Um modelo de ordem de serviço é um documento essencial na rotina empresarial, pois agiliza qualquer rotina e funciona como um ponto de partida para a organização e para o direcionamento do trabalho. A ordem de serviço é muito recorrente nas empresas que atuam como prestadoras de serviço, mas também está presente nos mais diversos setores empresariais.
No geral, ela funciona como um guia para todo o processo de finalização do serviço, auxiliando na contratação, execução e entrega do que foi combinado. Além disso, também é um documento essencial para a organização da equipe, mantendo os colaboradores alinhados e focados no mesmo ideal.
A seguir, você vai conferir o que é um modelo de ordem de serviço, a importância desse documento, quais são as informações essenciais que ele deve conter, além de ficar por dentro de dicas importantes para montar um modelo personalizado para a sua necessidade.
Vale dizer que é cada vez mais comum que as empresas optem por ferramentas de gestão para auxiliá-las nos processos de emissão, controle, gerenciamento e armazenamento de ordens de serviço. Assim, é possível tornar a rotina de trabalho mais eficiente e prática. Continue lendo o artigo e descubra informações valiosas sobre esse assunto.
O que é um modelo de ordem de serviço?
A ordem de serviço, ou simplesmente OS, é um documento responsável por formalizar os diversos processos da empresa na realização de determinada demanda. Além de ser obrigatória para a prestação de serviços, de acordo com o Decreto Lei 5452/43, ela tem o objetivo de oficializar os serviços que a empresa prestou ao cliente, tendo um caráter fundamental nas negociações.
Contudo, esse documento ultrapassa a finalidade de meramente registrar o que foi acordado entre as partes e passa a servir como uma ferramenta de otimização, que ajuda a aumentar a eficiência e produtividade. Logo, a OS influencia diretamente nos aspectos funcionais da empresa e pode se tornar uma ferramenta extremamente estratégica.
Porém, para que esses resultados positivos aconteçam, é essencial que o modelo de ordem de serviço esteja padronizado. Dessa forma, a gestão de dados e informações contidas no documento pode auxiliar no planejamento de tarefas a serem executadas pela equipe. Além disso, ter um modelo pronto, personalizado e assertivo para o seu negócio facilita todo o processo funcional e garante mais satisfação do cliente.
Entenda a importância de usar um modelo de ordem de serviço
Além de documentar todo o acordo entre cliente e empresa, um bom modelo de ordem de serviço ajuda no planejamento e na rotina e a padronização de informações auxilia na gestão de dados. Afinal, é comum que existam várias OS emitidas pela empresa, e é essencial poder gerir estrategicamente essa fonte de informações e analisar quais são as necessidades mais recorrentes dos clientes, por exemplo.
Apesar de ter o objetivo amplo de orientar o trabalho interno e compreender quais são as expectativas do cliente, outros benefícios que podemos destacar são:
- Registro das atividades da empresa;
- Comunicação interna mais definida;
- Atualização da equipe quanto ao progresso das operações;
- Controle financeiro;
- Melhora o atendimento ao cliente;
- Auxilia na organização, de modo geral.
Contudo, é importante ter em mente que não existe um único tipo de modelo de ordem de serviço, e ele pode variar de acordo com as necessidades e o tipo de negócio de cada empresa. Porém, algumas informações básicas e regras são comuns para todos os tipos de Ordem de Serviço. Descubra quais são elas.
Quais são os campos essenciais de um bom modelo de ordem de serviço?
Já vimos que a OS registra as orientações gerais e é essencial para o planejamento e execução dos serviços. Antes de você montar o seu modelo de ordem de serviço, confira se o arquivo compreende os campos essenciais para garantir a usabilidade do documento.
- Informações do cliente;
- Data, hora e local;
- Número da ordem de serviço (a fim de diferenciar os arquivos e facilitar a organização);
- Valores;
- Forma de pagamento;
- Descrição do serviço;
- Itens e recursos necessários para realização do serviço;
- Equipamento de proteção individual;
- Ferramentas necessárias;
- Materiais;
- Termo de responsabilidade;
- Documentação;
- Responsáveis.
4 dicas para criar um modelo de ordem de serviço
Agora que você já entendeu quais são as informações indispensáveis na hora de montar um modelo de ordem de serviço, é hora de colocar a mão na massa e inserir no documento original informações específicas sobre o seu negócio, padronizando os processos e organizando a comunicação interna da empresa. Acompanhe 4 dicas fundamentais na elaboração deste arquivo:
1. Tenha um modelo personalizado
Antes de tudo, é importante ter em mente que a ordem de serviço precisa fazer sentido para o seu negócio e para os seus clientes. Portanto, ela pode ser personalizada com informações padronizadas de acordo com os serviços e atividades oferecidas pela empresa.
Não se esqueça de adicionar campos com informações importantes que atendam às necessidades dos negócios, como o endereço empresarial, CNPJ e razão social, por exemplo.
2. Elabore um modelo detalhado
Nesse caso, ir além do básico pode fazer toda a diferença na hora de montar o seu modelo de ordem de serviço. Vale lembrar que a OS é a responsável por nortear e orientar a equipe de colaboradores durante a execução dos planejamentos e serviços.
Sendo assim, quanto mais detalhado e com informações assertivas, mais utilidade o documento terá no momento de acompanhar o andamento do serviço prestado. Uma OS diferenciada e completa traz informações importantes para a administração, como a quantidade de material utilizado, procedimentos e funcionários envolvidos, entre outros.
3. Utilize imagens
Uma boa dica é adicionar imagens ilustrativas e explicativas que ajudem a comprovar os serviços oferecidos, materiais utilizados e procedimentos realizados. As imagens também ajudam a aumentar a credibilidade e confiabilidade do documento.
4. Crie uma identidade visual
Outro ponto importante é personalizar o modelo de OS com uma identidade visual própria da sua marca. Assim, a empresa entrega mais profissionalismo e confiabilidade, valorizando o trabalho de toda a equipe.
Para manter uma identidade visual forte que caracterize a empresa, é interessante adicionar a logomarca do seu negócio no cabeçalho e rodapé e seguir as orientações do manual da marca.
Emita suas ordens de serviço on-line
Por ser um documento tão necessário na atividade de prestação de serviço, muitas empresas têm usado ferramentas tecnológicas para otimizar o processo de emissão e gerenciamento de ordens de serviço. Nesse cenário, um sistema de gestão on-line e totalmente integrado com as áreas da empresa traz muita praticidade e agilidade para o seu dia a dia.
O sistema de gestão ERP Omie possibilita a emissão de ordens de serviço online, de forma totalmente automatizada e facilitada. Além de você poder contar com mais agilidade e mobilidade, também é possível integrar o processo de emitir OS com outras diversas funções da empresa e acompanhar em tempo real o andamento das tarefas.
Dessa forma, descomplicar os processos traz ganhos para toda a equipe. Os resultados podem ser percebidos em pouco tempo: mais produtividade, clientes mais satisfeitos, diminuição de erros, melhora da comunicação interna e do fluxo de demandas, elevação da qualidade dos serviços prestados e muito mais.
Gerencie as suas ordens de serviço com Omie
Todos os benefícios estão disponíveis para você no sistema de gestão OMIE, 100% online e com recursos completos que irão transformar o gerenciamento do seu negócio. Além destes benefícios, a plataforma Omie conta com um Sistema de Emissão de Nota Fiscal Eletrônica NF-E pensado para facilitar a sua rotina – basta alguns cliques.
Você conferiu o que é um modelo de ordem de serviço e qual é a importância desse documento. Contar com a emissão eficiente da OS pode ter um impacto decisivo no momento de fechar novos negócios e buscar novas parcerias.
Tenha um maior controle financeiro do seu negócio, centralize as informações e processos em uma única plataforma, integre as diversas tarefas da empresa em um só lugar e garanta resultados satisfatórios no seu processo de faturamento com a Omie. Mantenha-se atualizado e comece hoje mesmo!
