O sucesso do seu escritório de contabilidade depende não só dos seus conhecimentos, como também das ferramentas que você utiliza em sua rotina.
E é aí que entra o plano de contas contábil, essencial para impulsionar o crescimento e desempenho dos seus clientes. Ele deve ser criado especialmente para atender às necessidades deles, já que lida diretamente com os dados financeiros das empresas.
Com o plano contábil, você terá um registro seguro de todas as movimentações financeiras, classificando e codificando cada uma delas. Assim, terá total controle sobre o uso de cada recurso do empreendimento de seus clientes.
Continue a leitura para saber como essa ferramenta pode fazer toda a diferença e veja um guia completo para criar um plano de contas contábil personalizado!
O que é plano de contas contábil?
Um plano de contas contábil é um catálogo que reúne todas as contas de um negócio em um só lugar. Ele funciona como uma lista com códigos e classificações, fornecendo uma visão completa dos gastos de cada setor, incluindo informações importantes como ativos, passivos, despesas e receitas.
Com o plano de contas, você pode criar relatórios fundamentais para sua organização contábil, como o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e o Balanço Patrimonial (BP).
Pense em todos os ativos, passivos, receitas, custos, despesas e investimentos do seu escritório. Esses dados precisam ser organizados e classificados para gerar os demonstrativos contábeis.
Algumas categorias comuns são contas bancárias, estoque, investimentos financeiros, contas a pagar, empréstimos, impostos e receitas de vendas.
Então, o plano de contas é basicamente uma lista padronizada dessas contas, que serão agrupadas no balanço, permitindo um controle econômico e financeiro mais preciso em suas rotinas contábeis.
Diferenças entre o plano de contas contábil e o gerencial
É muito importante que você saiba distinguir entre o plano de contas contábil e o plano gerencial. A escolha de cada um deles na sua rotina afetará diretamente as decisões e as tarefas que você realiza.
Embora ambos sejam responsáveis por registrar as movimentações financeiras da empresa, existe uma diferença clara entre eles.
O plano de contas gerencial registra as receitas e despesas da empresa, analisando as finanças de forma mais simplificada. Já o plano de contas contábil oferece uma precisão maior ao dividir o ativo e o passivo nas finanças da empresa.
Na prática, são formas diferentes de manter a organização das contas do negócio. Se você automatizar esse processo, garantirá uma otimização de tempo e demandas.
Objetivo do plano de contas contábil
Para além do objetivo da contabilidade, que fornece detalhes importantes sobre as finanças e obrigações fiscais de qualquer negócio, o plano de contas contábil serve de base para a elaboração dos principais relatórios contábeis de uma empresa, como balancete, fluxo de caixa, DRE, dentre outros.
A importância desses relatórios demonstrativos é enorme, pois por meio deles você consegue calcular com precisão os indicadores fiscais e contábeis.
Além disso, o plano de contas contábil permite ter uma visão clara e definida da situação econômica e financeira dos seus clientes. Ele apresenta os resultados detalhadamente, com informações sobre pagamentos e recebimentos do extrato bancário jurídico.
Quando elaborado corretamente e com eficiência, o plano abrange todas as movimentações financeiras realizadas, permitindo que os balanços e demonstrações sejam elaborados para fornecer informações essenciais para a sua gestão.
Você pode criar um plano de contas de forma simples, como uma planilha, na qual insere manualmente as informações, descrevendo os tipos de ganhos e despesas do negócio. Porém, é importante considerar o tempo gasto nessa tarefa, pois exige muita atenção.
Que normas orientam a elaboração do plano de contas contábil?
Em sua rotina no escritório de contabilidade, você já sabe que elaborar um plano de contas contábil é super importante para o sucesso do seu negócio. Para fazer isso de forma adequada, deve-se seguir os princípios fundamentais da contabilidade.
Lembre-se dos princípios da entidade, oportunidade, continuidade, registro pelo valor original, competência e prudência. E não se esqueça das leis que regem a contabilidade, como a Lei das S/A, de n.º 6.404/76, e a Lei n.º 11.638.
Embora não exista um modelo único e exclusivo para o plano de contas, você deve estruturá-lo conforme as regras estabelecidas.
Lembre-se de personalizar o plano de contas conforme as necessidades específicas do seu escritório.
Estrutura do plano de contas contábil
A legislação define as seguintes categorias na estrutura do plano de contas contábil:
Ativos
Aqui estão todos os bens e direitos do seu negócio, ou seja, a parte positiva do patrimônio. Podemos dividi-los em subcategorias:
- Ativos circulantes: são os bens com prazo de movimentação inferior a 365 dias. Exemplos disso são dinheiro em caixa, aplicações financeiras e estoques.
- Ativos não circulantes: abrangem contas a receber a longo prazo, ou seja, com prazo superior a 365 dias. Isso pode incluir máquinas, equipamentos e participações societárias.
Nos ativos não circulantes, é possível fazer mais uma divisão:
- Realizáveis a longo prazo: são bens e direitos que serão realizados em período superior a 365 dias. Exemplos disso são empréstimos de longo prazo e aplicações financeiras.
- Investimentos: aqui estão as participações e aplicações dos sócios que trazem lucros para o negócio. Isso pode incluir obras de arte, ações externas e muito mais.
- Imobilizado: essa categoria engloba máquinas, equipamentos, terrenos e imóveis.
- Intangível: são bens não palpáveis, como licenças, patentes, softwares e outros.
Passivos
Contém as obrigações do seu negócio, bem como as dívidas, que representam o que você precisa pagar. Elas são divididas em:
- Passivos circulantes: obrigações a serem pagas em até um ano, como impostos, salários e parcelas de compras.
- Passivo não circulante: dívidas que serão pagas no próximo ano, como empréstimos bancários.
- Patrimônio líquido: dinheiro que pertence ao seu negócio.
Despesas e custos
Nelas, estão as contas que você precisa pagar, como pagamentos a fornecedores, funcionários e compras de equipamentos. Elas se dividem em:
- Operacionais: despesas relacionadas à operação da empresa, como gastos administrativos.
- Não operacionais: custos que não têm relação direta com a operação, como patrocínios ou doações.
Receitas
Aqui entram todas as entradas de dinheiro da empresa, seja pela venda de produtos ou serviços, ou pelos rendimentos de investimentos, como aluguéis. Elas podem ser divididas em:
- Operacionais: são as receitas geradas pelas vendas ou serviços oferecidos pela empresa.
- Não operacionais: são as receitas geradas de outras formas, como a venda de um imóvel.
Exemplo de planos de contas contábil
Oferecer um plano de contas contábil é uma das opções ideais para manter a fidelização de clientes contábeis. Tendo em mente a estruturação do plano de contas, veja um modelo simplificado de como ele é aplicado com as categorias principais:
Ativo
1.1 Caixa
1.2 Investimentos
1.3 Estoque
1.4 Produtos para revenda
1.5 Máquinas e equipamentos
1.6 Imóveis
Passivo
2.1 Impostos
2.2 Contas a pagar (fornecedores)
2.3 Empréstimos bancários
2.4 Folha de pagamento
Despesas e custos
3.1 Custo dos produtos vendidos (ou serviços prestados)
3.2 Despesas administrativas
3.3 Despesas financeiras
3.4 Despesas de vendas
Receitas
4.1 Receitas de vendas
4.2 Rendimentos de investimentos
Passo a passo para elaborar um plano de contas contábil
Na prática, as contas são organizadas de uma forma hierárquica, seguindo uma estrutura básica do balanço patrimonial.
Em cada uma dessas categorias (ativo, passivo, custos, despesas e receitas), são criadas as contas sintéticas, que funcionam como agrupadoras.
Em seguida, vêm as subcontas detalhadas, também conhecidas como contas analíticas. Elas trazem mais detalhes sobre as transações financeiras realizadas.
A seguir, confira um passo a passo simples, mas eficiente, para que você consiga elaborar com objetividade um plano de contas contábil:
Organize os documentos
Comece reunindo todos os documentos financeiros do negócio do seu cliente, como extratos bancários, notas fiscais, comprovantes de pagamento e outros registros.
Isso é essencial para ter todas as informações necessárias para criar o plano de contas.
Separe os grupos
Divida as contas em grandes grupos, como ativos, passivos, despesas e receitas. Cada um deve ser claramente definido e ter uma descrição objetiva.
Por exemplo, no grupo de ativos, você pode ter subgrupos como caixa, contas a receber e estoques.
Crie níveis e subdivisões
Agora é hora de criar os níveis e subdivisões dentro de cada grupo. Por exemplo, dentro do grupo de despesas, você pode ter níveis como despesas administrativas, despesas com pessoal e despesas com marketing. Essas subdivisões ajudam a organizar e detalhar melhor as informações.
Em seguida, organize esses dados em um modelo de proposta comercial e o prepare para oferecer aos seus clientes.
No geral, ao separar as informações e categorias, tenha cuidado para evitar erros. Uma falha na organização pode afetar negativamente o plano de contas contábil.
Facilite a rotina do seu escritório
Garantir que todas as informações estejam bem organizadas é fundamental para elaborar um plano de contas contábil correto.
No entanto, lidar com a quantidade de dados e registros diários pode ser desafiador. Por isso, o uso de um sistema automatizado que facilite o registro de cada movimentação torna-se uma necessidade.
Com o sistema de gestão contábil da Omie, você terá uma ferramenta fácil de usar e totalmente segura, que vai otimizar seus resultados e a entrega do serviço aos seus clientes.
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