manualmente as entradas e saídas dos seus produtos. 

Essa atualização precisa ser feita imediatamente no momento em que a operação de compra ou venda ocorreu, para que nenhum detalhe seja perdido e evitar que o controle de estoque e financeiro sejam prejudicados. 

E então, como evitá-los? 

Por tudo o que já lemos até agora, fica claro que a gestão de estoque é uma tarefa necessária, porém não é tão simples. Por isso, existem diversos tipos de controle que o empresário e sua equipe podem realizar para evitar os problemas acima, desde o famoso papel e caneta, até planilhas elaboradas ou um sistema de gestão automatizado. 

Cada empresa possui a sua particularidade, suas necessidades e o seu momento, certo? Por isso, sabemos que cada uma delas pode determinar a melhor maneira de fazer o seu controle e nenhum deles está errado. 

Mas, conforme a empresa cresce e evolui, a melhor solução para evitar todos estes erros mencionados (e diversos outros!) de uma só vez, é adquirir um sistema de gestão de estoque que realize o gerenciamento completo de todos os processos envolvidos neste tipo de gestão. 

Além disso, um sistema de gestão conta com diversos tipos de relatórios personalizados que podem ajudar, e muito, na criação de estratégias e novos cenários para a sua empresa, através da análise de vendas por período e curva ABC, por exemplo. 

Como manter uma gestão de estoque eficiente

O controle por meio de ferramentas de gestão de estoque (software) é a garantia de uma atividade mais segura, eficiente e completa, com todas as vantagens que a automatização pode proporcionar, como aumento de produtividade e redução de custos para toda a empresa. 

Mas independente da forma que você escolher controlar o estoque da sua empresa, para garantir a eficiência neste processo, é preciso dedicação e qualidade no gerenciamento de ponta a ponta, seja por planilhas ou dentro de um sistema.  Este é um processo que sempre será um grande desafio para o empreendedor e exigirá sempre muita atenção de quem estiver à frente dele.

Porém, lembre-se, um software de gestão pode ser o próximo passo para o crescimento efetivo da sua empresa, com processos de vendas, compras e estoque bem estruturados e integrados, levando mais organização e produtividade para a sua operação. 


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