Como lidar com clientes contábeis desorganizados?

Aprenda como orientar a seus clientes desorganizados para terem uma rotina mais produtiva
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No mundo corporativo, o contador profissional precisa saber lidar com diversas situações. Com seus clientes contábeis não é diferente: é necessário um certo jogo de cintura para não deixar que as circunstâncias do dia a dia atrapalhem sua relação profissional.

Se você tem dificuldades em estabelecer regras e limites para a desorganização de seus clientes e sente que essa situação está muito desconfortável, saiba que tem como revertê-la e melhorar essa relação comercial.

Continue a leitura e aprenda a identificar o perfil de cada cliente desorganizado. E mais: saiba como lidar com cada um. Vamos lá?

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Afinal, quem são os clientes contábeis desorganizados?

De fato, a captação de clientes contábeis traz seus mistérios e surpresas quanto ao perfil do cliente com quem você fechará um contrato.

Ou talvez você esteja convicto de que seu cliente não tenha mais jeito e o melhor é dissolver essa relação profissional. Mas, calma! Antes de tudo, o melhor é identificar cada perfil para saber, enfim, como lidar da melhor forma com cada um.

Isso porque ao conhecer realmente o jeito de cada cliente, fica mais fácil lidar com as situações que vão surgindo ao longo do caminho, e escolher a solução mais viável para o momento. Infelizmente, o cliente desorganizado é o que mais dá trabalho ao contador profissional, pois acaba por desvalorizar todo o seu trabalho.

Além disso, essa relação pode acabar se tornando tão desgastada que acaba por comprometer toda a rotina de seu escritório contábil.

Para que isso não ocorra, preparamos algumas dicas práticas de como identificar seu cliente. Confira abaixo alguns perfis de clientes contábeis e como lidar com cada um deles.

1. O cliente que sonega 

Seu perfil:

  • Não se compromete em enviar informações reais: envia informações erradas, se esquece de enviar extratos bancários que serão relevantes para o fechamento do mês e para emissão de relatórios, entre muitas outras coisas.
  • Viola os princípios da contabilidade: lança receitas e despesas na competência errada, violando, assim, os princípios da contabilidade. Só que esses incidentes acabam por levar o gestor à frente do negócio a tomar as decisões erradas, comprometendo o estabelecimento como um todo.
  • Não contribui com a contabilidade da empresa: perde prazos de envio, perde documentos importantes, não cumpre acordos etc. Resumindo, não facilita o dia a dia do contador responsável pela administração fiscal do negócio.

Como lidar com esse cliente:

A sonegação é extremamente prejudicial e perigosa no cenário legislativo. Inclusive, vale ressaltar que sonegar imposto é considerado crime, de acordo com a lei 8.137, de 27 de dezembro de 1990 e a pena prevista para essa prática vai de 6 meses a 2 anos de prisão. Além disso, a multa salta para 10 vezes mais do valor do tributo sonegado.

Há dois tipos de multas e elas variam conforme a situação em que a sonegação foi descoberta e revelada:

  • Por declaração do próprio empresário responsável pela empresa, em que o valor da multa é o total devido mais o acréscimo de 20%, incluindo os juros.
  • Por autuação da fiscalização onde é a Receita Federal por quem descobre e a multa é o valor devido mais o acréscimo de 75%, incluindo juros de mora diária.

2. O cliente que não tem gestão financeira

Seu perfil:

  • É desorganizado com arquivos físicos e digitais: ou seja, não digitaliza os documentos e nem organiza os arquivos físicos necessários em casos de auditoria e fiscalizações.
  • Não atualiza lançamentos e conciliação: ficar um longo tempo sem atualizar os lançamentos e conciliações afeta a tomada de decisões e compromete toda a estrutura financeira do negócio. Ademais, sem estar ciente da situação, a empresa corre o risco de estar à beira da falência, já que as atualizações não são lançadas.

Como lidar com esse cliente:

Aconselhe seu cliente a manter os arquivos e documentos sempre em dia e devidamente organizados. Vale a orientação para digitalizá-los, inclusive para facilitar o acesso e a conferência. Indique um sistema de gestão em nuvem confiável e preciso. Nós da Omie possuímos um ERP eficiente e seguro, que poderá auxiliar nessa jornada de conscientização e modernização de todos os processos empresariais.

Além disso, oriente-o para que faça um planejamento, que será positivo para a saúde financeira de sua empresa, contabilizando os gastos, estipulando as metas corretamente, realizando previsões de futuros cenários etc.

Dica: para se aprofundar mais no tema de gestão, aconselhamos a leitura de nosso artigo no blog: Veja 6 melhores práticas de gestão em empresas e lucre mais – Blog Omie.

3. O cliente que mistura os gastos pessoais e profissionais 

Seu perfil:

  • Possui falta de educação financeira: perceba que, normalmente, é o empresário “faz tudo” de seu negócio, inclusive, o gestor financeiro, mesmo sem entender de contabilidade. Mistura perigosamente as contas e despesas pessoais com as profissionais. Não sabe seu lucro líquido do mês, se está devedor, se está com margem a mais, enfim, não tem domínio das suas finanças.

Como lidar com esse cliente:

Mostre a seu cliente a importância de separar a vida financeira pessoal e profissional, para que ambas fluam e não entrem em conflito. Essa organização financeira é imprescindível para evitar inadimplências, multas, protestos e demais dores de cabeça.

Explique a ele que misturar as duas contas se torna uma bomba em mãos, já que possivelmente acabará por comprometer a sua reserva de emergência pessoal.

Mostre a importância do seu trabalho contábil a seus clientes

Por vezes, torna-se necessário fazer com que seus clientes na área contábil entendam a importância de sua atuação no empreendimento para o qual seus serviços contábeis foram contratados, já que muitas das situações de negligência vêm da falta desse entendimento.

O profissional contábil otimiza e reduz as burocracias costumeiras, identifica possíveis erros e evita possíveis rombos financeiros que poderiam desestruturar a empresa.

Além do mais, veja alguns outros benefícios para discorrer com seu cliente sobre a importância de uma contabilidade bem-organizada:

  • Possibilita a economia em impostos devido ao planejamento tributário;
  • Ajuda no estabelecimento do valor da empresa;
  • Realiza a participação em licitações;
  • Possibilita que créditos sejam adquiridos facilmente;
  • Mapeia as oportunidades de crescimento para o negócio;
  • Auxilia a avaliar os riscos e perdas envolvidos no empreendimento.

Facilite sua rotina contábil com a Omie

Como vimos, conhecer o perfil de cada cliente é importante e ajuda na compreensão de como determinado cliente se comporta legalmente. Essa atitude facilita seu trabalho e a relação com seus clientes de contabilidade.

Mais do que ser apenas um profissional contábil que organiza a vida fiscal, você pode ser um consultor que vai além da entrega das obrigações que são parte das suas funções de contador. Além do mais, a contabilidade é uma parte crucial do negócio e negligenciá-la pode trazer inúmeros prejuízos financeiros à empresa de seu cliente.

Para facilitar e otimizar a sua rotina contábil, conte com a Omie para eliminar papéis e planilhas e concentrar todas as informações necessárias do seu negócio em apenas um local. Com o Painel Omie exclusivo para rotinas contábeis, você elimina refações e não perde tempo entre suas demandas, e ainda conta com a integração fiscal de que precisa no dia a dia. Entre em contato com nossos consultores e solicite uma proposta.

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