Como fazer o cálculo pro rata na empresa?

Pagamentos ou recebimentos podem ser proporcionais ao tempo do serviço prestado. Reconheça quando o cálculo pro rata é utilizado.
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Ao mudar de emprego no meio do mês ou cancelar um serviço antes do fim desse período, os valores pagos ou recebidos são menores do que o esperado. Isso acontece por conta do cálculo pro rata, uma atividade contábil comum ao dia a dia de empresas e trabalhadores.

Esse termo é derivado do latim e significa “medir ou racionar proporcionalmente”. Sua aplicação é encontrada tanto na área financeira quanto trabalhista e de consumo — e é muito importante que você, contador, domine o assunto para ajudar nos cálculos dos seus clientes.

Acompanhe neste artigo todas as informações que você precisa para entender sobre o cálculo pro rata, qual sua importância para a gestão financeira das empresas e como organizar as contagens de forma simples em planilhas eletrônicas. Acompanhe!

Em que casos é preciso usar o cálculo pro rata?

O cálculo pro rata é utilizado em momentos específicos, quando é possível pagar por um produto ou serviço de forma proporcional. Mas, para que as contas sejam devidamente realizadas, essa possibilidade já deve estar prevista em contrato.

É possível aplicar o cálculo pro rata na contratação ou demissão de um colaborador. Por exemplo, se você admitiu uma nova pessoa para seu time no dia 15, o pagamento desse funcionário será proporcional ao tempo trabalhado naquele mês.

Esse cálculo também se aplica à rescisão de contratos de trabalho, considerando o salário do colaborador no mês, bem como férias, décimo terceiro e demais benefícios oferecidos pela empresa.

Outro momento em que se pode utilizar esse cálculo é na contratação de um serviço ou produto. Imagine que sua empresa está mudando de provedor de internet e o novo plano foi contratado no dia 20. A primeira fatura virá com valor proporcional aos dias de uso nesse primeiro mês.

Além disso, juros e pagamento de dividendos também podem ser influenciados pelo cálculo pro rata. Se a empresa realizou aplicações financeiras no dia 10, receberá os rendimentos de modo proporcional a esses dias em que o dinheiro estava rendendo no banco ou corretora.

Essa possibilidade de pagar valores abaixo do acordado em determinadas situações é essencial para que a empresa seja justa ao pagar ou receber recursos e ajuda no equilíbrio das contas, mantendo a saúde financeira da instituição.

De qualquer maneira, todos os valores devem ser previstos no planejamento financeiro, para que não impactem a gestão da empresa, além de evitar grandes efeitos no caixa no final de um período.

Como usar o cálculo pro rata na empresa?

Em qualquer situação que permita o cálculo de valores de forma proporcional, é possível aplicar o cálculo pro rata, desde que se tenha algumas informações básicas, como o valor total de determinado contrato, salário ou dividendo, além do tempo devido de cada valor.

A depender do uso, existem alguns tipos de pro rata, como veremos a seguir.

Tipo de situação

Já comentamos brevemente sobre as aplicações do cálculo pro rata, vamos ver com mais detalhes sobre cada caso.

É muito importante estar atento ao tipo de situação, para evitar que algum cálculo seja feito incorretamente e gere problemas para a empresa, além de ajudar no controle de despesas organizadas em planilhas de gastos.

  • Trabalhista: esse tipo de pro rata envolve as questões dos colaboradores de uma empresa. Se um funcionário for contratado no dia 20, ou demitido no dia 10, no final do mês, receberá o valor do salário proporcional aos 10 dias trabalhados.
    Aqui os benefícios também devem ser calculados de forma proporcional, como vale transporte e vale refeição. Com relação às férias, décimo terceiro e algum bônus que a empresa possua, a regra é a mesma, mas a proporção é realizada com base nos meses trabalhados ao longo do ano;
  • Consumo: outra possível aplicação do pro rata é na área de consumo de serviços (em especial). Por exemplo, ao contratar um pacote de serviços telefônicos ou de internet no dia 15, a primeira fatura não terá o valor “cheio”, mas será proporcional ao tempo de uso;
    O mesmo vale para o cálculo de juros no pagamento da fatura. Se for indicado que determinada conta possui juros simples de 2% ao mês e o pagamento for realizado 15 dias após o vencimento, o valor da conta será acrescido de 1% de juros, mais mora e outras taxas que podem ter sido indicadas.
  • Contabilidade: essa aplicação é tão importante quanto as demais citadas para as empresas, pois impacta diretamente no seu fluxo de caixa. Aqui estão englobadas questões como juros de empréstimos e financiamentos (que são calculados como explicados logo acima), mas também a distribuição de lucros e rendimentos pode ser calculada com pro rata.

Tipo de período

Outra forma de classificar é por dia ou por tempo, a depender do momento em que a pro rata será utilizada.

  • Pro rata die: o termo pode ser traduzido como “proporcional ao dia” e, nesse caso, o período considerado é um único dia. Possui menos casos de aplicação, mas é visto comumente em cálculos relacionados ao fluxo de caixa e contratos financeiros;
  • Pro rata temporis: pode ser traduzido como “proporcional ao tempo”, utilizado de forma mais ampla, pois considera períodos de tempo maiores do que um dia. Os usos foram explicados em mais detalhes logo acima.

Bannner para conhecer o sistema

Qual a fórmula do cálculo pro rata?

Essencialmente, o cálculo é realizado com uma regra de três, sendo bem simples de ser efetuado – mas nem por isso deve ser feito sem atenção, afinal, essa é uma das atribuições do contador ao prestar serviços para as empresas.

Para tornar mais simples o entendimento do cálculo, vamos a um exemplo que pode ser facilmente encontrado nas empresas: um colaborador foi contratado com salário de R$ 3000 e iniciará no dia 20, terminando o mês com 10 dias trabalhados.

O pagamento nessa instituição é realizado no 5º dia útil do mês seguinte, por isso a folha de pagamento é fechada no dia 30.

Para calcular o valor a ser recebido pelo colaborador, você faz a seguinte conta:

  • R$ 3000 = 30 dias;
  • R$ X = 10 dias

A próxima etapa é:

  • R$3000 x 10 dias = R$30000;
  • 30 x X = 30X;
  • R$30000/30 = X;
  • R$1000 = X.

No pagamento, o colaborador receberá R$ 1000 referente aos dias trabalhados.

Como fazer o cálculo pro rata no Excel?

Também é possível calcular o pro rata no Excel, aproveitando a facilidade das planilhas eletrônicas e tornando esse processo mais simples. Contar com uma fórmula ajudará a reduzir erros no cálculo, evitando perdas de recursos ou retrabalho para consertar algum problema que possa surgir.

A fórmula é:

  • F = P * (1+J)N.

F é o valor final após determinado período; P é o capital principal, J é a taxa de juros (quando for o caso) e N é o período.

Vamos utilizar o exemplo anterior do salário do colaborador.

  • Em que F = salário recebido;
  • P = salário-base = R$ 3000;
  • J = juros, nesse caso não é considerado = 0;
  • N = período de 10 dias, equivalente a ⅓ do mês = 0,34;
  • F = 3000 * (1+0)0,334;
  • F = R$ 1000.

Mantenha o controle das finanças

O cálculo pro rata ajuda na organização das finanças da empresa, ao reduzir valores que podem ser pagos ou recebidos pela instituição, mostrando com mais clareza os impactos que eles terão no caixa ao longo do tempo.

O pro rata faz o cálculo proporcional de determinados valores e tanto o contador quanto a empresa devem prestar atenção nos casos em que eles se aplicam, evitando erros e problemas na gestão.

Para auxiliar em todo esse processo, é fundamental ter um controle financeiro. Independente do valor, a contabilização garante visão sobre o caixa da empresa, programando recursos da melhor forma possível. Para isso, conheça bem os processos do cliente e conte com o melhor da tecnologia Omie!

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