Se antes o trabalho remoto causava dúvidas quanto à sua efetividade para diversos gestores, neste momento, esse regime de trabalho tornou-se muito comum. No entanto, se não houver um bom gerenciamento de tarefas, o modelo remoto pode impactar negativamente a produtividade ou a liderança das equipes.
Por isso, é fundamental contar com ferramentas que facilitem a gestão de tarefas e de pessoas e ofereçam o acompanhamento de projetos. A transformação digital das empresas vai ser acelerada, então quanto antes você adaptar o seu negócio, mais chances tem de se destacar futuramente, certo?
Conheça algumas soluções para manter o workflow no home office, com total controle de tarefas e rotinas para garantir a qualidade de produção e entrega de todos da equipe.
Ferramentas de comunicação e reuniões virtuais
O primeiro passo para manter o time engajado e manter um bom gerenciamento de tarefas é alinhar a comunicação interna. Essa regra do trabalho presencial deve ser mantida ao trabalhar em casa. Pensando nisso, separamos as principais ferramentas para reuniões.
1. Skype
Um dos mais populares aplicativos de chamada de voz e vídeo, o Skype também permite a troca de mensagens de texto, suporta reuniões com até 20 pessoas na versão gratuita e 250 pessoas na versão paga Skype For Business, com permissão para compartilhamento de tela e arquivos rapidamente.
2. Slack
O Slack é ideal para empresas que desejam organizar e fazer o gerenciamento de tarefas da equipe por canais. A ferramenta oferece serviços de chamadas de voz e vídeo em grupos.
Além disso, o Slack possui integração com Dropbox e Google Docs, e armazenamento de até 5GB em sua versão gratuita. Sua API aberta permite a adaptação do aplicativo às necessidades de cada equipe, departamento ou projeto.
3. Hangouts Meet
Criado pelo Google, o Hangouts Meet permite enviar o link da chamada de vídeo para qualquer pessoa acessar, mesmo que ela não tenha uma conta Google. É possível realizar reuniões online com até 250 pessoas e transmissões ao vivo para até 100 mil pessoas.
Uma das vantagens é que o recurso é totalmente integrado com as ferramentas Google, como Agenda e Gmail, permitindo reuniões a partir de eventos ou convites por e-mail.
4. Zoom
Oferece facilidade na abertura de salas, permissão de chamadas individuais ilimitadas e reuniões de até 100 colaboradores por até 40 minutos na sua versão gratuita. Também permite compartilhamento de arquivos e outros documentos pelo bate-papo durante a reunião.
Pode ser acessado em diversas plataformas e, em sua versão paga, conta com suporte para reuniões com até 500 participantes e webinars de até 10 mil pessoas.
5. Microsoft Teams
Uma ferramenta completa de comunicação, que ainda conta com a grande vantagem de ser totalmente integrado com os pacotes Office e Skype, ou seja, mais facilidade para compartilhar apresentações e documentos em Word, Excel, PowerPoint, etc. Na versão gratuita, o limite é de 300 usuários e 10GB de armazenamento de arquivos, permitindo gravar e salvar todas as chamadas realizadas.
6. Whatsapp
A maior vantagem do Whatsapp é a facilidade de baixar o aplicativo e começar a usar. Por isso, a ferramenta é uma forma de comunicação rápida e gratuita para negócios que atuam com equipe reduzida ou para alinhamento de dúvidas pontuais entre o time de projetos.
Entre as possibilidades oferecidas pela plataforma, estão chamadas de vídeo com até 4 pessoas simultaneamente, a criação de grupos e listas de envio, além da troca de arquivos.
Ferramentas de gestão de projetos e equipes
As ferramentas e aplicativos para planejamento e gerenciamento de equipes e projetos procuram acompanhar a produtividade da equipe e organizar as tarefas de cada um dos colaboradores por meio de projetos compartilhados, e funcionam basicamente como uma agenda.
1. Trello
O Trello é um painel visual desenvolvido a partir da metodologia kanban, onde as equipes interagem com os projetos por meio de quadros que podem ser arrastados dentro de uma linha do tempo, e assim, fazem uma agenda de tarefas diárias.
Como diferencial está a visualização do progresso dos projetos para todos os usuários, a customização conforme a necessidade de cada negócio e a possibilidade de adicionar diversas informações, como prazo de entrega, comentários e anexos relevantes.
2. Asana
A ferramenta de comunicação e gestão de projetos permite monitorar o andamento das tarefas, seus prazos e prioridades, além de criar modelos de fluxo de trabalho personalizados para suas equipes.
3. Todoist
Totalmente gratuita, a ferramenta é bem utilizada como um lembrete de atividades para organização pessoal e permite gerenciar suas tarefas e planejar o seu dia de trabalho sem complicação. Organize suas entregas diárias priorizando a data limite ou o projeto ao qual pertencem.
4. ClickSign
Precisa assinar ou solicitar assinatura de um contrato importante, mas não sabe como fazer isso em tempos de home office? O Clicksign te ajuda oferecendo pacotes de assinatura virtual com validade jurídica para os seus documentos. O plano básico permite assinatura de até cinco documentos por mês, portanto, avalie o melhor pacote para a sua empresa.
Ferramentas para compartilhamento de arquivos
Muitas vezes, nessa nova rotina de trabalho remoto, é necessário compartilhar o projeto com mais de um envolvido. Para evitar que arquivos se percam ou que se crie diversas versões de um mesmo documento, o compartilhamento online é o mais recomendável para otimização de processos.
1. WeTransfer
Essa é uma ferramenta muito útil para trabalho remoto, já que permite o compartilhamento online de arquivos pesados, com capacidade de até 2GB para até 20 endereços de e-mail. O material vai em formato zipado para o destinatário, que precisa ter uma extensão ou aplicativo para extrair os arquivos.
2. Google Drive
Com ele, você pode criar, editar e compartilhar diversos tipos de documentos em tempo real, como planilhas e arquivos de texto, além de permitir o acesso de outros usuários, que também podem editar ou apenas visualizar o arquivo online.
Os documentos são salvos automaticamente e tudo fica armazenado em nuvem, com segurança de dados. Acesse os documentos do Google tarefas e pastas de arquivos de qualquer lugar e por meio de qualquer dispositivo conectado ao aplicativo Google Drive, que possui 15GB de armazenamento no modo gratuito.
3. Dropbox
Com o Dropbox, é possível armazenar e compartilhar arquivos online e de qualquer lugar, seja pelo computador ou pelo aplicativo para celular ou tablet. Sua versão gratuita tem capacidade para até 2GB de armazenamento, que pode ser estendido pelas versões pagas.
Conte com a tecnologia para trabalhar remotamente!
A evolução da tecnologia nos permite executar as tarefas mais importantes do nosso dia remotamente. Portanto, cabe a nós vencer os desafios e barreiras da distância e garantir a produtividade dos negócios virtualmente com um excelente gerenciamento de tarefas.
Ainda melhor que essas ferramentas, é possuir um sistema de gestão completo que permite o acompanhamento de todos os dados estratégicos do seu negócio pelos responsáveis e ainda garante a integração completa entre todas as áreas da empresa. Descubra o que é um ERP e todas as vantagens de ter um software de gestão online na sua empresa!
