Como fazer escala de trabalho: passo a passo prático

Entenda como fazer escala de trabalho bem definida e organizada para elevar a produtividade do seu negócio!
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Para atender as demandas da sua empresa, é essencial saber como fazer escala de trabalho de modo a organizar a jornada dos colaboradores e otimizar as atividades. Uma dúvida comum é saber como planejar esses horários sem ir contra o que diz a CLT.

Para te ajudar, vamos mostrar o que diz a legislação sobre o assunto e, ainda, explicar como fazer escala de trabalho no seu negócio de forma prática. Acompanhe!

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O que diz a legislação sobre a escala de trabalho?

Antes de apresentar como montar a escala de trabalho dos funcionários da empresa, é importante saber o que diz a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) sobre o assunto:

  • A jornada do trabalhador não pode ultrapassar as 8 horas diárias;
  • É possível que o trabalhador faça duas horas extras diárias (além das 8h da jornada), que devem ser pagas como adicional de hora extra;
  • Entre as jornadas de trabalho, é preciso haver um intervalo de, no mínimo, 11 horas;
  • Jornadas que ultrapassem 6 horas diárias precisam ter uma pausa para almoço ou repouso de, no mínimo, 1 hora e no máximo 2 horas.

O que mudou com a Reforma Trabalhista?

A Reforma Trabalhista, de 2017, que apresentou novas regras para as obrigações trabalhistas, trouxe uma nova escala de trabalho.

A mudança foi que o colaborador pode fazer a jornada 12×36, isto é, trabalhar por 12 horas e descansar por 36 horas, porém, deve ser definido em acordo individual entre o empregado e empregador. 

Antes da Reforma, esse modelo de jornada só era permitido para contrato de trabalho de plantonistas, como enfermeiros, médicos e outros.

Como fazer escala de trabalho?

Saiba como fazer a escala de trabalho na empresa com o passo a passo a seguir.

1. Verifique o período de trabalho de cada colaborador

O primeiro ponto é verificar se as horas trabalhadas pelo colaborador estão de acordo com o que diz a legislação, se atende as demandas do negócio e se não está sobrecarregando o profissional.

Então, veja como estão as escalas da equipe, que pode ser, por exemplo, a 5×1. E como funciona a escala 5×1? Aqui, o trabalhador trabalha por 5 dias seguidos, tem um dia de folga e um domingo de folga ao mês. A jornada diária é de 7 horas e 20 minutos.

Há ainda a escala de 5×2, em que 5 dias trabalhados e há 2 dias de folga, sendo que domingos e feriados não são compensados e devem ser remunerados em dobro. Já na escala de trabalho 6×1, o profissional trabalha por seis dias e o sétimo é de descanso.

2. Classifique os colaboradores

Os profissionais de uma equipe apresentam desempenhos variados, então, é importante medir como é a performance de cada um para montar a escala de trabalho. Assim, aqueles com maior desempenho e experiência podem ficar para cobrir horários com maior fluxo de clientes, por exemplo.

3. Comunique os colaboradores sobre a escala

Além de seguir o que diz a CLT e estabelecer uma escala justa e equilibrada para todos, é fundamental comunicar todos os trabalhadores sobre as jornadas, pausas no expediente e dias de descanso. Assim, evitam-se mal-entendidos e transtornos com a equipe.

Tenha em mente também que qualquer alteração na jornada, devido a alguma data especial ou compensação de feriados, precisa ser avisada previamente aos profissionais para que eles possam se planejar com tranquilidade.

4. Analise o movimento do seu negócio

Monte a escala de trabalho segundo a movimentação e demandas da empresa. Com isso, em horários com um público maior, você disponibiliza mais colaboradores para atender, oferecendo, assim, a melhor experiência aos seus clientes.

5. Escute os colaboradores

Muitas vezes, a escala de trabalho não está adequada, mas o gestor não percebe. Então, veja a percepção dos colaboradores sobre as jornadas e escute o que eles têm a dizer, fazendo ajustes sempre que necessário. 

Uma simples mudança pode elevar a produtividade e trazer mais engajamento para a equipe.

6. Ofereça um local adequado para pausas e descanso

A empresa precisa organizar as escalas, mas também pensar em oferecer comodidade aos colaboradores nos horários de pausas e descanso. 

É importante que eles tenham onde se sentar e um ambiente para as refeições para poderem relaxar, descontrair e recarregar as energias para continuar as atividades do expediente. 

Com isso, eles sabem que a empresa se preocupa com seu bem-estar e ficam mais motivados com o trabalho.

7. Faça uma boa gestão das escalas de trabalho

O empreendedor precisa ter um controle das escalas de trabalho, e isso pode ser feito com o sistema de ponto eletrônico, ou com o uso de planilhas, ou de softwares especializados.

É preciso verificar se a jornada está sendo cumprida conforme o determinado para que nenhum colaborador fique sobrecarregado com a ausência do outro. 

Uma dica é também acompanhar os resultados do negócio, avaliando se as escalas de trabalho estão adequadas ou precisam ser reformuladas.

Quais erros evitar ao fazer a escala de trabalho?

Seja na escala de trabalho online, no modelo híbrido ou presencial, é preciso que o empreendedor evite erros, como:

  • Deixar de seguir o que diz a CLT sobre a jornada de trabalho;
  • Não ouvir as queixas de colaboradores sobre as escalas acordadas;
  • Não ser transparente com a equipe sobre as regras da escala de trabalho e sobre mudanças nos horários;
  • Não observar se a escala está injusta ou sobrecarregando os colaboradores.

Perguntas frequentes sobre como fazer a escala de trabalho

Entenda mais sobre como fazer a escala de trabalho na sua empresa, acompanhando outras dúvidas sobre o tema.

Como calcular a escala de trabalho?

É preciso multiplicar as horas trabalhadas por dia pelo número de dias trabalhados na semana e, depois, multiplicar esse resultado por 5, pois se considera 5 semanas de trabalho no mês.

Se um profissional trabalha das 8h às 17h, com uma hora de almoço, e cinco dias por semana, o cálculo da escala é 8 (horas por dia) x 5 (vezes por semana), o que dá 40 horas de jornada semanal.

Já, para a jornada mensal nesse exemplo, é só multidisciplinar 40 x 5, ou seja, 200 horas de trabalho mensal.

Como fazer escala simples?

O empreendedor pode estabelecer a escala simples de 5×2, assim, o trabalhador trabalha 5 dias seguidos e tem 2 dias de folga, geralmente no sábado e domingo.

Como ficam as folgas e intervalos nas escalas de trabalho?

Os intervalos são diferentes segundo cada jornada diária: 

  • Jornadas de até 4 horas, não é preciso ter intervalo;
  • De 4 a 6 horas, o intervalo mínimo deve ser de 15 minutos;
  • Em jornadas maiores que 6 horas, o intervalo mínimo é de 1 hora e máximo de 2 horas. 

No caso das folgas, é preciso que, pelo menos uma vez ao mês, ela caia em um domingo, exigindo que o empreendedor adote um esquema de revezamento.

Quem trabalha das 8 às 18 tem quantas horas de almoço?

A pausa para o almoço deve ser de, no mínimo, 1 hora e, no máximo, 2 horas em escalas de trabalho com mais de 6 horas.

Gerencie as escalas de trabalho com um sistema de gestão Omie!

Lidar com os recursos humanos de um negócio exige calcular os custos dos funcionários e montar escalas eficientes. Afinal, é preciso garantir equilíbrio financeiro e boa produtividade na empresa.

Uma dica para que sua equipe possa trabalhar de forma alinhada é adotar um sistema ERP de gestão, como o da Omie. Assim, você integra os diferentes setores, acompanhando os trabalhos e delegando as tarefas com mais tranquilidade.

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