Com o crescimento do negócio, montar o organograma de uma empresa pequena se torna essencial. Afinal, ele é uma ferramenta importante para garantir a estrutura e o sucesso de uma organização.
Ao contar com uma estrutura organizacional bem definida, você terá uma empresa ágil, produtiva e pronta para enfrentar os desafios do mercado. Continue a leitura e aprenda a montar o organograma do seu negócio!
Como montar o organograma de uma empresa pequena?
O organograma é como o esqueleto da sua empresa, fornecendo a estrutura necessária para que ela cresça forte e estável.
Essa ferramenta visual permite mapear as relações hierárquicas, funções e responsabilidades de cada um no negócio, o que é essencial para uma operação eficiente e um ambiente de trabalho harmonioso, principalmente na pequena empresa.
Abaixo separamos os principais pontos de atenção que você precisa ter na hora de criar o seu organograma de empresa pequena.
Comece pelos setores mais comuns
Na hora de definir um organograma para sua empresa, o ideal é que você comece pelos setores mais comuns e que são essenciais para o funcionamento do negócio. Geralmente, são as áreas-chave e responsáveis pelas principais atividades da empresa, como:
- vendas;
- produção;
- marketing;
- finanças;
- recursos humanos.
Começar com os setores mais comuns permite uma estrutura organizacional básica que pode ser posteriormente expandida ou redefinida, se necessário. Ao mapear esses setores, você cria uma base sólida para a estrutura organizacional da empresa.
Isso vai facilitar a compreensão das principais áreas e a distribuição inicial dos cargos e funções, algo que é fundamental para garantir que as operações importantes para o negócio estejam bem definidas desde o início.
Reúna funções nos setores definidos
Dentro de cada setor definido, junte as funções relacionadas e compartilham objetivos e responsabilidades semelhantes. Ou seja, em um segundo momento você deverá identificar as tarefas e atribuições comuns em cada área e agrupá-las em funções específicas.
Por exemplo, no setor de vendas, pode-se agrupar funções de vendas internas e externas, atendimento ao cliente e gerenciamento de contas.
Ao reunir essas funções, você consegue criar departamentos mais organizados e focados, nos quais os colaboradores compartilham tarefas e objetivos comuns. Essa estrutura aumenta a eficiência, facilita a supervisão e melhora a comunicação interna. Além disso, permite identificar lacunas de habilidades e evitar duplicação de esforços.
Selecione líderes para os departamentos
Contar com líderes competentes é algo crucial para o sucesso de cada departamento e, consequentemente, da empresa. Eles têm um papel fundamental na orientação dos colaboradores, na promoção de um ambiente de trabalho saudável e na busca de resultados positivos para o negócio.
Ou seja, uma liderança eficaz é essencial para manter a coesão e a eficiência em todos os níveis da organização. Por isso, escolha líderes adequados para cada área, pessoas que demonstrem habilidades de liderança, conhecimento específico da área e capacidade de tomar decisões estratégicas.
São eles que serão responsáveis por coordenar as atividades do departamento, motivar a equipe e garantir que as metas sejam alcançadas.
Escolha uma estrutura estratégica de liderança
Uma das responsabilidades sobre como administrar uma pequena empresa é definir a estrutura estratégica de liderança do negócio. E, apesar de não parecer, ela é fundamental para o sucesso do organograma.
O ideal é que você opte por uma abordagem que se alinhe à cultura e objetivos do seu negócio. Entre algumas opções que podem ser utilizadas estão:
- Liderança hierárquica: é a estrutura clássica, de cima para baixo, em que a autoridade vai dos níveis superiores para os inferiores. Decisões importantes são tomadas pelos líderes de cada nível, garantindo uma cadeia de comando clara.
- Liderança matricial: é uma estrutura mais flexível, na qual os colaboradores se dirigem tanto a um gerente de departamento quanto a um gerente de projeto. Esse tipo de abordagem é mais eficaz para projetos complexos que demandam da colaboração entre diferentes departamentos.
- Liderança em rede: nesse modelo, a hierarquia tradicional é substituída por uma rede de interconexões e colaborações, com ênfase na descentralização e autonomia dos membros da equipe.
Identifique o melhor tipo de organograma
Por fim, você deve escolher o melhor tipo de organograma para seu negócio. Ao defini-lo, leve em consideração o tamanho da empresa, suas operações e a cultura organizacional. Existem diferentes modelos de organograma que você pode escolher como o funcional, por divisão ou matricial.
Para facilitar essa escolha, siga as dicas que separamos abaixo!
- Entenda a estratégia da empresa: o tipo escolhido deve estar alinhado aos objetivos estratégicos da sua empresa e facilitar a implementação de metas definidas;
- Considere a comunicação e a colaboração: opte por um modelo que promova uma comunicação clara e eficiente entre os membros da equipe e entre as diferentes áreas;
- Avalie a agilidade: se a sua empresa opera em um ambiente de negócios em constante mudança, um organograma flexível, como o matricial ou em rede, pode ser mais adequado;
- Conheça as necessidades da equipe: escute as necessidades e expectativas dos seus colaboradores para criar uma estrutura organizacional que os motive e os ajude a atingir seu potencial máximo.
O importante é que você escolha aquele organograma de uma empresa pequena que mais atende as necessidades e objetivos do seu negócio.
Qual o jeito mais fácil de criar um organograma?
Criar um organograma de uma empresa pequena pode ser uma tarefa desafiadora, mas com o avanço da tecnologia, esse processo se tornou muito mais fácil e eficiente. Com o auxílio de ferramentas digitais, por exemplo, você consegue agilizar o desenho do organograma, facilitando a visualização da estrutura organizacional.
Uma das formas mais eficazes de reunir todas essas informações em um só lugar é através do sistema ERP para pequenas empresas.
Ele é uma solução que integra todos os processos e informações de um negócio em uma única plataforma. Ou seja, a ferramenta centraliza dados de vendas, estoque, finanças, recursos humanos e outros aspectos vitais do negócio, permitindo que você tenha uma visão completa e detalhada da empresa em tempo real.
Além disso, um software ERP como o da Omie, permite que você automatize diversas atividades como a emissão de notas fiscais, gestão de estoque, controle de entrada e saída, CRM e muitas outras.
Dessa forma, é possível focar mais em estratégia do que na operação em si. Isso significa que, com um sistema ERP adequado, você consegue não apenas criar um organograma de forma mais simples e eficiente, mas obter uma visão clara da estrutura organizacional do negócio e gerenciá-lo de forma mais estratégica.
Quais são as maiores dúvidas ao elaborar um organograma?
Sabemos que preparar um organograma de uma empresa pequena pode parecer um desafio para muitos empreendedores e, por isso, surgem muitas dúvidas no meio do processo. Abaixo, separamos quais são elas e as respostas para tornar esse momento mais simples. Confira.
Qual a diferença entre um organograma e um fluxograma?
Muito confundidos, o organograma e o fluxograma são ferramentas diferentes, cada uma com sua finalidade específica. O organograma mostra a estrutura hierárquica de uma empresa, com os cargos e níveis de autoridade, apresentando como as pessoas estão organizadas na organização.
Já o fluxograma é uma representação visual dos processos e etapas de um determinado trabalho ou atividade, mostrando a sequência de eventos, com base nas decisões. Enquanto o organograma retrata as relações de poder e subordinação, o fluxograma aborda a lógica e o fluxo de trabalho.
Qual é a estrutura de um organograma?
A estrutura de um organograma pode variar de acordo com a empresa, mas geralmente segue uma hierarquia vertical, com o cargo mais alto no topo e os cargos subordinados abaixo.
Cada nível representa um grau de autoridade ou responsabilidade crescente. A forma mais comum de representação é por caixas conectadas por linhas, nas quais os nomes e títulos são listados em cada caixa para indicar os membros da equipe e suas respectivas posições na empresa.
Qual é o organograma mais utilizado pelas empresas?
O organograma funcional é o modelo mais utilizado pelas empresas. Nesse tipo de estrutura, os colaboradores são agrupados por funções semelhantes, como marketing, vendas, produção e finanças.
Cada departamento é liderado por um gerente e, geralmente, há um único chefe executivo ou presidente na parte mais alta da hierarquia. Essa abordagem funcional permite uma especialização clara em cada área, facilitando a coordenação de tarefas e a tomada de decisões.
Qual é a importância de um organograma?
Com um organograma bem elaborado, a comunicação e a coordenação entre os setores tornam-se mais eficientes, evitando a sobrecarga de tarefas e garantindo uma distribuição adequada de responsabilidades.
Além disso, o organograma proporciona uma visão clara da cadeia de comando, permitindo que os colaboradores compreendam melhor o fluxo de liderança e a tomada de decisões na empresa. Essa clareza e transparência na estrutura organizacional promovem um ambiente de trabalho mais harmonioso e colaborativo, onde todos sabem suas funções e a quem se reportar.
Consequentemente, utilizá-lo torna mais simples entender como administrar uma pequena empresa. Lembre-se que independentemente do tamanho da empresa, o uso de um organograma é fundamental para mostrar a hierarquia de gerenciamento, desde o topo até a base, ou para mostrar a interconexão entre equipes e áreas de maneira mais flexível e dinâmica.
