Lean office: descubra o que é, benefícios e como aplicar

O Lean Office é um conceito que está crescendo no mercado, já que ajuda as empresas que estão buscando novas formas de reduzir custos e melhorar os processos.

Com a aplicação dessa metodologia em áreas administrativas e operacionais na empresa, é possível obter diversos benefícios, incluindo a redução de despesas, melhora na qualidade dos produtos/serviços e otimização de processos.

Por isso, se você está interessado em aplicar esse conceito na sua empresa, continue a leitura!

O que é o Lean Office?

O Lean Office é um termo em inglês, que significa “escritório enxuto”. Ele é derivado do conceito de Lean Manufacturing, que foi desenvolvido pela Toyota em 1950, onde a montadora criou um sistema que visava a acabar com o desperdício, aumento da eficiência da produção e reduzir os custos.

Dessa forma, o Lean Office utiliza os mesmos conceitos da metodologia criada pela Toyota, porém voltada ao ambiente corporativo. Por meio da sua aplicação, é possível entender e melhorar os processos que estão gerando impactos negativos para a empresa.

Sua aplicação é voltada para identificar gastos que não são necessários, cortar custos irrelevantes, melhorar os processos administrativos, aumentar o desempenho da empresa no mercado, focando sempre na agregação de valor.

Para que serve o Lean Office?

O Lean Office serve para melhorar as rotinas administrativas e operacionais de uma empresa, visando diminuir o desperdício e melhorar a eficiência. Dessa forma, é possível agregar mais valor ao cliente.

Além disso, o Lean Office incentiva a cultura de melhoria contínua nos negócios, por meio da revisão dos processos e identificação de pontos de melhoria, focado em alcançar a excelência operacional em todos os setores, incluindo as áreas administrativas.

Quais benefícios de ter um Lean Office?

Por meio ser uma metodologia voltada a eficiência operacional, com um foco em redução de custos, seu principal objetivo é fazer com que a empresa atue com qualidade, porém de uma forma mais “enxuta”. No entanto, existem outros benefícios promovidos pela aplicação do Lean nas empresas.

Padronização de processos

Muitas empresas não possuem processos padronizados, o que pode gerar impacto em diversas áreas da empresa, como, por exemplo, um comércio varejista, que não tem um padrão estabelecido para estocar suas roupas em estoque, cada colaborador possui uma forma de dobrar e etiquetar.

Por meio da aplicação do Lean Office, será possível estabelecer um padrão, devidamente documentado, para que todos executem o processo da mesma forma, reduzindo os erros, tornando o processo mais simples e mais ágil.

Melhoria no engajamento dos colaboradores e valorização da cultura da empresa

Existem impactos diretos na cultura organizacional na aplicação do Lean. Os colaboradores estarão mais focados em suas atividades e mais preocupados em realizá-las da melhor forma possível.

Além disso, eles serão estimulados a buscar por soluções de baixo custo para melhorar problemas do cotidiano. Ou seja, será possível perceber uma melhora na comunicação entre as equipes, crescimento dos líderes e valorização da cultura da empresa.

Identificação de pontos de melhorias

Como o Lean Office é um conceito focado em melhoria contínua, os colaboradores serão constantemente estimulados a buscar por pontos de melhoria ou identificar falhas no processo.

Dessa forma, a empresa ganha com eficiência operacional, redução de custos, mitigação de falhas e melhora na produtividade das equipes.

Como aplicar o Lean Office?

Para aplicar a metodologia na sua empresa, é necessário mapear quais são os pontos de desperdício. No entanto, para ser possível encontrá-los, é necessário mapear toda a cadeia de valor e analisar os pontos de desperdício.

Analise os objetivos de todas as áreas e mapeie os processos

Onde o primeiro passo é analisar os objetivos estratégicos de cada área da companhia. O que a equipe de vendas buscar alcançar no ano vigente? A partir disso, será possível entender quais são os objetivos e mapear os processos envolvidos.

Busque pelos pontos de desperdício nos processos

Com o mapeamento de processos, é possível entender o funcionamento do mapa de valor da empresa, e identificar os possíveis pontos de desperdício em cada etapa do processo.

A partir disso, será possível eliminar todos os processos que não são necessários e que estão gerando custo adicional para alcançar os objetivos do setor em questão.

Utilize ferramentas de gestão de processos

Por meio de uma ferramenta de gestão de processos, como a da Omie, é possível acabar com todos os pontos de desperdício mapeados, manter a empresa muito mais organizada, com processos estruturados.

Além disso, a empresa passará atuar de forma mais produtiva e eficiente, já que seus processos estão funcionando com maior agilidade e sem pontos de ineficiência.

Exemplos do Lean Office

Existem muitos exemplos aplicáveis no cotidiano das empresas, onde a aplicação do Lean Office conseguiria reduzir custos e melhorar a produtividade.

A má utilização de recursos, como impressões, contratação de consultorias, ferramentas e até mesmo outros tipos de serviços podem gerar desperdício. Logo, a melhor forma é identificar como reduzi-los, tornando o processo muito mais rápido e eficiente.

A Amazon, por exemplo, é um dos maiores exemplos da eficiência do Lean, o foco da empresa é atender com excelência seus clientes, e todos os seus produtos são focados nesse único objetivo.

Dessa forma, eles estão buscando melhorar seus processos, para oferecer uma experiência cada vez mais personalizada, mas com soluções de baixo custo.

Quando é necessário utilizar?

A aplicação do Lean office é necessário sempre que a empresa identificar que seus processos, sejam eles administrativos ou operacionais, precisam ser otimizados.

Em empresas que atuam com o público diretamente, como no comércio, o Lean será necessário sempre que houver um aumento de reclamações por tempo de atendimento, excesso de burocracia, falha no pós-venda, por exemplo.

No entanto, esses são apenas alguns exemplos do momento em que o Lean Office deve entrar em ação nas empresas. O Lean não está restrito apenas para áreas operacionais, ele pode ser aplicado em qualquer área de uma empresa, de qualquer segmento de mercado.

Quais são os 8 desperdícios no Lean Office?

Como vimos até aqui, existem muitos desperdícios que ocorrem nas empresas, tanto de recursos financeiros quanto de tempo. No entanto, conforme a metodologia Lean, existem 8 grandes desperdícios que são comuns às empresas:

1. Excesso de etapas para a execução de processos;
2. Tempo (para execução de atividades e movimentação de processos);
3. Gestão inadequada de recursos;
4. Retrabalho;
5. Falha no alinhamento entre os objetivos organizacionais com as tarefas executadas no dia-a-dia;
6. Falta de sistemas e processos automatizados;
7. Comunicação ineficiente;
8. Movimentações excessivas (de pessoas e de processos).

Potencialize sua empresa com o Lean Office

Como vimos até aqui, o Lean Office é uma metodologia que permite que as empresas melhorem seus processos, otimizando seus recursos financeiros, utilizando o tempo sempre ao seu favor e utilizando melhor o capital humano disponível.

Para aproveitar todos os benefícios promovidos pela tecnologia, você pode contar com o sistema de gestão Omie. Com ele, você melhorar seus processos financeiros e administrativos, permitindo que sua empresa cresça no mercado.