Toda empresa, seja ela de pequeno ou grande porte, está em constante evolução. Para crescer em um mercado extremamente competitivo, é necessário ter ferramentas estratégicas capazes de auxiliar nas tomadas de decisão. É isto que o ciclo PDCA é capaz de fazer: reconhecer problemas e aprimorar processos.
Ele é uma ferramenta completa e muito utilizada por gestores para aprimorar o planejamento estratégico das empresas, ajuda a vencer a volatilidade do mercado e manter um crescimento constante. Com certeza pode te ajudar a otimizar os processos do seu negócio, se aplicado com expertise.
Saiba mais sobre a ferramenta, melhores usos e mais detalhes. Neste artigo, você vai aprender o que é o ciclo PDCA, quais as principais vantagens de aplicar numa empresa, além de explicar todo o passo a passo para aplicar na sua estratégia. Boa leitura!
O que é ciclo PDCA
O ciclo PDCA é um modo de gestão de empresa que tem como objetivo manter uma melhoria nos processos de produtos, a partir de quatro passos: PLAN (Planejar), DO (Fazer), CHECK (Verificar) e ACT ou ADJUST (Agir ou Ajustar).
Também conhecido por ciclo de Deming, ele foi criado por William Edwards Deming, pai da gestão de qualidade, e estabelece quatro passos: planejar, executar, analisar e corrigir. Na época, essas diretrizes buscaram otimizar o projeto de reconstrução da infraestrutura industrial japonesa após a Segunda Guerra Mundial.
A metodologia foi criada durante os anos 20, mas foi apenas nos anos 50 que ela ganhou notoriedade e passou a ser utilizada pela indústria e empreendedores. Ao longo dos anos, o ciclo PDCA deixou de ser usado apenas em indústrias, para ser aplicado em qualquer processo que precise de um aprimoramento constante.
Além disso, esta metodologia serve como um método de aprimoramento de uma estratégia que já deve estar delineada em uma empresa. Entretanto, é uma boa ferramenta para analisar a causa de um problema e, assim, entendê-lo na raiz, chegando a uma solução efetiva.
Vantagens de utilizar o ciclo PDCA
Com o mercado cada vez mais disputado, toda empresa busca oferecer o melhor produto e a melhor experiência. Para isso, é necessário ter uma boa gestão. Para contribuir com esse e vários outros fatores, o ciclo PDCA pode ser benéfico pois oferece:
Melhoria contínua
A busca pela constante melhoria de processos e alta performance é fundamental para garantir a competitividade de uma empresa no mercado. É por isso que o ciclo PDCA traz como principal benefício, a melhoria contínua de uma empresa.
Por ter a capacidade de ser adaptável, o ciclo consegue ser readaptado e recomeçado, para sempre alcançar o máximo de potencial que a estratégia consegue entregar.
Facilita a tomada de decisão
A metodologia PDCA é amplamente utilizada por grandes corporações em todo o mundo. O objetivo é elevar o nível da gestão de processo, através de um controle mais eficiente e contínuo de todos os níveis, sejam eles internos ou externos, como forma de minimizar o tempo e os erros em tomadas de decisões importantes para a organização.
Estimula o trabalho em equipe
Através do ciclo PDCA os profissionais atuam de forma direta por todas as etapas e se desenvolvem em cada uma delas. É importante ressaltar que ela possibilita que os colaboradores aprendam tanto hard como soft skills e estejam preparados para a tomada de decisões importantes.
Facilita o alcance de metas
O ciclo PDCA é uma ferramenta que auxilia na hora de tomar decisões importantes em uma empresa e isso influencia no alcance das metas. Uma vez que você reconhece um problema e traça metas para resolvê-lo, é possível eliminar a barreira que o impedia de alcançar os resultados.
Aprendizado contínuo
A metodologia PDCA é um ciclo adaptável, isto é, a cada problema resolvido abre-se uma porta para encontrar novas oportunidades de otimizar seu negócio, sendo um ciclo iterativo, fazendo com que sua empresa esteja sempre aprendendo com os resultados.
Ciclo PDCA etapas
As quatro etapas do ciclo PDCA servem para auxiliar um negócio a buscar a solução para sua estratégia, e, para isso, é necessário que uma empresa tenha uma estratégia delineada e reconheça que ela é capaz de ser aprimorada. Portanto, conheça mais sobre as quatro etapas que compõem o ciclo PDCA.
Planejar (Plan)
O passo primordial para melhorar processos empresariais ou a qualidade de um produto é planejar. Por isso, é necessário dar uma atenção maior nesta etapa, evitando possíveis falhas e prejuízos às etapas do ciclo PDCA.
Para isso, é preciso traçar objetivos estratégicos, ou seja, reconhecer qual o problema ou impasse da empresa que deve ser resolvido, examiná-lo e definir metas mensuráveis que devem ser alcançadas pela equipe ao fim do ciclo.
Na prática, é preciso compreender qual o problema que deverá ser resolvido, entender o porquê este problema está ocorrendo, traçar metas e criar um plano de ação para dar andamento no ciclo.
Fazer (Do)
Após realizar o planejamento, você deve montar uma equipe para colocar os objetivos traçados na etapa anterior em prática. Para isso, deve-se garantir que a equipe esteja capacitada para cumprir as metas e alcançar um resultado positivo ao fim do ciclo.
Durante esta etapa, deve-se coletar dados mensuráveis e concretos. É um passo importante para monitorar e mensurar os resultados estaticamente e seguir para a próxima etapa.
Checar (Check)
Agora, é hora de analisar os resultados. Nesta etapa, toda a equipe envolvida irá verificar se houve uma melhoria no processo, se o resultado foi concluído com êxito e compará-los com os ciclos anteriores. Além disso, neste momento é possível identificar quais foram os erros e falhas cometidos durante o processo.
Agir ou Ajustar (Act)
A letra “A” pode significar tanto “agir” como “ajustar” e consiste em definir quais ações devem ser colocadas em prática para corrigir as falhas que foram detectadas na etapa anterior.
Este é o momento em que a empresa consegue encontrar soluções para os problemas e pode retomar outro ciclo, com novos objetivos, de modo a identificar novas oportunidades para manter uma melhoria constante dos seus processos empresariais ou qualidade do produto.
Ciclo PDCA exemplos
Podemos olhar o ciclo PDCA através de uma nova ótica, com base em exemplo. Suponhamos que ocorreu um problema em uma empresa de cosméticos que está sofrendo uma queda nas conversões, tanto online quanto offline, fator que se deu após a troca de embalagem do produto.
Para isso, na primeira etapa reconhecemos o problema: queda na taxa de conversão. Após isso, podemos seguir o ciclo:
- Reunir as informações coletadas pelo time de atendimento da empresa para entender mapear a opinião do público e reconhecer que o problema pode estar sendo causado pela troca da embalagem;
- Uma vez visto que as pessoas não estão mais identificando a sua marca por conta da nova embalagem, é planejado um teste A/B para que a antiga embalagem seja colocada de volta às prateleiras;
- Crie um plano de ação, com prazo limite para que as antigas embalagens fiquem disponíveis na prateleira, traçando metas e designando responsáveis para cada área;
- Nesse momento, a antiga embalagem volta ao mercado e o time de atendimento coleta os novos feedbacks. Além disso, o time de performance da empresa deve ficar analisando como está sendo a evolução da taxa de conversão do online e offline;
- Com todas as informações reunidas, analisa-se o desempenho do teste A/B e vê-se como foi a recepção do público, além de verificar outras possíveis soluções.
Otimize e alavanque o seu negócio
O ciclo PDCA, ou ciclo de Deming, é uma das ferramentas mais eficientes na hora de garantir uma boa gestão de processos numa empresa. Ela é benéfica para construir uma constância de crescimento e aprendizado, aplicando uma melhoria contínua em seu negócio.
Além disso, prepara a gestão e sua equipe para que a estratégia esteja madura e preparada para reconhecer erros e encontrar as melhores soluções. Neste conteúdo, você aprendeu qual a definição das diretrizes, etapas e como aplicar a metodologia em seu negócio hoje mesmo.
Caso queira aprender mais ainda sobre o tópico e entender qual é o momento ideal para aplicar de forma estratégica na sua empresa, leia o texto Ciclo PDCA: quando utilizar em suas estratégias. Além disso, mantenha-se atualizado e siga aprendendo com os conteúdos Omie.
