O mapa de processo é uma ferramenta que utiliza critérios de planejamento e gestão, descrevendo visualmente todo o fluxo de uma tarefa ou trabalho. É uma forma de cadenciar e descrever todos os possíveis eventos que resultarão em um resultado final, identificando, assim, diferentes estágios do fluxo.
Por ser uma ferramenta de gestão muito ampla e estratégica, pode ser utilizada por qualquer tipo de empresa, desde que o gestor saiba aplicá-la de maneira correta. A partir dessa estratégia é possível verificar quais são os setores da empresa que mais ocorrem falhas e quais são as ações necessárias para solucioná-las.
Aqui, você vai entender o que é um mapa de processo, como a estratégia pode ajudar na gestão empresarial do seu negócio, quais são os diferentes tipos e as vantagens de utilizar esta estratégia e mais. Boa leitura!
O que é mapa de processos?
O mapeamento de processos é uma técnica muito utilizada em diversos setores empresariais. Objetiva a descrição detalhada e visual dos diversos processos e fluxos de trabalho que envolvem o objetivo final. Ele também pode ser chamado de fluxograma, fluxograma de processos ou diagrama do fluxo de trabalho.
O objetivo principal dessa estratégia é comunicar de forma direta e concisa como será o funcionamento e as diversas etapas de um processo específico. Desta forma, qualquer membro da equipe consegue compreender e realizar tarefas pontuais, mesmo se não tiver feito parte da concepção inicial do projeto.
A ferramenta permite que todo o processo de execução seja mais facilmente compreendido por todos e torna mais fácil a observação de erros e falhas a partir da análise . Uma gestão de qualidade é capaz de gerar insights de novas estratégias e soluções. Estes são essenciais para que a empresa promova mudanças positivas no fluxo de trabalho.
Como o mapa de processos pode ajudar?
O mapa de processos possibilita que as diversas ideias que envolvem a execução do projeto se tornem reais e palpáveis, a fim de agilizar os processos por meio da comunicação direta e detalhada. Aposta-se na descrição visual dos fluxos de trabalho.
A estratégia pode ser útil em diversos momentos da empresa, tanto para o gestor quanto para os colaboradores, tais como:
- Identificar falhas: ajuda a simplificar os processos e identificar as brechas e ineficiências do fluxo;
- Simplificar ideias: é o processo de dividir os fluxos complexos e demorados em etapas menores;
- Tornar o processo mais compreensível: possibilita a compreensão detalhada de todo o processo;
- Planejar-se para imprevistos: permite o planejamento para possíveis imprevistos e contingências, focando na solução criativa dos problemas;
- Atribuir responsabilidades: organizar e delegar as responsabilidades entre os envolvidos no processo;
- Comunicação clara: o formato visual intuitivo possibilita que a comunicação fique mais simplificada e clara;
- Decisões mais rápidas: a comunicação mais ágil permite que decisões cruciais sejam tomadas de forma mais rápida.
É interessante que os gestores estejam atentos a diferenciação entre a gestão de processos e gestão por processos, sabendo quando aplicar estes conceitos na gestão empresarial.
Tipos de mapa de processo
O mapeamento de processos compreende diversos tamanhos e formatos que objetivam o alcance de um mesmo propósito. Porém, vale a pena ter em mente que projetos e execuções podem necessitar de mapas específicos, tais como:
Fluxograma
Este é a forma mais simples de contextualizar o fluxograma do processo, que utiliza símbolos responsáveis por ilustrar as diversas entradas e saídas das etapas que envolvem a conclusão do projeto.
Eles podem ser usados para planejar novos projetos, melhorar a comunicação entre a equipe, documentar processos e gerir fluxos de trabalho de forma mais eficiente.
Mapa de alto nível do processo
Este tipo de modelo possibilita uma visão mais ampla e geral das diversas etapas essenciais de um processo, a fim de identificar as principais fases envolvidas.
Por não incluir as especificidades das operações, pode ser uma ferramenta muito útil no momento de discussão geral das etapas.
Mapa detalhado do processo
Já o mapa detalhado do processo oferece todos os detalhes de cada etapa e subprocessos envolvidos, documentando todos os pontos de decisão e desenvolvimentos das execuções.
Este tipo de mapa de processo permite a compreensão mais eficaz e completa das diversas áreas e seus respectivos acertos e falhas, uma vez que traz uma análise extremamente minuciosa e detalhada.
Diagrama de raia
Também conhecido como fluxograma funcional ou fluxograma de implementação, o diagrama de raia divide as diversas atividades do processo e as distribui entre cada responsável pela tarefa.
O modelo prioriza a participação ativa dos envolvidos e a interação entre os diversos participantes, sendo uma ferramenta interessante para o treinamento de funcionários.
Mapa do fluxo de valor
O modelo de mapa do fluxo de valor é uma estratégia de gestão otimizada que descreve todo o processo de levar o produto ou serviço até o cliente. Usualmente, são mapas complexos e detalhados, com diversas informações específicas do fluxo logístico.
Sendo assim, é um modelo interessante para a identificação de possíveis desperdícios de recursos ou o reconhecimento de novas estratégias criativas e ousadas.
Diagrama SIPOC
O conceito de SIPOC sugere o diagrama em inglês: fornecedores (suppliers); entradas (inputs); processo (process); saídas (outputs) e clientes (customers). Ao longo deste diagrama, é possível identificar os principais elementos de um processo a partir das etapas básicas, resultados e os diversos participantes.
Mapeamento de processos: eleve a gestão empresarial
Utilizar a estratégia de mapa de processos é contar com uma ferramenta interessante para os gestores que buscam otimizar a gestão empresarial e a eficiência da organização. Afinal, usar o mapeamento de processos na prática permite que as equipes possam mapear as diversas tarefas e gerir adequadamente as demandas e desafios do trabalho.
Neste artigo, você conheceu um pouco mais sobre esta ferramenta, os seus diversos tipos e como o mapa de processos pode auxiliar na finalização dos mais diversos tipos de projetos. Portanto, para otimizar a gestão empresarial do seu negócio, é importante estar atento às funcionalidades e benefícios que esta prática pode trazer.
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