O estoque é um dos pontos chave que garante o sucesso de um negócio. No entanto, para alguns empresários, as tarefas administrativas dessa atividade ainda geram muitas dúvidas e perda de eficiência, além de desperdícios de mercadoria e dinheiro evitáveis com uma boa gestão de estoque.
Você sabe como fazer um bom gerenciamento de estoque e tudo o que esse processo pode trazer de vantagens e benefícios? Preparamos este post com dicas para aplicar na prática esse controle e entender tudo sobre o assunto.
O que é gestão de estoque?
A administração de estoque é uma das tarefas mais importantes, que devem ser realizadas nas empresas que o possuem, independentemente do tamanho. Este controle é definido, basicamente, pelo monitoramento e análises constantes de todos os produtos do seu estoque, seja produto acabado, insumos ou matéria-prima, desde o fluxo de entradas e saídas, até o controle de perdas e a necessidade de novas compras.
O controle de estoque atua sobre os processos de suprimento, envolvendo as seguintes decisões:
- O que suprir?
- Em que quantidade suprir?
- Em que momento suprir?
Essas decisões influenciam no resultado final, já que a gestão de estoque é a capacidade da empresa em controlar precisamente as quantidades de seus produtos armazenados para determinar novas demandas de compra, entendendo a relevância de seus produtos para o mercado e até quanto, em dinheiro, o estoque vale.
Qual a importância da gestão de estoque?
É preciso entender que a gestão de estoque serve, principalmente, para garantir o sucesso dos negócios e bons resultados comerciais. Não adianta manter um estoque enorme de produtos pensando que isso significa prosperidade e aumento de vendas, quando pode revelar investimento perdido e estagnado.
Manter um controle de estoque ideal para a atividade operacional da empresa é a base de qualquer negócio bem-sucedido. Ou seja, trabalhar sem excessos e estoque parado, perda de produtos por roubo ou vencimento de lote, garantindo que haja sempre disponibilidade para os seus clientes conforme a necessidade.
Por isso, é preciso também entender a oscilação de demanda que a sua empresa pode sofrer durante determinados períodos, dependendo da sua atividade e dos produtos que oferece, para definir a quantidade ideal de produtos ou matéria-prima que atendem a clientela, com total segurança e efetividade.
Outro ponto é sobre os fornecedores. Sabemos que realizar compras maiores pode significar melhores negociações e preços. Portanto, é imprescindível usar isso a seu favor e garantir sempre a melhor decisão de compra que seja vantajosa para a sua empresa e para a fidelização de fornecedores.
Fica claro e explícito o tamanho da importância que uma boa gestão de estoque tem para as empresas. Evite erros, entenda as suas peculiaridades e conheça com profundidade a sua operação com um bom gerenciamento.
Tudo isso ainda pode garantir um atendimento de maior qualidade para os seus clientes, tornando o seu negócio ainda mais competitivo no mercado.
7 métodos de gestão de estoque que você precisa conhecer
Existem alguns métodos que podem ser adotados para facilitar a gestão de estoque e garantir mais eficiência e economia nos processos internos da empresa:
1. Curva ABC
Tem como objetivo um controle de planejamento mais direcionado a itens mais significativos, categorizando os itens em A, B ou C de acordo com o valor financeiro de cada uma das mercadorias.
2. Custo médio
É o cálculo de uma nova média de custos, atualizada de acordo com cada compra feita. Assim, o preço final das mercadorias vendidas é definido de acordo com o cálculo dos valores das mercadorias anteriormente adquiridas somado às recentes.
3. PEPS
Nesse método, saem primeiro as mercadorias mais antigas, e vão sendo mantidas as mais recentes. É uma boa forma de evitar desperdício de mercadorias com prazos de validade mais curtos.
4. UEPS
Nesse caso, os produtos que entraram por último no estoque são os primeiros a serem vendidos. Esse método, porém, não é aceito pela Norma Brasileira de Contabilidade, pois gera um aumento na inflação do país, já que o custo da mercadoria comprada por último é maior.
5. Método de custo específico ou do preço específico
Nesse método, é atribuído um valor a cada um dos itens do estoque e por isso só pode ser aplicado quando for possível determinar o valor de cada um dos itens. Assim, basta somar todos os itens para chegar ao valor total do estoque.
6. Just in time
No Just In Time, o estoque é mantido em quantidade mínima para suprir as demandas da empresa e consequentemente evitar desperdícios e gastos desnecessários. Para que funcione, é preciso um acompanhamento minucioso e boa gestão do estoque.
7. Método do custo a preço de venda a varejo
Esse método analisa a soma dos estoques a preço de venda, para então avaliar os estoques finais a preços aproximados de custo, eliminando as margens de lucro.
Como fazer gestão de estoque com eficiência
Otimizar a gestão do estoque se faz muito necessário, visto que representa uma grande parcela da gestão empresarial como um todo. Sendo assim, algumas dicas podem ser implementadas para garantir mais eficiência nessa tarefa.
Tenha um inventário
Isso consiste em contar o número de materiais em estoque com o que consta na ferramenta utilizada para controle, garantindo a constante atualização da base de dados.
Padronize o cadastro de produtos
Isso evita duplicadas ou erros no momento de registro dos produtos, já que a padronização torna muito mais fácil o acesso a produtos específicos e evita que sejam perdidos por terem sido registrados sob outro nome, por exemplo.
Atenção para falta ou excesso de produtos no estoque
A falta de um acompanhamento do giro de estoque pode desencadear na falta ou excesso de produtos, o que não só compromete as vendas como também aumenta o nível de desperdício e prejuízos da empresa.
Administre itens antigos
Não deixe que itens antigos fiquem para trás, já que isso pode resultar em desperdício e prejuízo financeiro para a empresa.
Atualize entradas e saídas em tempo real
O controle de entradas e saídas em tempo real é a única forma de saber de fato qual a situação do estoque, qual a demanda para cada um dos produtos vencidos, controlando as quantidades dos mesmos para evitar faltas ou excessos.
Tenha seu estoque integrado com outros setores da empresa
Como já ficou claro, tanto o setor de compras quanto o de vendas dependem das informações repassadas pelo setor de estoque para funcionarem corretamente. Sendo assim, a melhor opção é a integração desses setores, garantindo um repasse de informações mais seguro e evitando erros.
Acompanhe as vendas
Ao acompanhar as vendas, é possível saber a demanda do produto e quando deve ser reposto, sendo possível acionar o fornecedor antes que o produto falte e cause contratempos.
Use um sistema ERP para auxiliar
Contar com o uso da tecnologia para esse tipo de tarefa pode ser um diferencial. Com um sistema ERP, como o da Omie, existe a integração total de todas as áreas da empresa, além da possibilidade de contar com uma plataforma ERP para gestão de estoque muito mais eficiente e otimizada. Tudo isso de forma simples e online, não deixe de conferir!
Os 4 principais erros na gestão de estoque
Agora que você já sabe o que é gestão de estoque, é preciso também entender quais os principais erros e assim evitá-los:
1. Comprar mais ou menos produtos do que o necessário
É extremamente importante saber exatamente o que comprar e quando comprar. Lembre-se que produto comprado a mais significa custos a mais de compra e manutenção que poderiam ser evitados; produto comprado a menos pode significar falta de disponibilidade e perda de faturamento, caso a demanda exija um estoque maior de determinado produto.
2. Não realizar inventários periódicos
Outro passo imprescindível para uma boa organização de estoque é realizar inventários periódicos para fazer o levantamento físico de todos os produtos presentes no seu estoque em determinado período.
Este é um momento importante para mapear e organizar da melhor maneira os seus produtos, tanto para otimizar e agilizar os processos quanto para identificar o estado de conservação dos produtos. Em determinados casos, deve-se analisar as datas de validade para pensar em novas estratégias a fim de vender os produtos que estão próximos ao vencimento.
3. Não padronizar e detalhar a descrição dos produtos
Cada item possui as suas particularidades, certo? Contudo, às vezes o mesmo produto pode possuir diversas cores ou tamanhos, por exemplo. Por isso, para evitar erros, o ideal é padronizar a descrição dos produtos e descrevê-la o máximo possível para garantir o registro completo dos itens e permitir que as análises sejam realizadas com mais precisão.
4. Não atualizar entradas e saídas em tempo real
Esse é um dos piores erros que alguns empresários cometem na hora de pôr em prática o gerenciamento de estoque. Se a sua empresa não utiliza um software integrado que realiza a baixa automática de seus produtos assim que a venda é concluída, é preciso ter muita atenção no momento de atualizar manualmente as entradas e saídas dos seus produtos.
Essa atualização precisa ser feita imediatamente no momento em que a operação de compra ou venda ocorreu, para que nenhum detalhe seja perdido, evitando que o controle de estoque e financeiro sejam prejudicados.
Como evitar erros de gestão de estoque?
Por tudo o que já lemos até agora, fica claro que a gestão de estoque é uma tarefa necessária, porém não é tão simples. Por isso, existem diversos tipos de controle que o empresário e sua equipe podem realizar para evitar os problemas acima, desde o famoso papel e caneta, até planilhas elaboradas ou um sistema de gestão automatizado.
Cada empresa possui a sua particularidade, suas necessidades e o seu momento. Por isso, sabemos que cada uma delas pode determinar a melhor maneira de fazer o seu controle e nenhum deles está errado. Existem, porém, métodos mais eficazes e otimizados para um controle de estoque com menos tempo.
Estoque: ponto chave de uma empresa
É importante ressaltar novamente que o estoque é um dos pilares mais importantes e significativos de uma empresa, afinal, é ele quem sustenta grande parte dos resultados e, por isso, é preciso um monitoramento constante e completo de todos os detalhes para garantir a entrega das demandas sem perdas ou excessos.
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