O que é Matriz GUT e como colocar em prática?

É inevitável que em algum momento, sua empresa passe por mais de um problema ao mesmo tempo. Nesse momento, qual deve ser sua prioridade? A resposta está no uso da matriz GUT, uma metodologia eficaz que tem resultados comprovados e pode auxiliar o empreendedor no dia a dia.

No uso da metodologia, uma matriz é criada e a partir dela são avaliados alguns pontos para definir a priorização na realização de problemas, auxiliando você a entender no que deve focar em cada momento.

A matriz GUT pode ser aplicada juntamente com outros métodos de gestão, tornando sua empresa e seus processos cada vez mais eficientes. Acompanhe nosso artigo até o final e entenda como montar e quais benefícios. Coloque em prática hoje mesmo! Boa leitura.

O que é matriz GUT?

Por ajudar na priorização de ações na empresa, a matriz GUT também é conhecida como Matriz de Prioridades e se baseia em três critérios: gravidade, urgência e tendência. Para cada categoria é atribuída uma nota de 1 a 5.

A metodologia surgiu na década de 1980 com objetivo principal de resolver problemas complexos em indústrias, tanto nos Estados Unidos quanto no Japão. Sua utilização é muito importante para avaliar os riscos de cada situação, entendendo qual deve ser a prioridade na hora de criar um plano de ação.

Essa avaliação é feita de forma quantitativa, facilitando a tomada de decisão dos gestores, por indicar mais claramente o que deve ser resolvido primeiro. Além disso, é um método muito intuitivo e prático de ser aplicado, podendo ser potencializado junto de outras ferramentas de análise.

Para que serve?

A matriz GUT pode ser utilizada em vários cenários, como a gestão de projetos, indicando as etapas prioritárias e a gestão de processos. Ela sinaliza qual deve ser o foco do empreendedor, com ações focadas em obter mais resultados.

Outro ponto que merece grande destaque é sua utilização com o planejamento estratégico, pois sua análise ajudará o gestor a priorizar as ações que corrigiram problemas na empresa e que apoiem o atingimento das metas estabelecidas.

Agora que já entendemos a importância e aplicação, vamos falar dos três pontos que a matriz GUT avalia em cada situação.

Gravidade

Esse critério avalia o impacto que a não resolução de determinado problema acarretará à empresa ao longo do tempo. Para isso, devem ser levados em consideração vários aspectos, como os efeitos sobre os colaboradores, processos e finanças da instituição.

Por exemplo, uma indústria possui uma máquina que é parte essencial da sua produção e esta apresenta um defeito. Por conta disso, os colaboradores precisam realizar procedimentos no equipamento periodicamente, mesmo não sendo recomendado, além de atrasar a confecção dos produtos.

Pensando no médio e longo prazo, os gestores devem avaliar qual é o impacto que a falta dessa máquina pode gerar, seja ao causar um acidente ou diminuir a produção. Para isso, é utilizada uma escala de 1 a 5, sinalizando a relevância que esse impacto terá na companhia, sendo:

1. Sem gravidade;
2. Pouco grave;
3. Grave;
4. Muito grave;
5. Extremamente grave.

Urgência

Esse ponto está ligado ao tempo disponível para resolver o problema. Deve-se considerar tanto o prazo que a solução da questão demanda, quanto a necessidade em sanar esse obstáculo.

Para isso, deve-se perguntar sempre “isso pode esperar?” e, a partir dessa resposta, classificar o problema em uma escala de 1 a 5 novamente, como essa:

1. Pode esperar;
2. Pouco urgente;
3. Urgente, mas demanda atenção no curto prazo;
4. Muito urgente;
5. Necessita ação imediata.

No caso que apresentamos no tópico anterior, a manutenção da máquina deve ser avaliada considerando a possibilidade de ferir algum colaborador que tentar mexer no equipamento, além do quanto as pausas que essas ações na máquina estão afetando a produção.

Tendência

Esse quesito diz respeito à evolução que o problema pode ter com o tempo, por isso o empreendedor deve se perguntar “isso pode se agravar de forma gradual ou rapidamente?”. A partir da resposta dessa pergunta, a situação é avaliada seguindo essa escala:

1. Sem tendência de piorar;
2. Deve piorar no longo prazo;
3. Deve piorar no médio prazo;
4. Deve piorar no curto prazo;
5. Deve se agravar rapidamente.

Essa análise é importante para entender quão rapidamente uma ação deve ser tomada, antes que se agrave e cause outros problemas para a empresa, seus colaboradores e suas finanças. Quanto maior a probabilidade de piora da situação, mais rápida deve ser a resposta da empresa.

No exemplo que estamos tratando aqui, o gestor deve avaliar qual a chance da máquina ter seu desempenho diminuído ou causar um acidente em momentos de manutenção informal por parte dos times.

A partir da análise do problema sob a ótica desses três critérios, quanto mais alta for a pontuação, maior a necessidade de atenção e resolução. Isso também é válido quando se observa mais de uma situação ao mesmo tempo: aquela que apresentar maior pontuação deve ser a prioridade.

Como colocar em prática?

Com todos os pontos explicados, vamos entender em mais detalhes a utilização da técnica GUT na gestão de uma empresa. Alguns passos devem ser seguidos, para garantir a eficiência da análise, trazendo respostas mais concretas para os gestores.

Após seguir etapas, basta multiplicar os valores encontrados em cada critério para um problema e classificar as situações avaliadas da maior para a menor pontuação (que vai variar de 125 a 1).

Identificação do problema

A parte inicial da matriz GUT é levantar os problemas que a empresa está enfrentando. Nesse momento, é importante considerar que “problemas” são situações adversas, que podem ter impacto negativo na gestão, seja de forma imediata ou a longo prazo.

Por exemplo, uma empresa varejista pode enfrentar problemas como alta rotatividade dos colaboradores, problemas de infraestrutura de uma loja, falta de verba para divulgação de suas campanhas de marketing e dificuldade de encontrar fornecedores de qualidade.

Nesse caso, o gestor precisa listar todos esses pontos e pode até acrescentar os projetos que já estão em andamento (mesmo que sejam de melhoria da empresa), garantindo que nada será esquecido, tudo será avaliado com o mesmo critério e pode até facilitar a pausa de determinadas ações para foco na resolução de outro ponto mais urgente.

Para cada problema, uma pontuação

Com a listagem pronta, é hora de inserir as situações levantadas na matriz e avaliar caso a caso a pontuação devida. Seguindo com o exemplo da companhia de varejo, teríamos:

PROBLEMA

GRAVIDADE

URGÊNCIA

TENDÊNCIA

VALOR FINAL

Rotatividade dos colaboradores

4

3

5

60

Problema de infraestrutura

5

5

5

125

Falta de verba para marketing

2

2

3

12

Dificuldade em achar fornecedores

4

3

4

48

A atribuição de valores será mais assertiva com a avaliação de pessoas experientes e que conheçam bem a empresa e seu mercado. Essa análise pode ser feita em equipe e deve levar em consideração o real agravamento que cada problema possa ter, com o tempo.

Situações menos urgentes devem receber notas menores e situações de emergência devem ter notas mais altas, mostrando a real necessidade de resolução.

Descubra qual é a prioridade para resolver os problemas

Em alguns casos, os valores encontrados na matriz GUT ficarão próximos, o que pode dificultar a tomada de decisão dos gestores. Nesse momento, é preciso lembrar que nem tudo é urgente para uma empresa e a matriz deve ser construída de forma consciente, pensando principalmente na segurança da sua equipe e na manutenção da saúde financeira da companhia.

Para apoiar a decisão do empreendedor, algumas outras ferramentas podem ser aplicadas, pois também têm foco na resolução de problemas.

• Ciclo PDCA: esse método identifica situações e processos e tem como objetivo melhoria contínua. Com quatro etapas, o PDCA delega prazos e responsáveis para a resolução de problemas, estabelecendo formas de medir o progresso da situação.
• Diagrama de Ishikawa: também conhecido como Diagrama 6Ms ou Espinha de Peixe, a metodologia avalia um problema sob seis aspectos: método, material, mão-de-obra, máquinas, medidas e meio ambiente. Seu foco principal é descobrir a causa-raiz do problema para resolvê-lo de forma mais efetiva.
• Six Sigma: essa ferramenta tem como objetivo aperfeiçoar processos e eliminar defeitos e riscos, contando com a estatística para isso, mais especificamente o desvio-padrão.

Ao aplicar essas e outras metodologias em conjunto com a matriz GUT, os gestores terão mais clareza da origem dos problemas, bem como das ações a serem tomadas para correção e aperfeiçoamento dos processos.

Gerencie os riscos da sua empresa

É inevitável que seu negócio enfrente problemas e precise lidar com o risco nas ações a serem tomadas. Para mitigá-los, o ideal é ter um plano de gerenciamento de riscos, que permita uma avaliação completa da situação da companhia.

Para isso, a matriz GUT é muito útil, trazendo uma ordenação para os problemas de acordo com o impacto que terão na gestão ao longo do tempo. A tecnologia é uma grande aliada nesse momento, oferecendo ferramentas que ajudam na tomada de decisão com a otimização e automação de processos, dando mais segurança e confiança para os gestores.