No dia a dia de toda empresa, há uma série de documentos e obrigatoriedades a serem cumpridas. Um desses documentos é o holerite, que é de extrema importância nas contratações para empresas e funcionários. Esse é um documento obrigatório, que deve ser entregue todos os meses.
As informações contidas no holerite, são para o funcionário, que poderá visualizar todos os detalhes relacionados ao seu salário e benefícios. Apesar de popular, muitas dúvidas ainda surgem a respeito desse documento. Nesse artigo traremos com detalhes tudo o que você precisa saber sobre holerite.
Holerite, o que é e para que serve?
Também conhecido como contracheque, o holerite é um documento fornecido pela empresa para o funcionário, que deve conter todas as informações relacionadas a pagamentos, benefícios, tributos, dentre outras. Além disso, o holerite é muito utilizado como comprovante de renda pelos trabalhadores, uma vez que ele prova o vínculo entre empresa e profissional.
Para as empresas, o demonstrativo de pagamento é fundamental para o controle financeiro, de faturamento, e até mesmo de direitos trabalhistas. Então, este documento tem grande valia para diversos setores do negócio.
Conforme a lei, a empresa deve emitir um demonstrativo de pagamento para os trabalhadores, tornando assim uma obrigatoriedade para o RH e financeiro.
Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.
Apesar da obrigatoriedade da empresa fazer uma folha de pagamento, a versão impressa do documento não é mais obrigatória. O envio apenas da versão digital do documento, de forma simples e prática, já basta.
Qual a importância do holerite para empresa e o empregado?
Para o emprego, o holerite representa um documento de grande importância, pois, além de ficar por dentro de todos os valores de pagamento que estão sendo efetuados, o colaborador conseguirá ter um melhor controle das finanças e dos benefícios que está recebendo, além de poder avaliar quanto está sendo descontado para adquirir algum benefício.
Para a empresa, a importância é a mesma. É essencial que a organização tenha controle dos pagamentos efetuados e tenha a possibilidade de comprovar que o salário do trabalhador foi processado. Dessa forma, o documento serve também como uma proteção para a empresa em caso de processos trabalhistas, dentre outros problemas que podem surgir a respeito desse assunto.
Como essa folha de pagamento funciona?
O principal objetivo do holerite é informar, de forma transparente, todas as movimentações feitas pela empresa a respeito daquele funcionário. Para que isso aconteça da maneira correta, algumas informações e elementos são essenciais. Confira a estrutura de um demonstrativo de pagamento.
Dados da empresa
Já no cabeçalho principal do documento deve conter todas as informações e dados da empresa, como razão social, CNPJ, endereço, dentre outras. Para assim garantir a veracidade das informações e dos dados do emissor.
Dados do colaborador
Os dados do colaborador também devem estar no documento. Tanto para identificação, quanto os dados sobre cargos e funções, faixa salarial, número do PIS, CPF, dados da carteira de trabalho, etc.
Salário bruto e descontos
O salário bruto deve ser informado no demonstrativo de pagamento. Dessa forma, o trabalhador poderá entender o valor base para os cálculos realizados, assim como o valor de alguns benefícios como FGTS, 13º salário e férias.
Número de dias trabalhados
O documento deverá conter também o número de dias trabalhados. É importante observar que esse número influencia no valor final do salário a ser pago naquele mês. Então caso a empresa tenha algum controle de ponto, esses valores estarão nesse item.
Adicionais existentes
Caso o profissional faça algum tipo de hora extra, adicional por trabalho noturno, abonos salariais, ou outros, essas informações devem estar no holerite para fins de consulta. Outros adicionais podem ser incluídos nessa parte.
Gratificações
As gratificações também fazem parte das contas prestadas pela empresa. Então, caso o funcionário receba algum tipo de participação nos lucros, ou até mesmo bônus por tempo de empresa, dentre outros adicionais, os valores estão no holerite.
Descontos
Todos os descontos realizados pela empresa devem conter com detalhes no demonstrativo de pagamento. Faltas, descontos por adiantamento, atrasos, descontos de tributos, descontos de benefícios, contribuições sindicais e demais descontos.
Porcentagem de desconto para ajuda de custo
Em alguns casos, a empresa poderá realizar algum tipo de desconto para ajuda de custo que ela realiza para o trabalhador. O caso mais comum é o vale-transporte, que quando aplicável, é descontado 6% do salário bruto do trabalhador. Se o custo com vale-transporte for menor do que a porcentagem do salário, a empresa deverá fazer o desconto sobre o valor total gasto.
Descontos não obrigatórios
Além de todos os descontos obrigatórios, algumas empresas oferecem uma série de benefícios adicionais, que ficam por escolha do trabalhador, como plano de saúde, plano odontológico, vale-alimentação e seguro de vida. Nesse caso o colaborador deve acordar diretamente com a empresa e autorizar a aplicação dos descontos.
Salário líquido com descontos já aplicados
Por fim, o trabalhador deve conseguir visualizar no holerite o valor final do salário líquido, ou seja, com todos os descontos já aplicados. Dessa forma ele conseguirá ter mais controle do que está recebendo em mãos e para onde está indo parte do dinheiro.
Como fazer para gerar o holerite?
Para gerar um holerite, é preciso reunir todas as informações que foram citadas nesse conteúdo e estruturar em algum programa ou plataforma. É possível fazer o documento através do Excel também. Tudo dependerá dos recursos que você tem disponível no momento, mas, é imprescindível que não falte nenhuma informação.
É importante obter uma estrutura organizada, com fácil cadastro para os novos funcionários, e com as fórmulas pré-definidas para que os cálculos sejam precisos, evitando possíveis erros e pagamento.
A versão online do demonstrativo de pagamento é prática, segura, e mais difícil de conter erros. É recomendado que você conte com um sistema confiável para emissão de documentos, facilitando o dia a dia na empresa, para fazer a entrega com eficiência.
Gestão eficiente e sem falhas
Agora que você já entendeu o que é holerite e para que serve, ficou mais fácil entender como emitir o documento e todas as informações que ele deve conter para uma gestão mais transparente e eficiente da empresa.
Contar com bons sistemas para emitir documentos importantes é o melhor caminho para evitar erros e conseguir mais produtividade no dia a dia do negócio. Para isso, invista no sistema ERP para geração de recibos financeiros e contábeis da Omie. A ferramenta foi criada para atender as necessidades do seu negócio, sem falhas. Experimente grátis!
