O que é ERP? Tudo o que você precisa saber sobre sistema de gestão!

Entenda como funciona um sistema ERP e a importância de uma gestão empresarial eficiente para o seu negócio

11/Jun/2020
Gestão


Hoje em dia, as operações e processos das empresas estão cada vez mais rodeados por novas ferramentas e softwares de gestão empresarial e automatização de tarefas, certo? As novidades surgem a todo momento no mercado, principalmente, devido ao grande avanço da tecnologia nos últimos anos. 

Mas, você sabe exatamente como funciona um software de gestão e a importância em adotar a tecnologia de um ERP e suas funcionalidades para os negócios?  


Nós vamos te ajudar! Com o nosso guia completo sobre ERP você vai ler diversas informações e dados sobre o assunto e tirar todas as suas dúvidas de uma vez por todas. Continue por aqui e boa leitura! 


O que é ERP e como funciona?

O conceito básico do ERP vai de encontro com o seu significado: Enterprise Resource Planning, ou em português, Sistema de Gestão Empresarial. Ou seja, um ERP é um software que permite ao empresário gerenciar todas as áreas da sua empresa de forma integrada e em uma única plataforma.


Um dos objetivos principais dessa ferramenta é a automatização processos de cada área e o trabalho de forma sincronizada das informações, em tempo real. Dessa forma, o retrabalho, duplicidade e a dificuldade em encontrar informações relevantes são praticamente descartados do dia a dia empresarial, aumentando a produtividade e o compartilhamento de dados. 


Tudo isso, permite que as tomadas de decisões da empresa sejam muito mais coerente, seja de curto ou longo prazo, pois todas as informações ficam concentradas em um só lugar de forma organizada e armazenadas com segurança em uma base de dados confiável. 


Quais os módulos básicos que um sistema de gestão precisa ter?

Um bom sistema ERP atende as necessidades das empresas tanto através de diferentes módulos básicos e padronizados, quanto com extensões anexadas, conforme seja necessário.

Alguns exemplos dos módulos básicos são:


  • Faturamento de produtos e serviços
  • Controle financeiro 
  • Produção
  • Compras 
  • Gerenciamento de estoque 
  • Gestão comercial - CRM 
  • PDV online


A partir deles, muitas empresas já conseguem operar e ter sucesso na automatização de suas atividades e processos. Caso seja necessário, existem softwares que contam com API’s (Interfaces de Programação de Aplicações) de integração abertas, permitindo que outros aplicativos sejam incluídos e integrados ao seu ERP base e completar a operação.

Ou ainda, também é possível criar e moldar personalizações exclusivas para a sua empresa dentro da própria plataforma escolhida.


Por que usar um sistema ERP na minha empresa?

O mesmo sistema ERP pode funcionar de diferentes maneiras para cada tipo de empresa, dependendo do plano ou pacote oferecido. Mas, uma coisa é certa, ele pode ser um grande aliado para o crescimento de qualquer uma delas, seja pequena, média ou grande. 


Pequenas Empresas

Para as pequenas empresas, ele pode se tornar o primeiro passo para uma organização completa de todas as suas atividades e dados, de uma vez por todas. Muitos dos pequenos empresários têm certa dificuldade em organizar as informações, simplesmente, porque não acreditam que seja necessário (ainda). 

Porém, com um baixo investimento, este mesmo empresário pode dar o pontapé inicial para o crescimento do seu negócio, apenas organizando suas informações corretamente e ganhando eficiência e produtividade nos seus processos, o que pode garantir muito mais tempo para pensar na melhor estratégia de evolução e com dados corretos e facilmente em mãos.


Médias Empresas

Para as médias empresas, que já contam com um pouco mais de complexibilidade em seus processos, o uso de um software pode permitir melhores análises empresariais através de colaboradores atuando de forma mais estratégica, uma vez que os processos manuais são eliminados e as tarefas automatizadas. 

Ou seja, a garantia das informações geradas com mais rapidez, de forma mais completa e precisa, e com processos mais eficientes devido à integração dos setores, o que torna o planejamento estratégico muito mais abrangente para a sua empresa.


Grandes Empresas

Os softwares mais utilizados nas grandes empresas são aqueles que, de alguma forma, transformam o trabalho pesado e complexo do dia a dia em operações mais simples, porém com um background completo de inteligência artificial, para que todas as suas demandas sejam atendidas completa e eficiente. 

Muitas empresas maiores optam por um ERP mais robusto e cheio de funcionalidades, porém, um bom sistema não necessariamente precisa ser o mais complexo. Lembre-se de que, muitos ERPs possuem extensões que podem completar a base do seu sistema de forma mais simples e com as mesmas funcionalidades. 


Quais as vantagens e benefícios?

O principal benefício é a possibilidade da gestão integrada dos processos empresariais e a total garantia da qualidade das informações, aumento na produtividade, eficiência na geração de dados e recurso indispensável para o crescimento saudável das empresas. 

Veja mais algumas das principais vantagens: 


Otimização e automação de processos

Redução do tempo das atividades burocráticas realizadas pelos seus colaboradores com a automatização de tarefas e processos através da tecnologia de inteligência artificial, que permite simplificar e agilizar a realização das demandas com qualidade. 


Gestão integrada e segurança dos dados

Todas as informações concentradas em uma única plataforma com total integração entre os setores e departamentos da sua empresa, além de total segurança dos dados e operações realizadas, que ficam armazenados em grandes bancos de dados criptografados.


Redução de riscos e melhores tomadas de decisões

Ao obter os dados de qualquer área da empresa com rapidez e agilidade, você e sua equipe adquirem um maior poder de análise de qualquer risco ou falha nos processos em tempo real, com total precisão e a tempo de planejar os ajustes necessários. Esteja a frente no mercado com as decisões tomadas no momento certo!


Diminuição de erros 

Com um sistema ERP, você diminui drasticamente os erros e falhas no gerenciamento de qualquer informação, principalmente pela integração de dados automática entre os módulos e setores, evitando também a duplicidade de lançamentos. Esqueça de vez as planilhas e arquivos em papel!


Gestão comercial

Muitos ERPs possuem uma plataforma de gestão comercial própria ou permite a integração de outro aplicativo, o que é extremamente eficiente para analisar o desempenho das equipes comerciais, histórico de negociações, vendas concretizadas, além da possibilidade de melhor avaliação da performance de um produto vendido ou serviço realizado.


Faturamento sem complicação

A emissão de notas fiscais dentro de um ERP costuma ser um processo extremamente simples e rápido, pois, além de integrar-se aos módulos comercial e financeiro para conciliação dos dados de faturamento, as notas fiscais podem ser automaticamente enviadas ao cliente por e-mail, facilitando o seu dia a dia e também do financeiro dos seus clientes. 




Como saber se um ERP é seguro e confiável? 

Neste momento, além de tudo o que já foi dito neste guia, para saber se um ERP é seguro e confiável para armazenar os dados da sua empresa, leia e pesquise muito sobre as opções de software que mais se encaixam na sua operação antes de decidir sobre a implantação.


Aqui vão algumas dicas importantes: 


Cuidado com as promessas milagrosas

Fique atento aos sistemas muito baratos. Eles podem funcionar muito bem para alguns tipos de empresas, porém seus pacotes costumam oferecer funções mais básicas que podem não se encaixar em todos os tipos de negócios e deixar a sua empresa na mão, ou a desenvolvedora pode acabar cobrando por pacotes com funções “adicionais” e estourar o seu orçamento.

Por isso, analise todas as particularidades da sua operação e avalie se o sistema realmente atende a todas as suas necessidades com eficiência. Revise e avalie as “dores” e as carências dos seus processos para entender quais são os principais desafios da sua gestão.

Dessa forma, a busca pelo melhor software se torna mais efetiva e permite que o desenvolvedor entenda as suas reais necessidades para analisar a melhor solução para a sua empresa.


Pesquise (muito!) sobre o desenvolvedor

É muito importante, além de investir em um sistema de qualidade, conhecer o desenvolvedor e a experiência que ele vai te proporcionar. Desde o know how de mercado e em como o software pode atender cada tipo de segmento, até o atendimento pós venda, como por exemplo, o suporte na implementação e o suporte técnico caso haja alguma dúvida no uso do sistema.

Entenda como a desenvolvedora se comporta em cada uma destas fases, busque referências confiáveis, cases de sucesso e descubra como ela atua caso a sua empresa tenha qualquer problema. Busque uma empresa com total credibilidade para evitar qualquer tipo de prejuízo.


Verifique a complexidade da implementação

Outro ponto importante a se considerar é o processo de implementação de um ERP à sua operação e à sua rotina de trabalho. Entenda como será feito o trabalho pela desenvolvedora, quanto tempo e quais os impactos operacionais que a sua empresa poderá ter, até o software estar funcionando completamente. 

Verifique como funcionam os pacotes de treinamentos para os seus colaboradores, se a implementação será virtual ou presencial, o que é necessário para fazer a migração e todos os custos envolvidos, para que este processo não se torne uma dor de cabeça para a sua empresa.


Portanto, lembre-se que é muito importante realizar uma análise completa tanto sobre o ERP quanto o seu desenvolvedor, entender a periodicidade das suas atualizações conforme as novidades do mercado, como funciona e qual o nível de satisfação com o suporte técnico e se o custo benefício realmente vale a pena para a sua empresa.


Leia aqui o artigo completo com mais dicas de como saber se um sistema ERP é seguro. 


Diferença entre ERP on-cloud (nuvem) X ERP on-premise


ERP on-cloud (nuvem)

Este modelo de software possui uma enorme garantia de eficiência, principalmente por se tratar de um ERP online, que pode ser acessado de qualquer máquina com internet, sem necessidade de instalação. É uma solução mais barata em comparação ao ERP on-premise, porém com todas as informações armazenadas em nuvem e totalmente seguras, através de criptografia e diversos outros mecanismos confiáveis de segurança. 

ERP on-premise

Trata-se de uma opção que demanda uma certa infraestrutura tanto de ambiente físico quanto de investimento da empresa, já que é um sistema que precisa ser instalado nas máquinas para ser utilizado e possui um data-center alocado dentro da empresa para instalação e armazenamento dos dados. Além disso, é necessária uma manutenção periódica desse tipo de instalação, para aprimorar funcionalidades, ou qualquer outro tipo de atualização e personalização necessária.

Como fazer a implantação de um ERP?

Para implantar um ERP na sua empresa é necessário pensar em alguns processos para que a transição seja rápida e totalmente eficiente em todas as áreas. Ao tomar a decisão de contratar ou trocar de ERP, converse com suas equipes e colaboradores para avaliar e iniciar todos os backups necessários para a migração dos dados.


Após pesquisar e descobrir o software ideal para o seu negócio, verificar tudo o que a solução escolhida está preparada para fazer pela sua empresa e decidir contratar, é importante selecionar algumas pessoas responsáveis por acompanhar a implantação. 


Cada software possui um processo diferente de migração e cadastro de dados. Portanto, ao determinar estas pessoas, o processo ganha uma atenção exclusiva e os detalhes podem ser acompanhados mais de perto para que tudo ocorra dentro do planejado. 


Ao final do processo, certifique-se de que tudo está funcionando corretamente e lembre-se de garantir o treinamento adequado para todos os usuários. A maioria dos ERPs conta com pacotes exclusivos de treinamentos online ou presenciais, dependendo da sua necessidade. 


Importante: nunca deixe de contratar um treinamento para os seus colaboradores, afinal, é essencial que todos saibam utilizar a ferramenta e tenham em mente tudo o que ela pode oferecer para as atividades do dia a dia, para garantir o aumento da produtividade e que a estratégia de implementação de um ERP faça sentido. 


É possível fazer integrações?

Sim! Já falamos aqui que, muitos ERPs utilizam API’s abertas que permitem a integração de outros programas e aplicativos complementares ao seu sistema, certo? 


As API’s são, basicamente, uma ponte entre os sistemas através da programação e é uma das formas mais seguras de integrar sistemas diferentes, pois restringe as informações que serão “trocadas” entre eles, otimizando a performance e garantindo a segurança destes dados.


Ou seja, quando você opta por integrar uma plataforma ao seu ERP, especializada em determinada atividade, como uma plataforma de e-commerce por exemplo, você pode aumentar muito as possibilidades e estratégias do seu negócio com uma integração confiável. 


Como escolher o melhor ERP para o meu tipo de negócio?

A contratação de um ERP tem muitos motivos para ser o principal pilar de novas estratégias empresariais na busca dos melhores resultados para o seu negócio, seja ele qual for. Porém, é preciso se atentar em alguns detalhes importantes para definir o melhor ERP, dentre tantas ofertas no mercado, para a sua atual necessidade. Veja abaixo algumas dicas: 


Analise o momento da sua empresa

Faça um check up completo de todas as atividades e necessidades da sua empresa no momento atual, somadas à todas as demandas que existem ou podem surgir durante a sua jornada empresarial. Analise as possibilidades e esteja seguro de que o ERP pode atender com propriedade tudo o que foi analisado no seu negócio.


Um ERP é um investimento que exige certos desafios. Portanto, esteja ciente dos desafios esperados e realize estudos completos das suas reais necessidades para garantir que o retorno seja conforme o esperado. 


Avalie a sua estrutura empresarial

Não adianta nada adquirir um software cheio de funcionalidades, se os computadores da sua empresa não estão preparados para operar, por exemplo. Por isso, avalie os recursos disponíveis na sua empresa e certifique-se de obter servidores e bancos de dados eficientes para garantir a melhor usabilidade do sistema que for contratado, desde sua implantação até a utilização no dia a dia. 


Considere o número de usuários permitidos no ERP

Lembre-se de checar qual é o limite de usuários que a ferramenta disponibiliza em cada plano ou pacote oferecido. O ideal é que todos os seus colaboradores possam acessar o software e sejam treinados adequadamente para isso, para que a ferramenta seja explorada ao máximo.


Analise o seu orçamento

Por último, mas não menos importante, realize um orçamento para observar os valores e produtos que melhor se encaixam nas suas possibilidades. Consulte outros empresários, consultores de ERP e o responsável pelo financeiro da sua empresa para avaliar a melhor oferta, lembrando dos custos com cursos e treinamentos, além de possíveis necessidades adicionais, como upgrades ou melhorias. 

Então, quando devo implementar um ERP na minha empresa? 


A contratação de um ERP completo deve ser priorizada nas suas estratégias empresariais e planejada o quanto antes. Afinal, é melhor evitar que os problemas aconteçam, ao invés de consertá-los depois, certo? 


Infelizmente, muitos empresários só enxergam a real necessidade da implementação de um software de gestão quando as coisas começam a perder o controle ou quando a operação começa a demonstrar falhas, causando prejuízos ou ineficiência da estratégia. 


Por isso, para se manter competitivo no mercado, pense primeiro na melhor forma de gerenciar a sua empresa e planeje este investimento como a base principal dessa gestão.


A tecnologia, atualmente, está 100% a favor dos empresários. Muitas novas descobertas são feitas a cada minuto que podem ser implementadas e ajudar a sua empresa a crescer saudável e com estabilidade financeira. 

O gerenciamento de ponta a ponta de uma empresa, desde um simples cadastro de um cliente, até a integração de todos os dados financeiros, é indispensável. Portanto, certifique-se de manter sua gestão alinhada com as novas tecnologias do mercado para que as tarefas sejam realizadas com cada vez mais precisão e agilidade.


Agora que você já sabe tudo sobre ERP e todos os benefícios dessa tecnologia para a sua empresa, chegou a hora de você se perguntar: qual será o melhor ERP para ajudar o meu negócio prosperar e evoluir?

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