Cadastro de Clientes: como funciona — LGPD, modelos e dicas

Neste artigo, entenda o que é um cadastro de clientes e por que é vantajoso implementar hoje mesmo.
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O cadastro de clientes é um processo essencial para empresas de todos os tamanhos e setores. Ele não apenas permite o gerenciamento eficiente de informações sobre os clientes, mas também desempenha um papel fundamental na construção de relacionamentos sólidos e na personalização das interações comerciais. 

No entanto, em tempos de crescente preocupação com a privacidade dos dados, é essencial que as empresas entendam as implicações da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) ao coletar e armazenar informações de clientes.

O que é cadastro de clientes?

O cadastro de clientes é uma ferramenta essencial para organizar e centralizar informações relacionadas aos consumidores de uma empresa. 

No entanto, ele não se limita a ser um simples repositório estático de dados. Ao contrário, possibilita o monitoramento das atividades dos clientes, permitindo uma compreensão mais profunda de seus comportamentos, necessidades e preferências.

A opção de manter um arquivo físico para as fichas de cadastro de clientes é viável, mas esse método tende a ser mais lento e suscetível a falhas na atualização e monitoramento dos clientes.

Uma alternativa mais eficiente é a implementação de um conjunto de planilhas para consolidar as informações ou a adoção de um sistema de gestão de relacionamento, conhecido como CRM, que automatiza o processo de coleta e armazenamento de dados.

Além de aprimorar as estratégias de vendas, manter um cadastro de clientes atualizado também contribui para melhorar os processos internos, fornecendo informações relevantes para o pós-venda.

Bannner para conhecer o sistema

7 vantagens de cadastrar clientes 

Você já deve ter ouvido falar que “conhecimento é poder”, e isso se aplica perfeitamente quando se trata de cadastrar seus clientes.

Aqui estão sete vantagens de manter um cadastro de clientes bem organizado e atualizado:

  1. Organização da Carteira de Clientes

    • Visualize seu público: saiba quantos clientes você tem e quais estão ativos no momento;
    • Evite duplicações: evite contatos repetitivos e informações incorretas.
  2. Fidelização

    • Atendimento personalizado: use informações do cadastro para proporcionar um serviço de qualidade;
    • Cliente satisfeito: clientes felizes voltam e recomendam sua empresa.
  3. Identificação de Oportunidades

    • Acompanhe tendências: identifique mudanças nas preferências dos clientes;
    • Feedback valioso: ouça seus clientes para melhorar seus produtos e serviços.
  4. Otimização de Processos de Backoffice

    • Marketing direcionado: crie campanhas específicas com base nos dados do cadastro;
    • Logística eficiente: atenda às necessidades dos clientes de forma mais eficaz.
  5. Conhecimento Aprofundado do Cliente

    • Informações relevantes: conheça detalhes importantes, como histórico de compras e preferências;
    • Segurança: mantenha dados sensíveis seguros e evite riscos legais.

  6. Upsell

    • Oferta personalizada: identifique oportunidades para vender produtos ou serviços adicionais;
    • Venda mais: aumente o valor médio das vendas com argumentos direcionados.
  7. Segmentação do Cliente

    • Comunicação eficiente: segmentar clientes permite direcionar mensagens específicas para grupos relevantes;
    • Flexibilidade e rapidez: utilize um CRM online para acessar dados em tempo real e integrar informações de várias fontes.

Essas vantagens não apenas aprimoram o relacionamento com seus clientes, mas também impulsionam a eficiência operacional e o crescimento do seu negócio. Portanto, não subestime o poder de um cadastro de clientes bem gerenciado.

Como fazer um cadastro de clientes 

Para fazer o cadastro de clientes, você pode seguir o passo a passo abaixo:

  1. Identifique as informações relevantes para o seu negócio;
  2. Escolha uma plataforma adequada para armazenar os dados;
  3. Colete informações de forma ética e legal;
  4. Mantenha o cadastro atualizado e preciso;
  5. Use um sistema de gestão de relacionamento (CRM) para automatizar o processo, se possível.

A Importância da LGPD no Cadastro de Clientes

A importância da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no contexto do cadastro de clientes é fundamental em um mundo onde a privacidade e a segurança das informações pessoais ganham cada vez mais destaque.

Ao coletar dados dos clientes, as empresas precisam obter consentimento para fazê-lo, explicando claramente o propósito da coleta. A LGPD impõe medidas para proteger as informações pessoais dos clientes contra vazamentos e violações de segurança.

Um aspecto essencial da LGPD é o direito dos clientes de acessar seus próprios dados e solicitar a exclusão ou correção de informações imprecisas. Isso dá aos clientes o controle sobre suas informações pessoais, promovendo um ambiente de confiança.

Além disso, a LGPD estabelece penalidades rigorosas para as empresas que não cumprem suas regulamentações, incluindo multas substanciais. Portanto, estar em conformidade com a LGPD é mais do que uma obrigação legal; é uma proteção para a reputação e os ativos da empresa.

Modelo Simples para o Cadastro de Clientes

Ter um cadastro de clientes organizado é fundamental para o sucesso do seu negócio. Aqui está um modelo simples para criar seu próprio cadastro de clientes: 

Informações Básicas do Cliente

Inclua o nome completo do cliente, sua data de nascimento para ocasiões especiais, informações de gênero para personalização, número de CPF ou CNPJ para identificação, endereço para correspondência e, opcionalmente, uma foto de perfil para facilitar o reconhecimento.

Detalhes de como entrar em contato 

Registre o e-mail do cliente, seu número de telefone para chamadas e mensagens, WhatsApp para comunicação rápida, links para suas redes sociais para manter conexão e endereço de correspondência para envios físicos.

Informações de Compra

Mantenha um histórico de compras para conhecer o comportamento do cliente, inclua produtos ou serviços favoritos para personalização, datas da primeira e última compra para avaliar a lealdade, o que está no carrinho de compras atualmente e quaisquer observações relevantes.

Informações de Pagamento

Guarde informações sobre os métodos de pagamento preferidos do cliente, histórico de pagamentos para controle de transações, registros de faturas pendentes, detalhes de cartões de crédito ou débito para transações seguras e histórico de reembolsos.

Notas e Observações

Registre notas sobre interações e observações personalizadas para informações específicas do cliente. Inclua preferências do cliente, comentários importantes e lembretes de acompanhamento para ações futuras.

Histórico de Interações

Mantenha um registro completo de todas as interações, incluindo comunicações por e-mail, registros de chamadas, mensagens de texto, notas de reuniões e outras informações importantes.

Permissões e Preferências de Marketing

Garanta que sua empresa esteja segundo as regulamentações de marketing obtendo consentimento para marketing. Registre preferências de e-mail, canais de marketing preferidos, exclusões e histórico de inscrição.

Campos Personalizáveis

Adicione campos personalizáveis específicos para atender às necessidades exclusivas do seu negócio. Isso permite a flexibilidade de ajustar seu cadastro conforme necessário e melhor atender aos seus objetivos.

Esse modelo simples ajudará a manter a segurança de dados de forma organizada e pronta para fornecer um atendimento personalizado.

Como automatizar o cadastro de clientes

Automatizar o cadastro de clientes é um passo crucial para simplificar e agilizar suas operações. Com os sistemas de automação certos, você pode economizar um tempo precioso e minimizar erros.


A Omie oferece um sistema de cadastro de contas que simplifica o processo de gerenciar informações de clientes. 

Com essa funcionalidade, você pode coletar e organizar dados de clientes de forma eficaz e acessá-los quando necessário. Isso reduz a carga de trabalho administrativo e permite que você se concentre em atividades estratégicas.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais o sistema de cadastro de contas da Omie pode simplificar sua vida empresarial:

  • Coleta de Dados Eficiente;
  • Organização Inteligente;
  • Redução de Erros;
  • Acesso Rápido;
  • Foco Estratégico.

Simplificar o cadastro de clientes com automação não apenas economiza tempo, mas também melhora a precisão e a eficiência. 

Confira algumas dúvidas sobre o cadastro de clientes

Abaixo, confira questões e respostas que você precisa saber:

Qual o melhor programa gratuito para cadastro de clientes?

Existem opções gratuitas, como planilhas do Google Sheets ou Excel. Mas lembre-se de que a funcionalidade pode ser limitada. Considere as necessidades do seu negócio.

Como funciona o cadastro de clientes?

O cadastro de clientes funciona por meio do processo de coletar, organizar e armazenar informações sobre seus clientes. Isso ajuda a melhorar o atendimento, personalizar estratégias de marketing e manter registros precisos.

Quanto custa um sistema de cadastro de clientes?

O custo pode variar, mas fatores como complexidade, escalabilidade e recursos personalizados influenciam. Foque em escolher um sistema que atenda às suas necessidades, em vez de apenas considerar o preço.

Com esses pontos e respostas, destaca-se ainda mais a importância de um cadastro de clientes eficiente para o sucesso empresarial. Além disso, fazer a criação de um cadastro completo é um diferencial para otimizar a sua rotina empreendedora.

Uma forma de ganhar ainda mais tempo é automatizar esse processo. A escolha do Sistema ERP certo, como o oferecido pela Omie, desempenha um papel fundamental nesse processo. 

Isso ajuda a simplificar o gerenciamento de informações dos clientes, economizar tempo e recursos, reduzir erros e, finalmente, melhorar a eficiência operacional. Além disso, você pode testar o sistema ERP Omie. Comece hoje mesmo!

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