As empresas realizam diferentes atividades, porém elas não funcionam de forma independente. As estruturas devem ser consideradas um único sistema, ou seja, para que o negócio trabalhe com eficiência é necessário ter a integração de processos.
Desse modo, o que acontece em um setor interfere diretamente em outro e, para controlar tudo isso, os processos organizacionais precisam estar conectados.
A seguir, você acompanha o que é integração de processos, sua importância, vantagens e por que a tecnologia é essencial para unir todas as atividades organizacionais.
O que é a integração de processos e qual sua importância?
Integrar processos é fazer com que os setores da empresa “conversem” entre si, ou seja, é necessário que a empresa seja vista de forma holística e considerar que ela funciona como um único sistema.
Para entender a questão, vamos exemplificar com um e-commerce de sapatos. Quando o cliente acessa a loja virtual e faz uma compra, é fundamental que as estruturas das empresas estejam interligadas.
Isso porque, ao fazer o pedido de uma sapatilha amarela da marca X, número 37, é preciso ter um sistema que informe a necessidade de separar esse item, ao mesmo tempo, em que já exclui o produto do estoque, tornando-o indisponível no site para uma próxima compra.
Nesse caminho, um funcionário recebe o pedido e faz a separação e, de forma paralela, a etiqueta para o envio já é gerada, bem como a nota fiscal, com o cálculo de todos os impostos.
Aqui é apenas um exemplo e comentamos somente uma parte dos processos envolvidos na venda de um sapato via e-commerce. Mas dá para perceber a importância da integração de processos para que o negócio tenha eficiência e ofereça uma boa experiência ao cliente.
Como a integração dos processos favorece sua produtividade?
Falamos sobre a integração de processos em um e-commerce, porém ele é essencial em qualquer tipo de empresa, podendo conectar diferentes setores, como financeiro, administrativo, vendas, marketing e até RH, no processo de gestão de pessoas.
Assim, todas as estruturas de um negócio funcionam juntas e isso melhora a produtividade, além de trazer uma série de vantagens. Confira abaixo.
Otimização dos processos
Com as atividades interligadas, você otimiza os processos, pois ganha tempo em todos os setores. Isso porque quando uma atividade é realizada em uma área da empresa, outra área relacionada já é informada automaticamente.
No exemplo do e-commerce de sapatos, você viu que, ao cliente fazer a compra, diferentes processos são realizados de forma automática, inclusive a geração da nota fiscal com o cálculo dos impostos.
Dessa maneira, há mais rapidez na separação, no envio do produto e também na atualização do estoque. Com isso, a loja evita fazer uma venda futura de um produto que não está em estoque e também já sabe quais itens precisam ser repostos.
Redução de retrabalho
Com a integração de processos organizacionais, além de ganhar tempo na realização das atividades, você reduz erros e o retrabalho, visto que as áreas estão interligadas e a comunicação é efetiva entre as equipes.
Logo, o colaborador do setor A acessa o sistema e sabe o que já foi feito pelo colaborador do setor B, por exemplo.
Tudo isso torna o funcionamento da empresa mais eficiente e possibilita até mesmo uma gestão humanizada, pois os processos fluem melhor, evitando desentendimentos entre as equipes.
Melhora do atendimento ao cliente
Quando a empresa funciona como uma unidade, ou seja, com as áreas conectadas, você melhora o atendimento ao cliente. Consegue fazer as vendas com mais rapidez e também pode solucionar os problemas do público de modo mais ágil.
A integração dos processos possibilita que os diferentes setores da empresa contem com todas as informações de um determinado cliente, incluindo seu histórico de compra, atendimentos realizados, entre outras questões.
Em resumo: sua equipe tem dados importantes na hora de conversar e solucionar o problema do público, aprimorando sua experiência de compra. Com isso, a empresa melhora sua reputação no mercado e se destaca em seu segmento.
Auxilia na tomada de decisão
A conexão entre as diferentes atividades da empresa permite fazer a gestão de processos, além de facilitar o acesso a informações importantes do negócio.
Sendo assim, o empreendedor pode traçar estratégias com dados confiáveis (de todos os setores do negócio), o que vai auxiliar, portanto, na liderança das equipes e facilitar a tomada de decisão.
Passo a passo para a integração de processos
Depois de entender a importância da integração de processos na empresa, surge a questão: como interligar as diferentes atividades e setores? Acompanhe as principais etapas para conectar as operações no negócio.
Defina as áreas que serão integradas
A empresa precisa ser vista como um único organismo, então, para integrar processos, o primeiro ponto é definir as áreas que precisam estar conectadas. É importante, por exemplo, que os setores financeiros, de venda, estoque, logística estejam unidos.
Cada empresa tem necessidades específicas, por isso é fundamental mapear esses pontos para que a integração dos processos otimize o dia a dia da organização.
Alinhe a equipe
Depois de mapear quais processos estão interligados, um aspecto que você não pode perder de vista é garantir o alinhamento e treinamento das equipes. É importante que elas saibam qual a função de cada uma e que trabalhem de forma orquestrada.
Otimize a comunicação interna
Para alinhar a equipe, além de ter transparência quanto às atribuições de cada colaborador, uma dica é otimizar a comunicação interna. É importante garantir diferentes canais para que os times conversem entre si e para que também possam dar e receber feedbacks.
Escolha a melhor ferramenta
Por último, um fator relevante é escolher uma ferramenta para a automação dos processos, a fim de que eles possam trabalhar de forma integrada. Nessa hora, você pode contar com um sistema ERP que vem com a proposta de conectar diferentes áreas da sua empresa.
Como a tecnologia influencia na integração dos processos?
Como foi dito, você precisa escolher uma ferramenta para integrar os processos na sua empresa. Assim, a tecnologia é necessária para que as áreas possam trabalhar em uma única plataforma.
Isso porque é impossível conectar os setores de forma manual ou com planilhas simples, concorda? Com um sistema ERP para empresas de serviço, por exemplo, você integra áreas importantes e ainda gera relatórios, podendo acessar essas informações de onde estiver.
Como escolher o melhor sistema ERP?
Para escolher o melhor sistema ERP, verifique quais são as necessidades da empresa para que a tecnologia tenha os módulos que façam sentido para a rotina do seu negócio.
Outra questão é verificar os diferenciais do software, avaliando se o recurso é seguro, fácil de usar, se funciona online e ainda se armazena os dados na nuvem, por exemplo.
Há ainda a possibilidade de ter um sistema CRM e ERP, ou seja, com módulo que permita entender o perfil do seu cliente, auxiliando o time de vendas e ações de marketing. Por último, escolha uma empresa que forneça um suporte de qualidade para você.
Quer ganhar eficiência na sua rotina empresarial com a integração de processos? Não deixe de conhecer todas as vantagens do sistema ERP online e se destaque no mercado.
