Há alguns processos indispensáveis para manter a saúde financeira da sua empresa. A conciliação de cartões de crédito, por exemplo, é uma parte essencial do seu fluxo de caixa, uma vez que permite que você confira as informações das vendas feitas com esse meio de pagamento.
Dessa forma, é possível rastrear a origem de um pagamento até que o dinheiro esteja disponível na conta de seu negócio. Isso te ajuda a identificar possíveis erros, inconsistências financeiras e até fraudes nos valores recebidos.
Entenda melhor o conceito de conciliação de cartões de crédito, sua importância e como fazê-la!
O que é a conciliação de cartões?
A conciliação de cartões é uma prática essencial para o controle financeiro empresarial. Consiste em conferir os lucros e recebimentos dos cartões de crédito e débito, além de verificar as taxas cobradas em cada transação para garantir um fluxo de caixa preciso.
Também envolve checar os dados financeiros das operadoras, como as compras realizadas na sua empresa, para certificar-se de que os valores pagos, prazos e descontos estejam corretos.
Assim, ao realizar a conciliação, você garante que todas as vendas e pagamentos feitos com cartões estejam adequadamente registrados no caixa da empresa, além de conferir se as taxas acordadas com as operadoras estão sendo descontadas devidamente.
Caso sejam identificadas disparidades, é importante entrar em contato com a operadora do cartão para investigar o motivo e solicitar a correção necessária.
Importância da conciliação de cartões
A conciliação de cartões protege a saúde financeira da sua empresa e ajuda a gerenciar o fluxo de caixa de forma mais eficiente. Mantendo esse controle em dia, você garante informações precisas e consegue planejar melhor os recebimentos, principalmente das vendas feitas com cartão. Confira por que ela é importante.
Redução de erros
Ao conferir os registros do seu sistema com as informações das operadoras de cartão, você consegue identificar possíveis erros ou cobranças indevidas. Isso evita prejuízos financeiros e ainda te ajuda a corrigir cancelamentos inesperados e vendas duplicadas.
Dessa forma, você ganha tempo para resolver qualquer problema e manter tudo funcionando corretamente.
Transparência financeira
A conciliação de cartões é essencial para você ter um controle preciso sobre as vendas feitas com cartão de crédito. Isso permite identificar possíveis falhas nos repasses das operadoras e garantir que tudo esteja em ordem. Com essa prática, você mantém a transparência e a segurança das transações da sua empresa.
Identificar valores a receber com o desconto da taxa
Ao realizar a conciliação de cartões, você não precisa mais se preocupar com cálculos complicados. Essa ferramenta vai te ajudar a acompanhar os diferentes valores de vendas a receber conforme as taxas para crédito parcelado, débito, cartão alimentação e outras formas de pagamento. Assim, você terá mais controle e tranquilidade na gestão de vendas da sua empresa.
Controle de fluxo de caixa
Com a conciliação em dia, você pode acompanhar de perto as entradas e saídas de dinheiro, identificar possíveis padrões de gastos e recebimentos.
Dessa forma, será possível planejar com mais eficácia as finanças do seu negócio e analisar a necessidade de obter crédito empresarial para ajudar seu empreendimento a crescer.
Identificação de vendas e lançamentos no cartão
Quando seu negócio cresce, fica complicado acompanhar todos os pagamentos na sua conta bancária. Às vezes, é difícil saber, só olhando o extrato do dia, se um estorno de cartão de crédito ou uma transferência aconteceram.
Com a conciliação do cartão, todas as transações são identificadas de forma simples. Isso te dá informações claras e precisas para tomar decisões financeiras importantes, permitindo que você fique atento aos principais indicadores de vendas da sua empresa e continue impulsionando seu faturamento.
Identificação de fraudes
Você conseguirá identificar fraudes e transações suspeitas, mantendo a segurança do seu negócio. Assim, estará protegendo o seu patrimônio e evitará problemas financeiros.
Quais problemas podem ser evitados com a conciliação de cartões?
A conciliação de cartões evita uma série de problemas que podem afetar a saúde financeira do seu negócio. Por exemplo, cobranças indevidas que podem surgir quando as operadoras de cartão cobram taxas erradas, em duplicidade ou diferentes do que foi acordado em contrato.
Além disso, os cancelamentos de vendas podem se tornar um transtorno comum para empresas que não realizam a conciliação diária. Essa situação ocorre quando um cliente faz uma compra, mas a cancela no prazo estabelecido por lei.
Outro ponto importante são os estornos, que acontecem quando o titular do cartão contesta uma compra por não reconhecer a transação. Essas situações estão muitas vezes ligadas a erros, má-fé ou até mesmo fraudes, como no caso de cartões clonados.
Portanto, ao realizar a conciliação de cartões de forma regular e eficiente, você se protege contra esses problemas e mantém a segurança das operações financeiras da sua empresa.
Além disso, se você ainda faz tudo manualmente, corre o risco de perder tempo e cometer erros que vão te dar dor de cabeça, como falhas de digitação, falta de segurança nas vendas, e até prejuízos financeiros.
Como fazer a conciliação de cartão de crédito
Para realizar a conciliação de cartões de forma eficiente em seu negócio, é possível simplificar o processo com alguns passos importantes.
Registre as vendas diariamente
Fazer a conciliação todo dia é muito importante para não acumular informações. Quando você registrar as vendas, não esqueça de registrar como o número de parcelas, o valor e a data da venda.
Além disso, guardar os comprovantes das vendas é essencial! Assim, se tiver algum erro no registro das operadoras, você terá os documentos para mostrar e corrigir a situação sem dificuldade.
Acompanhe as taxas cobradas pelas operadoras
Na hora de conferir os recebimentos das vendas no cartão, é importante comparar os dados com os valores que você recebeu depois das taxas e encargos bancários. É bom se atentar a alguma cobrança errada e conferir se os valores estão de acordo com o combinado no contrato.
Geralmente, as operadoras demoram cerca de 30 dias para transferir o dinheiro para sua conta e enviar o extrato. Mas, às vezes, uma venda não é registrada corretamente pela operadora do cartão, o que pode prejudicar seu negócio.
Organize os valores por data
Para facilitar o controle, separe as contas do cartão por data e classifique como pagamento à vista, parcelado ou com vales. Isso ajuda a manter os recebimentos organizados e evitar problemas de atraso. Assim, você terá um controle mais fácil e preciso das finanças da sua empresa.
Tenha o controle dos extratos bancários
Para ter um controle eficiente, confira as questões do banco no final da conciliação. Cheque se as informações dos extratos de pagamento das operadoras estão e acordo com os dados do banco. Isso ajuda a garantir que as transações foram feitas corretamente e que as taxas foram cobradas do jeito certo.
Além disso, a conciliação bancária é bem útil para controlar o dinheiro que entra e sai, principalmente com os pagamentos eletrônicos, o que facilita planejar melhor, saber quais formas de pagamento os clientes mais usam e criar estratégias para atrair mais público.
Separe os lançamentos de cada cartão
Quando as negociações e transações comerciais são frequentes, pode ser complicado acompanhar os lançamentos sem confundir as bandeiras e empresas de cartão. Para facilitar o entendimento do fluxo de caixa diário, é importante separar os repasses e transferências correspondentes a cada cartão.
Dessa forma, o extrato bancário se torna menos complexo e mais fácil de ler, ajudando a manter o controle das finanças do negócio de forma mais clara e organizada.
Refaça as contas ao encontrar erros de operação
É importante ficar de olho e corrigir erros de operação durante a conciliação das vendas. Assim, você consegue identificar problemas, como vendas repetidas ou cancelamentos não registrados corretamente.
Mesmo pequenos enganos podem passar despercebidos, mas têm um impacto grande no final das contas. Além de prejudicar as finanças, um erro não corrigido causa problemas, até mesmo, com clientes, resultando em ajustes ou até processos judiciais.
Use uma ferramenta conciliadora de crédito
Realizar a conciliação de cartão de crédito manualmente pode ser um desafio. Isso costuma resultar em processos improdutivos, informações descentralizadas e perdidas, além de um planejamento ineficaz.
Se sua empresa ainda não tem um sistema de conciliação de cartão, está sujeita a erros e perda de tempo. Para solucionar essa questão, você pode contar com a ajuda de um conciliador de cartões, um software desenvolvido para fazer essas conferências automaticamente, evitando equívocos nos repasses entre a operadora e o seu negócio.
Automatize processos e evite prejuízos em sua empresa
Acompanhar as vendas com cartão diariamente é importante, mas fazer manualmente demanda tempo. Então, a conciliação de cartões se torna mais simples, econômica e segura com a tecnologia certa.
Investir em um sistema de gestão como o ERP da Omie reduz custos, digitaliza processos e aumenta a eficiência nas operações. Você terá controle total das vendas e recebimentos e sua agenda financeira atualizada em tempo real.
Desfrute de um controle financeiro simplificado, conta digital sem tarifa de manutenção, conciliação bancária automática, sistema antifraude para segurança, pagamentos automatizados e muito mais. Experimente as soluções financeiras da Omie e simplifique sua gestão financeira hoje mesmo!
