Toda empresa pode aprimorar seus processos, produtos e estratégias tornando sua gestão ainda mais eficiente. Uma das melhores formas de fazer isso é olhando para o mercado e aprendendo a se diferenciar da concorrência, tarefa que depende de saber como fazer benchmarking.
Muitas vezes os concorrentes diretos e indiretos podem ajudar a abrir a visão do empreendedor no que diz respeito às estratégias e ações. Esse estudo é chamado de benchmarking, um grande aliado das empresas de diferentes segmentos e tamanhos. Mais do que comparar técnicas e modos operacionais, é uma forma de entender melhor o contexto de atuação e otimizar técnicas que já estão sendo aplicadas.
O benchmarking é um processo que envolve diversas etapas e que gera muito valor para os negócios, trazendo respostas e ideias inovadoras. Para ajudar você e sua empresa, preparamos um guia especial sobre o assunto. Acompanhe até o final e descubra a importância desse processo, quais são as etapas e como garantir um diferencial competitivo com tecnologia. Confira!
Qual é a importância do benchmarking para as empresas?
Primeiramente, vamos definir o conceito de benchmarking: em português, o termo é traduzido como o processo de pesquisar e analisar as estratégias, produtos e serviços da concorrência ou de companhias líderes de mercado.
A ideia é tomar como referência o que outras instituições estão fazendo, para aplicar os melhores conceitos na sua própria empresa – ou identificar pontos de melhoria para seus produtos e serviços.
Essa ação é muito útil para aprender novas estratégias e estar de acordo com as melhores práticas do mercado. Afinal, quando uma empresa passa a empregar algum processo ou método eficiente, é natural que os concorrentes procurem saber o que é, para incorporar à sua realidade.
Benchmarking não é roubar ideias, mas analisar as estratégias que outras companhias utilizam, entender sua eficácia e aplicabilidade, visando melhorar seus produtos e serviços, mantendo o negócio sempre relevante e atualizado. Além disso, é uma oportunidade de estar dentro de um padrão de qualidade e buscar atualizar e moldar as técnicas aplicadas à maneira da sua marca ou serviço.
Alguns benefícios dessa prática são:
- identificar tendências rapidamente;
- ajustar processos com pouca eficiência;
- ganhar expertise sobre sua área de atuação;
- estabelecer objetivos alcançáveis a partir do que já foi realizado por outras empresas;
- buscar melhorias em processos, como redução de custo, tempo e erros.
Existem outras muitas vantagens e cada empresa poderá aproveitar melhor alguns pontos, mas, no final, o objetivo maior deve ser aprimorar seus produtos e estratégias, tornando seu negócio melhor, coerente com o segmento de atuação e otimizado.
4 princípios do benchmarking
Por se tratar de uma técnica de estudo, processo, análise e geração de insights, existem alguns princípios que devem ser observados ao realizar o benchmarking.
Reciprocidade
O benchmarking deve ser uma via de mão dupla entre as empresas que concordam em compartilhar as informações para o crescimento mútuo. Deve haver o compromisso em não utilizar os dados da outra instituição de forma indevida, mas para o aprimoramento dos processos nas duas empresas.
Por exemplo, duas empresas do mesmo segmento podem trocar informações sobre seu processo produtivo, mostrando como realizam determinadas etapas. Suponha que uma das companhias conte com um sistema de controle de estoque, esse dado pode ser compartilhado e a outra empresa pode aprender uma forma melhor de monitorar suas mercadorias.
Analogia
Cada empresa possui sua própria cultura organizacional e isso deve ser respeitado no benchmarking, o que significa que as informações obtidas a partir da análise de mercado devem ser avaliadas conforme a realidade daquela instituição.
Isso fica mais evidente ao realizar benchmarking com empresas de segmentos diferentes; uma indústria pode extrair insights interessantes de uma companhia educacional, adaptar isso para seu cotidiano e, a partir de então, aprimorar seus processos.
Medição
O ideal é que a análise de mercado gere indicadores que possam ser medidos a fim de comparar a empresa com seus concorrentes, situando-a no cenário geral. Após a realização do benchmarking, esses indicadores também mostrarão a melhora das práticas da instituição.
Vamos supor que, ao analisar os concorrentes, uma empresa varejista perceba que sua taxa de turnover está acima do ideal. Esse número deve ser monitorado e ações devem ser tomadas para atingir as métricas que as outras companhias têm.
Validade
Muitas empresas não querem “revelar segredos” para as demais e compartilham informações incorretas. Isso só prejudica o mercado, pois o benchmarking deve ser feito com dados corretos e confiáveis, com o objetivo de aprimorar processos e estimular o desenvolvimento dos concorrentes.
Mercados com concorrentes fortes geram melhores produtos e serviços e, nesse contexto, os maiores beneficiados são os clientes, que podem contar com ótimas opções.
Conheça as etapas do processo de benchmarking
Para que o benchmarking seja bem-sucedido, é importante observar as 5 etapas que fazem parte desse processo. Ao seguir essa ordem, os resultados serão potencializados, extraindo o máximo de insights dos dados obtidos.
- Planejamento: antes de olhar para o mercado, é importante observar a própria empresa, entendendo sua situação atual, os objetivos a serem alcançados e quais pontos serão analisados com os concorrentes.
Por exemplo, você identifica que a taxa de conversão dos seus leads é de X% e seu objetivo é melhorar esse número em 30%. Logo, você sabe que precisará buscar determinadas informações com outras empresas para entender quais ações devem ser tomadas para chegar nessa meta.
- Levantamento de dados: definir quais as técnicas e ferramentas serão utilizadas para o benchmarking. Também é importante definir um cronograma a ser seguido, facilitando o planejamento das ações pela empresa.
Existem diversas ferramentas no mercado que possibilitam a realização do benchmarking, assim, cada instituição deve escolher aquela que melhor se adequa à sua realidade, além de considerar a realização de parcerias para esse processo.
- Análise: esse é o momento de observar o que sua empresa faz e o que o mercado está executando. Aqui são descobertos seus diferenciais frente aos concorrentes e o que deve ser melhorado a partir dos dados levantados.
Nesse momento, você pode perceber que possui uma excelente captação de leads, mas a taxa de conversão está baixa em comparação com o mercado. A partir disso, deve-se desenvolver ações para melhorar esse índice.
- Adaptação: é a junção da primeira e terceira etapas, ou seja, a partir dos dados de mercado, ajustar as estratégias para atingir os objetivos propostos inicialmente. Se observar uma empresa muito maior do que a sua ou de outro segmento, será preciso adaptar os dados encontrados para sua realidade.
Caso o benchmarking seja feito com um concorrente direto, esteja atento para validar os números em sua atual situação.
- Implementação: é hora de colocar em prática tudo o que foi observado e levantado até agora. Vale a pena desenvolver planos de ação para executar o que é necessário, além de monitorar constantemente os dados obtidos, para garantir que tudo saia como o planejado.
Como fazer benchmarking?
Depois de entender os princípios do benchmarking, vamos conhecer o passo a passo para executar esse processo na sua empresa.
- Analise sua empresa
Entenda o que precisa ser melhorado na sua empresa, em todas as áreas e etapas do processo produtivo. A partir desses dados, você saberá o que deve buscar no mercado para aprimorar seus produtos e serviços.
- Escolha alguns concorrentes para estudar
Determine de quem serão os dados observados, buscando especialmente empresas maiores que possam trazer números relevantes. Também vale a pena pensar em instituições de outros segmentos, pois podem gerar vários insights.
- Defina os KPIs
Os indicadores mostrarão se a empresa está evoluindo e conseguindo se aproximar das metas. É importante buscar os dados mais relevantes para cada área da companhia e determinar quais os índices esperados.
- Consiga os dados para analisar
Reúna as informações das outras empresas, utilizando as técnicas selecionadas anteriormente para obter esses dados. Existem ferramentas que otimizam esse processo e algumas são gratuitas; ou seja, não existem argumentos para não executar o benchmarking na sua empresa.
- Faça a comparação das informações
Analise os números do seu negócio com os dados de mercado e dos concorrentes para entender o momento que sua empresa está. Essa é a etapa em que se estuda o que as informações dizem e se extrai ideais para melhoria dos processos. É importante lembrar que é preciso adaptar os dados encontrados para a realidade da empresa.
- Faça um relatório com os resultados
Documente tudo para facilitar a posterior consulta dos dados e ajudar na identificação de ações a serem tomadas. A construção de um relatório também pode tornar a futura comparação dos resultados mais ágil e fácil, mostrando rapidamente onde os progressos aconteceram.
- Crie um plano de ação
Agora que você sabe o que deve ser feito para alcançar seus objetivos, estabeleça as ações a serem tomadas para sua empresa chegar ao local esperado. Não deixe de colocar prazos e responsáveis para cada ação, garantindo que tudo seja realizado no momento certo.
Eleve o nível da sua empresa
Observar o que outras companhias estão fazendo para melhorar seus próprios processos é uma ótima maneira de se manter em contínuo crescimento e destaque. O benchmarking ajuda no atingimento e aprimoramento de produtos e serviços, sempre atrelado a um plano de ação empresarial eficiente.
Em todos os momentos, a tecnologia é uma grande aliada, pois permite o recebimento de informações com mais agilidade e confiança, análise mais rápida e eficiente e criação de ações que apoiem o desenvolvimento da empresa. Invista hoje mesmo em ferramentas especializadas e mantenha-se informado!
