A melhor forma de reduzir os custos de um negócio é realizando a cotação de preços. Contudo, para que essa prática seja eficaz e traga bons frutos, como parcerias de qualidade, é fundamental que ocorra de modo estratégico.
Assim, assegura-se mais qualidade ao produto que será entregue ao consumidor final, além de prazos bem definidos e, claro, otimização de todos os processos da empresa que estão ligados ao seu departamento de compras.
Mas, como realizar isso de forma estratégica e concisa? É o que abordaremos neste artigo. Aqui, você terá todas as informações práticas sobre cotação de preços e um check list de como realizar a sua cotação. Continue e boa leitura!
O que é cotação de preços e para que serve?
Trata-se de um processo gerido pelo departamento de compras de uma empresa para atender às diversas necessidades da organização. Na prática, é uma pesquisa que analisa, em primeiro lugar, o preço das mercadorias e, em sequência, prazos de entrega, valor do frete, programas de fidelidade, faturamento, qualidade e atendimento diferenciado. Portanto, o porquê de se fechar negócio com tal fornecedor.
Ainda, é conduzido por um profissional especializado com o objetivo de conciliar o menor preço e o melhor atendimento aos níveis de qualidade, entrega e prazo de pagamento da empresa. Assim, a cotação procura encontrar um equilíbrio generoso entre o preço praticado e as outras variáveis que complementam e influenciam na decisão final.
Imagine que um certo fornecedor oferece um preço bem abaixo do restante de seus concorrentes, porém, seu prazo de entrega é bem mais elevado, comprometendo a empresa e sua gestão de estoque, pois ela depende de prazos. Com certeza, não seria uma boa estratégia fechar com esse fornecedor visando apenas o preço, já que prejudicaria as suas entregas finais.
Aliás, dependendo do nicho de atuação da sua empresa, o processo de compras envolve a coleta de preços em cima de um volume variável de produtos e serviços. Nesse caso, fica sob a responsabilidade do comprador ir além da comparação de preços entre seus fornecedores.
Por isso, a cotação de preços é essencial e de grande importância para manter o ritmo dos processos de um negócio, já que é com ela que se afere o valor de venda de determinada mercadoria ou serviço e obtém-se sua margem de lucro, oferecendo preços atraentes ao seu consumidor final.
Entretanto, cuidado para não confundir a cotação e o orçamento. Isso porque o termo orçamento é ligado à previsão de gastos. Em outras palavras, a realização de um orçamento é uma tarefa interna que não tem relação com a aquisição de mercadorias, que é uma tarefa externa.
Como fazer cotação de preços de forma estratégica?
Em um mercado altamente competitivo, a função do comprador ganhou uma posição estratégica nas empresas. Esse profissional é o responsável por identificar os fornecedores que são mais adequados.
Além disso, ele deve realizar negociações vantajosas para o negócio, acompanhar o estoque em tempo real e contribuir com as decisões que podem tornar a empresa mais eficiente e competitiva, afetando diretamente o faturamento da empresa.
Assim, você tem duas opções para realizar a sua cotação de preços:
- na planilha: a planilha de cotação de preços deve ter uma tabela com detalhes das mercadorias, preço cotado, serviços e todos os demais detalhes importantes para o negócio. O subtotal dos itens inseridos é calculado automaticamente, por meio de uma fórmula predefinida;
- no sistema de gestão de compras: outra alternativa muito utilizada por empresas é o uso de um software de gestão de compras e cotação de preços, o que permite propostas mais alinhadas e detalhadas. Além de economizar tempo e injetar produtividade.
Aqui, confira essas estratégias valiosas para você realizar a sua cotação de preços de forma estratégica, independente de ser manual ou automatizada.
Tenha sempre opções de valores
Tenha, no mínimo, três opções de valores, pois, com mais opções, fica mais fácil analisar qual se encaixa melhor no orçamento do negócio, além do perfil, diversificando a sua base de fornecedores.
Isso contribui também para juntar mais critérios sobre o que avaliar em cada fornecedor e quem oferece o melhor custo-benefício, sem extrapolar com os recursos financeiros de que sua empresa dispõe.
Aprenda a negociar
Negociar é uma arte. Aprenda a usar os devidos argumentos a favor da sua empresa, sem que isso diminua o valor da mercadoria que está cotando.
Uma dica valiosa é não aceitar o primeiro preço, já que, com as outras propostas em mãos, fica mais interessante negociar, embasando-se no que outros fornecedores oferecem e você não abre mão.
Caso o fornecedor não queira baixar o preço, tente negociar outros aspectos que garantirão a redução de custos. Nesse sentido, você pode solicitar uma redução no valor da entrada em compras grandes ou entrega mais rápida sem custos adicionais, por exemplo.
Não descarte opções
É importante manter as opções de fornecedores como um plano B, ou seja, uma carta na manga caso ocorra imprevistos como atraso na entrega pontual, por exemplo. Ademais, não é seguro para a empresa depender totalmente de apenas um fornecedor.
Assim, entenda que é primordial desenvolver relacionamentos com outros fornecedores, mesmo que você já possua um exclusivo. Afinal, nunca se sabe quando esses imprevistos podem ocorrer e, acredite, eles ocorrem em todo negócio de sucesso.
Prepare um preço para a proposta
Tenha em mente — e deixe isso aberto aos seus fornecedores — o preço que a empresa dispõe e se propõe a pagar. Claro que isso deve ser flexível e negociável, mas ajuda a gerar uma margem de valores, o que facilita a negociação entre você e seu fornecedor.
Quais informações não podem faltar na cotação de preços?
Há algumas informações que não devem ficar de fora de sua cotação, para que contribuam com a tomada de decisão na hora de fechar negócio. Confira os pontos que devem constar em sua cotação antes de enviar ao seu cliente.
Preço
Detalhe as informações de todos os itens e serviços inclusos: preço por unidade, por quantidade, por caixa fechada, por tipo e espécie, enfim, depende da mercadoria que você estiver cotando. Por isso, ressaltamos a importância de manter a sua planilha de precificação de produtos e serviços sempre atualizada.
Informações comerciais
É fundamental constar o nome social e endereço de sua empresa, um número de identificação, os dados do cliente, como CNPJ e nome.
Impostos considerados
Devem constar todos os impostos aplicados, como imposto sobre vendas. Enfim, considere todas as características tributárias.
Datas de disponibilidade, vencimento ou entrega
Todas as datas devem constar na cotação. Para tanto, crie um cronograma para entrega dos serviços ou mercadorias.
Condições de pagamento
Informação essencial e que pode vir a ser decisiva em uma cotação. Coloque na observação se há parcelamento, se há valor de entrada, qual o frete — se já não estiver embutido dentro do valor proposto. Além disso, informe a possibilidade do faturamento: se por pix, cartão de crédito, boleto etc.
Termos e condições
Tudo deve ser esclarecido e constar de forma concisa e objetiva. Por isso, especifique todas as informações e particularidades de sua empresa e o que se exige/oferece.
Trata-se de um dos itens mais importantes da cotação e precisa ser redigido em linguagem simples para evitar desentendimentos de qualquer ordem. Por ser uma área de cunho jurídico, o mais aconselhável é conversar com o advogado de sua empresa para achar o melhor termo.
Fique atento aos detalhes
Ao analisar a cotação de um serviço ou produto, tenha cautela. Isso porque, o menor preço pode vir com alguma surpresa desagradável, ou seja, às vezes, a qualidade não se equipara ao preço oferecido.
Se estiver do outro lado, e a sua empresa precisar realizar uma cotação de preços para um cliente, seja claro e objetivo em todos os detalhes que possam enriquecer esse documento e contribuir para que o martelo bata a seu favor, fechando o negócio com sucesso.
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