​​Modelos de recibo: quais são, como escolher e qual usar?

Entenda a diferença entre recibo e nota fiscal e como usar cada modelo de recibo com detalhes de como preencher e em qual momento usar.

28/Abr/2022
Contabilidade

Quando um pagamento é feito, um recibo deve ser emitido para documentar a operação. Como existem vários modelos de recibos, na hora de emitir, os prestadores de serviços podem em dúvida sobre qual usar.

Nesse momento, o contador pode ajudar na melhor escolha para o serviço prestado. Existem recibos específicos para os tipos de pagamento (cheque, parcelamento, quitação de dívidas), para pagamento de salários, serviços autônomos e outros.

 

Vem entender a diferença entre nota fiscal e recibo e em que caso devem ser emitidos, além de descobrir uma forma mais simples de explicar para seus clientes sobre esses documentos.

 

Nos próximos tópicos, acompanhe o que é cada modelo de recibo e como usá-los. Conheça também como um software pode te ajudar na emissão de notas fiscais e outros documentos contábeis!

O que é um recibo?

 

Os recibos existem para trazer segurança e validade jurídica para a empresa e clientes. Eles atestam o valor pago pelos clientes como garantia de quitação da dívida e podem ser usados também para abatimento de despesas do Imposto de Renda, nos casos previstos em lei. 

Para os empresários é um meio de evitar erros de pagamentos repetidos, contestar débitos de clientes e fornecedores. E também ajuda na gestão financeira das empresas.

E, para efeitos de comprovação de quitação de dívida, cada recibo deve ser guardado por cinco anos.

Tipos de recibo: físicos e digitais

Existem algumas opções de recibos físicos e que podem ser facilmente encontrados. A primeira possibilidade é comprar os modelos de recibo prontos disponíveis em qualquer papelaria e adequar ao seu negócio.

 

Outra opção é criar o próprio modelo de recibo, com um título próprio. Um exemplo é o recibo de pagamento de serviços prestados. 

Para isso, é importante colocar algumas informações básicas, como: data do pagamento, dados pessoais de quem efetuou o pagamento e de quem recebeu, descrever o serviço ou produto vendido, forma de pagamento (à vista, parcelado) e valor recebido.

Já para o recibo digital, existem sites que oferecem o serviço de emissão, que podem ser compartilhados online ou enviados para impressão. Alguns exemplos são o Recibo Online  e o Cobrefácil.

 

Qual é o melhor modelo de recibo para o negócio do meu cliente?

 

Para ajudar você, contador, a orientar seus clientes, listamos 10 modelos de recibo, que podem ser adaptados de acordo com o ramo de negócio da empresa, do serviço ou produto comercializado.

 

Confira a seguir:

1. Recibo de pagamento com cheque

 

Hoje, o pagamento em cheque não é tão popular como já foi um dia, mas ainda existem pessoas que preferem a segurança do papel, que pode ser cancelado antes da compensação em caso de suspeita de fraude. Para esses clientes existe o modelo de recibo de pagamento com cheque.

 

Para garantir a segurança da empresa e evitar calotes, esse recibo precisa ter a redação que só valida o pagamento mediante a compensação do cheque.

 

No caso de o pagamento ser parcelado em cheques pré-datados, essa informação deve constar no recibo. Se o pagamento for efetuado parte em cheque e parte em dinheiro, é preciso descrever no recibo. Ou seja, todos os detalhes da forma de pagamento precisam ser citados para dar segurança para os dois lados da negociação.

 

2. Recibo de pagamento em parcelas

 

Para clientes que desejam pagar parte da dívida, a empresa pode emitir o recibo de pagamento em parcelas. Nesse modelo de recibo consta a informação do valor pago referente ao total devido pelo cliente. Outra opção é detalhar quais parcelas o cliente está pagando, com quantidade, valor e data de vencimento.

 

A condição de quitação da dívida deve estar bem descrita no recibo. A dívida só será encerrada, após preenchida essa condição.

 

3. Recibo de pagamento de locação

 

Esse modelo de recibo é garantido pela Lei do Inquilinato. Ao realizar o pagamento mensal do aluguel, o inquilino pode exigir do proprietário o recibo de pagamento de locação. No caso de recusa do proprietário, ele sofrerá as sanções legais, podendo até ser preso.

 

Mas se o pagamento for feito por boleto, PIX ou transferência bancária, o comprovante bancário substitui o recibo.

 

Outra opção de recibo digital é fornecida por imobiliárias. O cliente acessa o site ou aplicativo da imobiliária e em uma área exclusiva emite os recibos de forma totalmente on-line.

 

Nos recibos de aluguel devem ter os dados pessoais das partes envolvidas na negociação, data da operação, valor pago, além da descrição de taxas extras ou descontos, caso existam. Ao término do aluguel, os recibos devem ser guardados por três anos após a entrega das chaves. Servem como comprovação de quitação da dívida.

4. Recibo de pagamento de mão de obra

O recibo de pagamento de mão de obra é feito para comprovar o pagamento de construções, reformas e reparos de bens móveis (eletrônicos, carros, outros) e imóveis.

 

Um exemplo de como preencher esse modelo de recibo:

RECIBO DE PAGAMENTO DE MÃO DE OBRA

Eu, brasileiro, casado, pintor, inscrito(a) no CPF sob o nº 00000000-00 e no RG nº 000000, recebi de José Carlos da Silva, brasileiro, solteiro, contador, inscrito(a) no CPF sob o nº 11111111-11 e no RG nº 11111111, a importância de R$ 1.000,00 (mil reais), referente ao pagamento de serviços de mão de obra para a pintura externa do prédio comercial situado no Endereço (informe o endereço completo).

Rio de Janeiro, RJ, 30 de janeiro de 2022.

(sua assinatura)

5. Recibo de pagamento de dívidas

 

O recibo de pagamento de dívida é feito para descrever a parcela e o valor pago. Fica condicionado à quitação do total do valor da dívida para considerar como débito quitado.

Nesse modelo de recibo também deve constar o valor total da dívida, além da fração paga.

 

6. Recibo de pagamento por serviços autônomos (RPA)

 

Para quem presta serviços como profissional autônomo e não possui CNPJ, o recibo de pagamento por serviços autônomos é o modelo ideal. É um documento que atesta as relações informais de trabalho.

 

Com esse modelo de recibo, o profissional autônomo tem seus direitos trabalhistas garantidos e pode contribuir com os impostos exigidos por lei.

 

A pessoa física ou jurídica contratante é o emissor desse recibo. O emissor já calcula os impostos a recolher no próprio RPA, dentre eles: INSS, ISS e IRRF. Quem é MEI não pode emitir esse modelo de recibo, deve emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

 

Além dos dados do pagador e do recebedor, nesse recibo devem constar o valor bruto e o valor líquido da prestação de serviços, descontados os impostos.

Recibo de pagamento a transportador autônomo

 

Esse modelo de recibo é o mesmo do anterior, porém, é específico para transportadoras. A diferença são os impostos deduzidos do valor bruto do recibo. São descontados do recibo: IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), a DARF (Declaração de Arrecadação de Receitas Federais), o ISS (Imposto Sobre Serviço) e a GPS (Guia de Previdência Social). 

  

7. Recibo de pagamento de empregado(a) doméstico(a)

 

O recibo de pagamento do empregado doméstico detalha o salário bruto e o valor líquido pago ao profissional de limpeza residencial ou empresarial.

 

Esse recibo é emitido em 2 cópias, sendo uma para o empregador e outra para o empregado. Ele pode ser emitido diretamente no sistema E-social. É necessário fechar a folha de pagamento mensal e depois clicar na aba recibo e emitir.

 

No caso de férias e 13º salário, os valores devem ser descritos no recibo do mês que forem pagos.

 

8. Recibo de salário

 

O modelo de recibo de salário é pode ser emitido para qualquer profissional, sendo preciso incluir o valor bruto e o pagamento líquido com os devidos descontos de impostos, além da função e serviços prestados referentes ao mês em que o pagamento foi efetuado.

 

9. Recibo de quitação antecipada

 

A principal função desse modelo de recibo é atestar a quitação de uma dívida antes do prazo previsto em contrato.

 

Devem constar detalhes da dívida, informando que foi efetuada a quitação antecipada com o devido valor (total ou quantidade de parcelas) e o serviço prestado. Outra informação obrigatória é relatar que não consta mais dívida ou pendência de pagamento.

 

Qual é a diferença entre nota fiscal e recibo?

 

Essa parece uma pergunta boba, mas ainda é uma dúvida de muitas pessoas. Para ajudar, vamos diferenciar a nota fiscal e o recibo.

 

A principal diferença é que a nota fiscal é um documento contábil que contém todas as informações da venda de um produto ou recibo e é documento obrigatório para quem possui CNPJ. E o recibo é um comprovante de pagamento efetuado por um produto ou serviço.

 

Na nota fiscal são descritas informações contábeis e financeiras. É o único documento permitido para transporte de mercadorias. E ela pode servir como comprovante de pagamento, substituindo o recibo. Mas o recibo não substitui a nota fiscal e não transmite a propriedade de uma mercadoria da empresa para o consumidor.

 

A emissão da nota fiscal é obrigatória nos casos previstos por lei. O recibo, normalmente, é emitido quando solicitado pela parte pagadora de alguma dívida ou serviço prestado. 

 

Emitir recibos é garantia de segurança 

Um recibo é a garantia máxima que uma empresa, ou empreendedor, pode ter e dar nas transações de compra e venda.

Fáceis de encontrar, seja sua versão física ou a online, não existe mais desculpa para que você contador utilize em seus serviços e indique aos seus clientes, sendo um aliado imprescindível para qualquer controle financeiro.

Vai começar a sugerir ou usar os recibos? Acompanhe nosso blog para conteúdos de contabilidade, gestão e automação de processos! Aproveite para fazer os cursos da Omie.Academy e se tornar um profissional cada vez melhor!

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