O processo de conciliação bancária é vital para a estabilidade financeira de empresas e pessoas, fazendo com que ambas as fontes estejam alinhadas e que todas as transações sejam devidamente contabilizadas, fornecendo uma nítida perspectiva sobre a situação financeira, permitindo um planejamento mais eficiente.
Neste guia completo, você aprenderá o que é a conciliação bancária, sua importância, conhecerá as ferramentas para conciliação bancária, além de como realizá-la passo a passo e, claro, dicas para torná-la mais eficiente.
Se você deseja otimizar sua gestão financeira, continue lendo e descubra como a conciliação bancária pode ser um aliado poderoso na sua rotina financeira.
O que é conciliação bancária?
Comparar os registros financeiros internos com as movimentações registradas no extrato bancário é o cerne principal da conciliação bancária. A ideia principal é garantir a exatidão de todas as transações, como, por exemplo, pagamentos, depósitos e saques, assegurando que não haja disparidades entre dados diferentes.
Este procedimento ajuda a encontrar erros, fraudes ou omissões em contas, proporcionando uma visão clara da saúde financeira.
Quando é realizada uma conciliação, o empreendedor pode tomar decisões mais informadas, além de manter sua contabilidade em ordem, facilitando a identificação de problemas financeiros antes que se tornem críticos.
Em suma, a importância da conciliação bancária é imensa e uma prática que privilegia a transparência e o rigor nas finanças, como ferramenta valiosa de paridade ou controle do planejamento financeiro.
Para que serve a conciliação bancária?
As principais funções da conciliação bancária são:
- garantir a consistência e a precisão dos registros financeiros de uma empresa;
- detectar e corrigir erros de registros financeiros;
- identificar transações não autorizadas, evitando riscos financeiros;
- evitar desequilíbrios financeiros;
- oferecer clareza no relatório financeiro da situação da empresa;
- auxiliar na detecção precoce de discrepâncias, como cheques sem fundos ou erros de lançamento;
- possibilitar tomadas de decisões financeiras embasadas em informações precisas;
- desfrutar de todas as vantagens de um controle financeiro e ciclo financeiro eficazes.
Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
A conciliação bancária é o processo de comparar os registros financeiros internos de uma empresa com os extratos bancários, visando garantir a correção das transações e a ausência de discrepâncias.
Sendo seu principal objetivo identificar erros, fraudes ou lançamentos não registrados, assegurando que os saldos internos correspondam aos do banco.
É realizada mensalmente, após o fechamento do extrato bancário, com foco na precisão dos registros financeiros e na integridade das transações, utilizando ferramentas como softwares de contabilidade ou planilhas para facilitar a comparação.
Por outro lado, o fluxo de caixa é uma demonstração que registra todas as entradas e saídas de dinheiro de uma empresa em um período específico, permitindo uma visão clara da liquidez e saúde financeira do negócio.
Seu objetivo é monitorar a movimentação de recursos financeiros, ajudando no planejamento de pagamentos e investimentos, além de garantir que a empresa tenha capital suficiente para suas operações.
Pode ser elaborado diariamente, semanalmente ou mensalmente, dependendo das necessidades da sua empresa, com foco na gestão do capital disponível e na previsão de períodos de sobra ou falta de caixa, utilizando também planilhas, softwares de contabilidade ou sistemas de gestão financeira, como o sistema ERP da Omie.
Como fazer conciliação bancária?
Agora que você já sabe para que serve, entenda como realizá-la, através de nossas dicas de conciliação bancária:
Reúna todos os documentos necessários
Comece reunindo todos os extratos bancários do período que você deseja conciliar, para facilitar a comparação.
Em seguida, organize seus registros financeiros internos, que podem incluir planilhas ou relatórios contábeis, para que você tenha uma visão clara das movimentações realizadas.
Analise cada documento
O próximo passo é analisar as entradas e saídas de cada documento. Compare os valores registrados internamente com os que aparecem no extrato bancário.
Marque as transações que coincidem e preste atenção especial a quaisquer discrepâncias. Isso pode incluir lançamentos que não foram registrados ou valores que não correspondem.
Investigue as diferenças
Se você encontrar diferenças, investigue-as, verificando recibos, faturas ou outros documentos que possam esclarecer a situação.
Às vezes, pode ser necessário ajustar seus registros internos para refletir transações que foram esquecidas ou incorretamente registradas.
Verifique o saldo final
O saldo que você tem em seus registros deve corresponder ao saldo disponível no extrato bancário. Se tudo estiver correto, você terá completado a conciliação com sucesso.
Caso contrário, continue a investigar as discrepâncias até que todos os valores estejam alinhados.
Documente todo o processo
Por fim, recomendamos documentar o processo de conciliação, anotando quaisquer ajustes feitos e as razões para isso.
Essa etapa ajuda a manter um histórico claro e pode ser útil para auditorias futuras.
Quando é necessário realizar a conciliação bancária?
Em geral, é recomendável que essa conciliação seja feita mensalmente, logo após o fechamento do extrato bancário, permitindo que você tenha uma visão clara e atualizada de suas finanças, identificando rapidamente qualquer discrepância.
Entretanto, além da frequência mensal, existem momentos específicos em que a conciliação se torna ainda mais necessária.
Por exemplo, após a realização de muitas transações, como durante campanhas promocionais ou períodos de alta demanda, é importante verificar se todos os registros estão corretos, para evitar surpresas desagradáveis e garantir que sua empresa esteja sempre no caminho certo.
Você também pode realizar a conciliação quando há alterações significativas na equipe financeira ou na estrutura contábil da empresa. Mudanças de pessoal podem resultar em erros ou mal-entendidos, tornando a conciliação uma etapa essencial para assegurar que tudo esteja em ordem.
Ademais, se você perceber qualquer irregularidade nos saldos, como cobranças inesperadas ou pagamentos que não foram reconhecidos, é um sinal claro de que a conciliação deve ser feita imediatamente, para o problema ser identificado e corrigido, antes que se torne maior.
Outra dica é realizar a conciliação bancária antes de auditorias ou avaliações financeiras para garantir que todos os registros estejam corretos e que você tenha uma base sólida para apresentar aos auditores, aumentando, assim, a credibilidade da sua empresa.
Quais são os erros comuns que as pessoas cometem na conciliação bancária?
Os erros mais comuns incluem:
- não realizar a conciliação regularmente;
- não manter todos os documentos arquivados;
- não conferir os detalhes das transações;
- negligenciar a inclusão de tarifas bancárias;
- não corrigir erros identificados durante o processo.
Sistema Omie de gestão online: conciliação bancária sem mistério!
Como você pôde ver ao longo deste artigo, a conciliação bancária é um processo essencial para garantir a saúde financeira do negócio, que confere consistência e precisão nos registros empresariais.
Contudo, é fundamental automatizar esse processo para facilitar a gestão e ter tempo disponível para focar em áreas estratégicas para o crescimento da empresa. Adotar um sistema ERP otimiza a conciliação bancária e alinha os registros com as transações bancárias.
Por isso, o sistema de gestão financeira online da Omie pode ser a solução ideal. Além de auxiliar a fazer conciliação bancária de forma correta e automatizada, o sistema Omie ainda oferece inúmeros outros benefícios. 100% online, é uma solução que atende desde o pequeno comércio até indústrias e prestadoras de serviços.
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