O livro diário é uma ferramenta fundamental na contabilidade de uma empresa, representando o registro cronológico e sistemático de todas as transações financeiras realizadas. Seu funcionamento envolve a anotação detalhada de entradas e saídas de recursos, permitindo uma visão precisa da saúde financeira do negócio em um determinado período.
Neste texto, exploraremos o que é livro diário na contabilidade, como ele opera em prática e por que sua manutenção é crucial para a gestão eficaz das finanças empresariais.
O que é um livro diário?
O livro diário é um registro detalhado de todas as transações financeiras que ocorrem em sua empresa em uma ordem cronológica. Ele serve como uma espécie de diário das atividades financeiras do negócio, onde são registradas todas as entradas e saídas de dinheiro, bem como outras operações financeiras, como vendas, compras, pagamentos a fornecedores, recebimentos de clientes, entre outros.
Imagine o livro diário como uma narrativa contábil que documenta todas as movimentações financeiras da empresa, desde pequenos gastos até grandes transações. Ele é essencial para manter o controle financeiro, fornecer informações precisas sobre o fluxo de caixa, e é uma peça-chave para a elaboração de relatórios financeiros mais complexos, como o balanço patrimonial e a demonstração de resultados do exercício.
Além disso, o livro diário contábil é uma exigência legal e, portanto, sua manutenção é obrigatória para estar conforme as regulamentações fiscais e contábeis.
Como funciona o livro diário?
O livro diário funciona como um registro cronológico e sistemático de todas as transações financeiras realizadas pela empresa. Aqui está uma visão geral de como ele opera, na prática:
Registro detalhado das transações
Cada transação financeira, como vendas, compras, pagamentos, recebimentos, empréstimos, entre outros, são registradas nos livros contábeis.
Isso inclui informações como:
- a data da transação;
- uma descrição do que foi comprado ou vendido;
- o valor da transação;
- e as contas afetadas.
Ordem cronológica
As transações são registradas na ordem em que ocorrem, garantindo uma sequência lógica e organizada de eventos financeiros. Isso facilita a análise posterior das atividades financeiras da empresa.
Partidas dobradas
O livro diário segue o princípio contábil das partidas dobradas, o que significa que cada transação afeta pelo menos duas contas contábeis. Por exemplo, uma venda aumenta a conta de vendas e diminui o estoque ou aumenta a conta a receber, dependendo da forma de pagamento.
Documentação comprobatória
É importante que as transações registradas no livro diário estejam respaldadas por documentos comprobatórios, como notas fiscais, recibos, faturas e contratos. Isso garante a precisão e a legitimidade das informações registradas.
Atualização regular
O livro diário deve ser atualizado regularmente, preferencialmente diariamente, para refletir com precisão as atividades financeiras mais recentes da empresa.
Fechamento do livro diário
No final de cada período contábil, o livro diário é fechado e as informações são transferidas para os livros auxiliares e os demonstrativos contábeis, como o balancete.
Por que o livro diário é tão importante?
O livro diário é uma peça fundamental na contabilidade de uma empresa por diversos motivos.
Em primeiro lugar, ele fornece um registro detalhado e cronológico de todas as transações financeiras, permitindo uma visão clara e precisa do fluxo de caixa da empresa ao longo do tempo. Isso possibilita aos gestores monitorar de perto as finanças, identificar tendências, avaliar o desempenho financeiro e tomar decisões embasadas.
Ademais, o livro diário contabilidade é essencial para garantir a conformidade com as regulamentações contábeis e fiscais, servindo como uma documentação confiável das transações financeiras da empresa, o que é crucial para auditorias internas e externas, bem como para a elaboração de relatórios financeiros obrigatórios, como o balanço patrimonial e a demonstração de resultados do exercício.
O livro diário é obrigatório?
O Livro Diário é de preenchimento obrigatório das empresas sujeitas à escrituração contábil, independentemente do seu porte ou regime tributário, determinado pelo Decreto-Lei 486.
Esse mesmo Decreto-Lei também estabelece que apenas o pequeno comerciante, definido em regulamento, fica dispensado desta obrigação, considerando os seguintes requisitos:
- a natureza artesanal da atividade;
- a predominância do trabalho próprio e de familiares, ainda que organizada a atividade;
- o capital efetivamente empregado;
- a renda bruta anual;
- as condições peculiares da atividade, reveladoras da exiguidade do comércio exercido.
Esse cumprimento é imensamente importante para documentar toda e qualquer escrituração contábil de crédito e débito, gerando registros legais das movimentações e controle interno de recursos.
O que deve conter no livro diário?
Além das especificidades anteriormente citadas, o livro diário também deve conter elementos essenciais. Veja quais são eles:
Termo de abertura
O termo de abertura deve conter as seguintes informações: nome da empresa, CNPJ, número de ordem, endereço, quantidade de folhas, além do número e data de arquivamento dos atos constitutivos no Órgão de Registro estipulado. Também é preciso registrar no termo a que o livro se destina.
DRE
Outro elemento que deve conter no Livro Diário é a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Ela descreve todas as operações contábeis em um certo período e mostra se a companhia obteve lucro ou prejuízo, por meio das contas de resultado.
Escrituração contábil
A escrituração contábil deve conter a data da operação, títulos das contas de débito e crédito, além de seus respectivos valores e histórico com dados sobre o registro, por exemplo, o número da nota fiscal emitida.
Balanço patrimonial
Já o balanço patrimonial tem a função de informar a situação patrimonial da sua empresa ao término de cada exercício. São descritos também todos os bens, direitos e obrigações da companhia.
Demonstração do Resultado Abrangente
A Demonstração do Resultado Abrangente é essencial para que você, empreendedor, tenha acesso a uma análise gerencial.
Conforme a resolução CFC nº 1.185/09 e o CPC 26, mesmo não sendo prevista na Lei nº 6.404/76, essa demonstração é obrigatória.
Demonstração das mutações do patrimônio líquido
Outro item essencial no livro diário é a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL), que substituiu a Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados (DLPA). A DMPL serve para demonstrar todas as movimentações que ocorreram no patrimônio líquido da empresa, em certo período, e a formação de todas as reservas.
Demonstração dos fluxos de caixa
A DFC deve indicar quais saídas e entradas de dinheiro ocorram no caixa durante o período e o resultado desse fluxo. Trata-se de uma demonstração dinâmica, assim como a Demonstração de Resultados de Exercícios.
Notas explicativas
As notas explicativas também são obrigatórias no Livro Diário e devem informar os critérios utilizados na avaliação do patrimônio. Dados como investimentos, aumento de valores de ativos, taxa de juros, entre outros, devem constar nas notas.
Além disso, os ajustes de exercícios anteriores também precisam estar detalhados, assim como eventos subsequentes que aconteceram após o encerramento do período.
Termo de encerramento
Ao final do livro, é preciso incluir o termo de encerramento. Nele, é indispensável conter a sua finalidade, seu número de ordem, número de folhas e o nome da empresa ao qual pertence.
Qual a diferença entre livro diário impresso e digital?
Conforme o Decreto-Lei 486 e regulamentado pelo Decreto-Lei 64.567, para saber como fazer o livro diário é preciso seguir as Normas Brasileiras de Contabilidade.
O livro pode ser tanto digital quanto impresso, porém ambas as versões precisam utilizar a moeda corrente do país, além do idioma local. Os registros também precisam seguir uma ordem cronológica e utilizar linguagem mercantil e clara.
Esses elementos garantem a qualidade dos dados registrados e sua utilização posterior, por parte do gestor responsável ou até em vista de algum problema legal.
Livro impresso
Se você (ou o gestor responsável pela contabilidade da sua empresa) optar pelo livro impresso, este precisará ser encadernado e suas folhas precisam, necessariamente, estar numeradas tipograficamente, com numeração única.
Também é requisitado que o livro contenha os termos de abertura e de encerramento preenchidos na primeira e na última página.
Conforme o item 17 da ITG 2000, quando a entidade adotar a escrituração digital, não há necessidade da impressão e encadernação dos livros contábeis.
Vale lembrar que é possível optar em utilizar fichas contínuas, entretanto, ainda será necessário cumprir todas as exigências previstas em lei. No caso da utilização de fichas, a sua contabilidade precisa ter o livro para a inscrição das demonstrações contábeis.
Livro digital
O livro diário contábil digital também precisa ter os termos de abertura e de encerramento, além de seguir a ordem cronológica dos lançamentos. Porém, a versão digital tende a ser mais prática, já que se integra ao sistema de lançamentos e o processo é feito de forma automática.
Além disso, nessa versão, o livro diário pode ser assinado de forma digital pelo contador responsável pela sua escrituração. Outra vantagem é que é possível encaminhar os dados a partir do aplicativo do SPED, via internet, para as Juntas Comerciais, a fim de que seja avaliado e autenticado sem burocracias.
Essa Escrituração Contábil Digital (ECD) tem o objetivo de substituir a escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo os seguintes livros contábeis:
- Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
- Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
- Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Dessa forma, o seu contador terá muito mais praticidade e agilidade no processo, garantindo ainda a segurança. Os sistemas de assinatura online e armazenamento de dados contam com tecnologias de autenticação que evitam roubos, perdas ou avarias.
Lembre-se de sempre contar com o embasamento e orientação de um profissional contábil de sua confiança.
Gestão contábil integrada: potencialize sua empresa com a Omie
Como vimos, o livro diário é uma ferramenta indispensável para qualquer empresa, independentemente do seu porte ou ramo de atividade.
Ao registrar todas as transações financeiras de forma detalhada e organizada, o livro diário não apenas fornece uma visão clara do fluxo de caixa e do desempenho financeiro, mas também garante a conformidade com as obrigações contábeis e fiscais.
Sua importância reside não apenas na gestão eficiente das finanças, mas também na transparência e na credibilidade que proporciona. Esse é um benefício tanto internamente, para os gestores e acionistas, quanto externamente, para auditores, investidores e autoridades regulatórias.
Manter um livro diário preciso e atualizado é essencial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empreendimento.
Além disso, a tecnologia trabalha a favor da praticidade, organização e segurança. Entenda como as funcionalidades do sistema de gestão Omie vão facilitar a sua rotina.
