As ferramentas de melhoria contínua são fundamentais para os negócios que buscam se estabelecer e se posicionar estrategicamente no mercado. Isso em função das metodologias que acionam e dos benefícios comprovados que podem oferecer para o dia a dia das equipes, entrega e gestão de recursos.
Os hábitos por elas criados são formas de ajudar a empresa a crescer, com base na colaboração e em projetos sólidos de melhoria em setores e práticas. Poucos empreendedores utilizam essas ferramentas, por não conhecê-las ou por não saberem as melhores técnicas.
Aprenda hoje mesmo o que são as ferramentas de melhoria contínua e como esse conceito pode ajudar a transformar sua atuação. Neste conteúdo, você vai entender um pouco mais sobre essas técnicas que vão ser essenciais na busca pelas melhores oportunidades. Boa leitura!
O que é melhoria contínua?
A melhoria contínua está presente em diferentes aspectos da nossa vida e está ligada, principalmente, ao lado profissional. Quando falamos em gestão empresarial, diz respeito, mais precisamente, à gestão de processos. Esta área combina diversas práticas e técnicas para acompanhar de forma estratégica o dia a dia do negócio, construindo as bases para atingir objetivos e metas futuras.
Nesse sentido, podemos definir o processo de melhoria contínua como ações praticadas constantemente na busca de novas oportunidades. Logo, são várias atividades, que quando colocadas em prática no dia a dia organizacional, contribuem significativamente para ajudar a empresa a crescer.
As melhorias contínuas no trabalho são aquelas atividades que você faz, na maior parte das vezes, repetidamente, para conseguir resultados melhores.
Muitas vezes, essas melhorias são implementadas ainda durante o processo de produção e gestão de projetos. Assim, é possível chegar a resultados ainda melhores e entregar mais valor no resultado final.
Trata-se, ainda, da atividade de acompanhamento dessas melhorias e projetos implementados, visando mensurá-los e observá-los ao longo do tempo, com base em ferramentas que permitam a obtenção de dados completos, integrados e atualizados em tempo real.
Por esse e outros motivos, a gestão de melhorias contínuas oferece vantagens como:
- Operações mais eficientes;
- Maior satisfação dos clientes;
- Mais produtividade e lucratividade;
- Entregas mais rápidas e com mais qualidade;
- Diminuição de erros;
- Incentiva a inovação;
- Melhora o ambiente de trabalho;
- Melhora a reputação da empresa.
Busque melhores resultados na sua empresa e comece a implementar a gestão de melhoria contínua. Confira 8 ferramentas indispensáveis:
8 ferramentas de melhoria contínua
Mais do que tornar a gestão de processos mais estratégica, a melhoria contínua possibilita que você encontre novas oportunidades de negócio e se destaque no mercado.
Para que essa gestão e atividades sejam ainda mais eficientes, é essencial que você conte com as ferramentas de melhoria contínua em sua empresa. Existem muitas opções, cada uma com suas características e objetivos que podem não ser combinados com base nas necessidades do negócio.
Confira agora quais são as ferramentas de melhorias de processos mais utilizadas pelas empresas de sucesso.
1. Ciclo PDCA
Uma das ferramentas mais utilizadas na melhoria contínua e planejamento estratégico é o Ciclo PDCA. Ele consiste em quatro etapas que ajudam a perceber e solucionar problemas que passam despercebidos e podem atrapalhar o sucesso de uma ação.
Cada uma dessas etapas está ligada a uma letra:
- P: plan, em português, planejar;
- D: do, em português, fazer;
- C: check, em português, checar;
- A: act, em português, agir.
Assim, o Ciclo PDCA possibilita que você entenda previamente o que pode ou não dar certo em seu projeto, propondo soluções de melhoria para que atinja os objetivos esperados. Com isso, o planejamento se torna muito mais efetivo e os resultados mais estratégicos.
2. Diagrama de Ishikawa
Outra ferramenta bem comum em grandes organizações, que também tem seu valor em pequenas e médias empresas, é o Diagrama de Ishikawa. Ela se destaca por ser bem intuitiva e de fácil visualização.
No diagrama, você lista tudo o que pode interferir em um processo. Entre os exemplos de melhoria contínua que podem ser identificadas no Diagrama de Ishikawa, podemos citar:
- aumento de mão-de-obra;
- redução de gastos;
- troca de fornecedores, entre outros.
Sua função é ajudar a identificar a causa-raiz de um problema que atrapalha a execução de tarefas ou a gestão e, consequentemente, as entregas. Com isso, consegue traçar estratégias de melhoria contínua para reduzir e evitar o problema.
3. Matriz GUT
A Matriz GUT é uma das ferramentas utilizadas para otimizar a gestão de processos do negócio. Com ela, você determina a execução das tarefas com base em três pilares: gravidade, urgência e tendência.
Dessa forma, consegue organizar as atividades e demandas com base no que é mais importante para o momento. Assim, as equipes podem atuar de maneira mais estratégica e com as demandas definidas em prioridade, sem atrapalhar o restante dos times.
4. Six Sigma
Pouco conhecido, mas uma das ferramentas de melhoria contínua mais completa atualmente, o Six Sigma pode ser aplicado em praticamente todas as áreas de uma empresa.
Trata-se de uma ferramenta focada na melhoria constante da gestão de processos. Para isso, utiliza dados estatísticos para chegar aos melhores métodos de cada atividade. Dessa forma, você consegue determinar um conjunto de ações que mais se encaixam no processo e, diminuindo custos e erros, além de otimizar as tarefas.
5. 5S
A ferramenta de melhoria contínua dos cinco sensos também é muito conhecida nas rotinas empresariais. Considerado um programa de gestão, o 5S surgiu como uma metodologia, no Japão, durante o século XX.
Ela consiste em utilizar cinco sensos japoneses para tornar a gestão mais estratégica, enquanto melhora os processos, facilitando a execução das tarefas e atingindo resultados com maior excelência. Os 5S são, respectivamente:
- Seiri ou Senso de Utilização;
- Seiton ou Senso de Ordenação;
- Seiso ou Senso de Limpeza;
- Seiketsu ou Senso de Saúde e Padronização;
- Shitsuke ou Senso de Disciplina e Autodisciplina.
Trata-se de aspectos fundamentais para que uma empresa melhore diversos pontos e, ainda, aumente a produtividade e desempenho dos times, elevando os resultados.
6. 5W2H
O 5W2H é uma sigla formada por sete palavras inglesas que, quando bem implementadas, tornam a gestão de tarefas muito mais simples. O objetivo do 5W2H é determinar o que deve ser feito, o porquê, onde, quem realizará, quando, de que forma e quais os gastos envolvidos.
É uma ferramenta que funciona como um checklist, no qual você anota as atividades, prazos e responsabilidades de cada um e, desse modo, torna a execução mais clara e eficiente.
7. Kaizen
O Kaizen também tem origem japonesa e pode ser aplicado tanto na vida pessoal quanto na profissional. Isso porque a metodologia entende que tudo pode e deve ser melhorado, mesmo que em pequenos níveis.
Por isso, é considerada uma excelente ferramenta de melhoria contínua. Afinal, mesmo que pequena, é uma melhoria que traz grandes resultados para a empresa. No Kaizen, o que importa é realizar mudanças que busquem sempre a eficiência máxima, mesmo que sejam menores e diárias.
Logo, uma mudança, mesmo que pequena, pode ser eficiente para aprimorar a gestão, os processos e, ainda, reduzir e eliminar custos e despesas, além de aumentar a produtividade.
8. Análise SWOT
A Análise Swot, conhecida também como FOFA, é uma ferramenta que ajuda a identificar os pontos fortes e fracos da sua empresa diante das oportunidades e ameaças do mercado.
Nesse sentido, é utilizada no início de um negócio ou novo projeto. Isso porque são nesses momentos que você precisa observar os ambientes internos e externos da sua empresa e entender quais as chances de sucesso.
Assim, a Análise SWOT nas empresas faz com que você identifique os seus pontos fortes e fracos, enquanto entende as oportunidades e ameaças que podem surgir durante o caminho. Dessa forma, consegue tomar decisões mais estratégicas e propor melhorias contínuas.
Melhoria contínua eleva os resultados
Como vimos, há muitas ferramentas de melhoria contínua que ajudam você a elevar os resultados do seu negócio e, assim, ganhar mais espaço no mercado. Além disso, elas tornam a gestão mais estratégica e efetiva, sobretudo se somadas a um software de gestão empresarial completo como o da Omie.
Atualmente, com o mercado cada vez mais aquecido, aplicar essas ferramentas é investir em uma postura competitiva e voltada para a inovação. Além disso, otimizar processos garante maior lucratividade e entregas que vão, verdadeiramente, transformar a vida dos seus clientes e a sua.
Hoje, esse propósito deve fazer parte da cultura da sua empresa. Para isso, verifique se seus valores estão dentro do que o mercado tem valorizado – tecnologia e agilidade. Mantenha-se informado no Blog Omie e continue aprendendo sobre este e outros temas do mundo do empreendedorismo.
