No dia a dia de uma empresa, há muitos desafios de operação que devem ser tratados com organização e seriedade, para não afetarem os processos internos e, consequentemente, os resultados. Para garantir que tudo flua como o planejado, as organizações devem contar com um time backoffice estruturado, que esteja a par de todos os processos.
O backoffice é de extrema importância em uma empresa e consiste na junção de diversos setores e profissionais que irão trabalhar de forma integrada garantindo a fluência dos processos internos. Entenda mais sobre o assunto e aprenda a sobre essa parte importante da gestão administrativa.
Backoffice: o que é?
O termo backoffice, em tradução livre, “parte de trás do escritório”, trata-se de toda equipe que está na retaguarda de processos importantes e necessários para o funcionamento de qualquer organização.
Essa equipe não é diretamente ligada à geração de receita para a empresa, mas oferece suporte operacional para que equipes de front office, ou seja, das áreas que se relacionam diretamente com os clientes, sejam bem-sucedidas, ou seja, todo o trabalho desenvolvido pelos times vai afetar na forma com que os clientes recebem e consomem do produto ou serviço da empresa.
Fazem parte do backoffice os times de marketing, RH, contabilidade, financeiro, jurídico e logística, por exemplo. Setores igualmente essenciais para o sucesso da empresa de dentro para fora, pois, com um trabalho bem desenvolvido, toda a produção funciona bem, assim como o relacionamento com clientes e fornecedores do negócio.
A importância do backoffice para sua empresa
O backoffice é de extrema importância para o dia a dia da empresa e dos processos administrativos, para garantir que tudo o que acontece antes, durante, ou depois do momento de venda e contato com os clientes, seja bem-sucedido e funcione bem. Confira os principais momentos em que o backoffice atua nos negócios:
- Organização de processos: suporte no controle de estoque e vendas, ajuda na manutenção de equipamentos e máquinas, garantindo o bom funcionamento de todas as atividades operacionais do negócio;
- Mais agilidade: dar suporte aos vendedores, otimizar a comunicação interna da empresa, automatização de processos, sugestão de recursos, contratação de mão de obra qualificada, entre outros;
- Satisfação para o cliente: uma das maiores vantagens que uma empresa pode ter com a atuação do backoffice é proporcionar uma experiência excelente do usuário para os seus clientes, oferecendo um produto e um serviço de maior qualidade.
Como funciona o backoffice?
O backoffice funciona diferente para cada tipo de negócio e a equipe estará presente em diversas etapas do processo. Dentre essas etapas estão o atendimento ao cliente, o pedido de mercadoria, a consulta ao estoque, o planejamento de entrega, o pagamento, a atração, retenção e a fidelização do consumidor.
No caso de e-commerces e no varejo, o backoffice trabalha identificando a falta de determinado produto no site antes que o cliente siga com a compra. Esse trabalho evita possíveis cancelamentos de pedidos e insatisfação do comprador.
Já na indústria, a equipe de backoffice ajuda na manutenção, atuando diretamente sobre equipamentos e máquinas e garantindo o pleno funcionamento das atividades operacionais de uma fábrica.
Cada setor administrativo contará com suas funções para a empresa funcionar bem, assim como para que a mensagem da empresa seja passada de forma correta ao público consumidor, garantindo o crescimento e desenvolvimento institucional.
Backoffice financeiro
O backoffice atua também diretamente no planejamento financeiro, garantindo o bom funcionamento de importantes processos, como controle de lucros, despesas e investimentos do negócio. A equipe atuará dando suporte, inclusive no desenvolvimento de estratégias de crescimento sustentável e na área de responsabilidade fiscal. Confira alguns destaques essenciais do backoffice financeiro em uma empresa:
Definição de metas
Antes de colocar qualquer ação em prática, os gestores definem metas a serem alcançadas. Todo o setor de backoffice, então, será encarregado de avaliar a produtividade, qualidade, eficiência da equipe e analisar se as metas são concretas e possíveis de serem conquistadas.
Desenho de planejamento
Com as metas definidas, é hora de traçar o seu planejamento. Essa fase vai pautar as ações do backoffice e pode englobar diversas práticas para garantir o funcionamento das atividades e cumprimento das demandas, como contratação de pessoal, treinamento de equipe, adequação de espaços físicos, compra de materiais, implementação de sistemas de gestão etc.
Acompanhamento de indicadores
O setor de backoffice tem outra tarefa essencial nas instituições, o acompanhamento de indicadores. Trata-se dos KPIs, que permitem aos gestores obterem uma visão ampla sobre quais estratégias funcionam e quais precisam melhorar.
Indicadores como produtividade, qualidade, retorno sobre investimento, satisfação do cliente e turnover são só alguns exemplos levantados por equipes de backoffice. Além disso, a equipe auxiliará no desenvolvimento de metodologias, como a implementação e acompanhamento de OKR.
Quem são os responsáveis pelo backoffice?
Todo o grupo de funcionários e prestadores de serviço de uma empresa que não atua diretamente nas vendas ou no setor de produção do negócio, são os responsáveis por fazer o backoffice funcionar. Dessa forma, fica garantido que tudo ocorrerá bem. Geralmente, os setores que incluem esse grupo são os setores administrativos, de marketing, financeiro, RH, logística, jurídico, dentre outros.
Esse é um grupo amplo e completo que, apesar de muitas vezes não ter contato diretamente com o cliente ou na parte de negociações, acaba gerando grande impacto nas soluções ofertadas pela empresa.
Vantagens do sistema de gestão para backoffice
O backoffice tradicional conta com muitas tarefas manuais, burocráticas e repetitivas, necessárias para manter os processos em funcionamento. Apesar disso, hoje é possível automatizar as rotinas empresariais e diminuir drasticamente falhas e gargalos, com a contratação de um sistema ERP.
Um software de gestão não só facilita e agiliza todas as atividades de retaguarda administrativa, como também gera automação de dados e informações, unindo backoffice e front office, integrando processos de diversos setores, como comercial, financeiro, fiscal e logístico.
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