Como fazer uma boa gestão de projetos?

Entenda o que é gestão de projetos e como ela pode ser a chave para o sucesso do seu negócio
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Qualquer empresa, antes de mais nada, deve estar preparada para lidar com as diversas situações que encontrará no mundo real, sempre buscando crescer e alcançar as metas estabelecidas. É nesse momento que uma boa gestão de projetos se faz essencial, pois configura o conjunto de práticas e metodologias em prol de fazer as ideias acontecerem da melhor forma.

Para executar qualquer tipo de projeto dentro de uma empresa, é necessário considerar as diversas circunstâncias que se apresentam e desenvolver estratégias que sejam lucrativas. Ao mesmo tempo, estas devem funcionar no dia a dia e serem adaptadas ao contexto do negócio e da equipe.

Neste post, vamos entender o que é um projeto e como fazer uma boa gestão de forma inteligente e eficiente. Além disso, verá os principais benefícios e características de uma boa gestão de projetos. Mantenha-se informado e comece a colocar os conhecimentos em prática agora mesmo. Acompanhe!

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O que é um projeto?

Trata-se de um acontecimento temporário que exige planejamento, execução e controle, visando chegar a um objetivo específico. De forma mais concisa, é a maneira com que ideias passarão a se tornar realidade, de acordo com a metodologia escolhida.

No ambiente empresarial, um projeto visa agregar algo à empresa, sempre buscando seu lucro e desenvolvimento. Além disso, todo projeto é único, com etapas e recursos limitados conforme o planejamento. Esse ponto diz respeito ao planejamento geral da empresa, que conecta o setor financeiro, administrativo, de pessoal e até mesmo o atendimento ao cliente.

Ainda, qualquer tipo de projeto deve ter objetivos claros e bem estabelecidos, para que sejam traçadas as estratégias corretas para chegar ao objetivo que se busca alcançar, com um bom plano de ataque e sempre acompanhando de perto os resultados.

Dessa forma é possível ter visibilidade sobre o que está em curso na sua empresa, tomando decisões ágeis nos momentos certos e direcionando recursos quando for necessário.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos nada mais é do que a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas na elaboração de um plano para que seja possível chegar aos objetivos desejados.

O  conceito de gestão de projetos é definido de acordo com o PMBoK (Project Management Body of Knowledge), o guia de conhecimento em gerenciamento de projetos do PMI (Project Management Institute).

Ainda, tem como principal objetivo transformar os planos da empresa em realidade, de acordo com estratégias que funcionem e tragam lucratividade e bom desempenho, sempre com a finalidade de alcançar e atender às necessidades tanto da empresa quanto do cliente final.

Essas duas pontas do negócio – cliente e empreendedor – são lados que devem estar em constante troca e boa relação. Com uma gestão de projetos adequada, será possível atingir um bom fluxo de resultados e entrega. Veja sua função a seguir.

Qual a função da gestão de projetos?

A gestão de projetos só traz benefícios para qualquer tipo de empresa, e é uma etapa essencial para qualquer empresário que busca chegar aos seus objetivos de forma mais eficiente, tomando decisões acertadas.

Alguns desses benefícios são a otimização do tempo, já que os processos estarão melhor divididos, o que resulta em mais eficiência em todos os desdobramentos e minimização dos riscos, ao considerar todo o cenário no momento do planejamento.

Assim, é muito mais fácil se preparar para os empecilhos que possam surgir, mantendo equipes mais engajadas, uma vez que cada um dos colaboradores saberá exatamente seu papel no projeto e como desempenhá-lo de forma otimizada.

Além disso, é uma forma de obter maior agilidade na tomada de decisões de maneira a não perder tempo frente a uma oportunidade de investimento ou crise.

Como fazer uma gestão de projetos de excelência?

Ainda segundo o PMBoK, todo projeto de sucesso conta com etapas específicas. Essa divisão busca manter a organização do projeto e torná-la mais eficiente, sempre aproveitando os recursos disponíveis no menor tempo possível. A seguir, veja quais são as etapas.

Início do projeto

Aqui, são estabelecidos os resultados esperados de todas as partes envolvidas. Além disso, são consideradas as necessidades das partes interessadas, as autorizações necessárias e o valor que o projeto custará para que seja apresentado aos responsáveis.

Nesse momento, ocorre a assinatura do Termo de Abertura do Projeto pelo gestor responsável, já tendo em mente o objetivo e o plano traçado para alcançá-lo.

Planejamento

Essa é a parte mais importante, já que é com base nela que o projeto terá andamento. Desse modo, devem ser considerados os requisitos dos clientes, restrições existentes, definição de diretrizes do projeto, cronograma de metas, um bom plano de comunicação entre todos os envolvidos, além do registo de riscos existentes no cenário do projeto.

Execução

Aqui, deve-se colocar em prática tudo aquilo que foi alinhado na fase de execução, coordenando os envolvidos para desempenhar suas funções da maneira estabelecida para que o projeto siga e tenha sucesso.

Nesta etapa é essencial contar com diálogo e comunicação direta entre os responsáveis. Esses elementos garantem que as demandas sejam cumpridas e que todos os envolvidos atuem de forma integrada.

Controle

Monitoramento e controle são essenciais para que se chegue ao resultado esperado, logo, precisam ser considerados constantemente em uma boa gestão de projetos. Nesse caso, os critérios usados devem ser aqueles definidos na fase de planejamento, e é necessário certificar que estão sendo cumpridos da forma estabelecida.

Encerramento

O encerramento do projeto só pode acontecer quando não houver nenhuma pendência em todo o curso da gestão, desde as entregas até o pagamento dos colaboradores, além, é claro, da validação do projeto com as partes interessadas.

Como a tecnologia Omie auxilia na gestão de projetos?

Existem ferramentas que tornam a gestão de projetos um processo muito mais otimizado e com uma maior taxa de sucesso, como é o caso do sistema Omie ERP. Por meio dele, é possível fazer o controle de todo o seu negócio em uma mesma plataforma, de forma organizada e muito mais otimizada.

Assim, fica muito mais descomplicado ter controle das diversas áreas da sua empresa e do seu projeto, já que a plataforma atua em diversos segmentos e oferece inúmeros serviços, como gestão financeira, emissão de notas fiscais, integração com o contador, entre muitos outros benefícios que tornarão a gestão do seu processo mais simples, com apenas um clique!

As etapas da gestão de projetos se beneficiam da tecnologia a partir, principalmente, da capacidade que esta oferece para integrar os setores e dados de um negócio. Por meio de um software especializado, intuitivo e completo, sua gestão terá tudo para ser um sucesso.

A importância de uma gestão de projetos inteligente

Agora que você já sabe como é importante ter uma gestão de projetos que prime pela eficiência e bons resultados, fica muito mais fácil aplicar esses conhecimentos no dia a dia da sua empresa, ainda mais se contar com a ajuda certa.

Neste conteúdo, você aprendeu o que é uma gestão de projetos, quais as etapas indispensáveis, como colocar suas ideias em prática e de que maneira as inovações tecnológicas podem contribuir para mudar sua trajetória.

Para ter acesso a mais conteúdos sobre empreendedorismo, finanças e vida real dentro de uma empresa, tudo isso de forma descomplicada, não deixe de conferir o blog da Omie! Mantenha-se informado e preparado para os desafios!

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