Toda venda exige uma nota fiscal, mas sabia que o documento também é obrigatório para mercadorias que entram e são movimentadas no estoque? Estamos falando da nota fiscal de entrada.
Para entender melhor como funciona essa obrigação fiscal, quando e como emitir, elaboramos este artigo. Continue a leitura e saiba mais.
Por que emitir nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada (NF-e de Entrada) é um tipo de nota fiscal que comprova a entrada e movimentações de mercadoria e matéria-prima no estoque da empresa. Então, é emitida na compra de um produto para a revenda ou quando o cliente devolve um item.
Ela serve para registrar a movimentação de mercadorias no estoque, seja para revender, ou para produção, ou realização de serviços para atividade comercial, garantindo, dessa forma, a autenticidade da transação, o que evita problemas legais para a empresa.
É, portanto, um documento utilizado para fins contábeis e fiscais que indica a entrada de um item ou serviço na sua empresa.
Quando posso fazer a nota de entrada?
Em primeiro lugar, é preciso saber que a emissão da nota fiscal, geralmente, é feita pelo fornecedor da mercadoria ou matéria-prima.
Então, a nota fiscal de venda do fornecedor acaba sendo a nota fiscal de entrada eletrônica na sua empresa, ou seja, você não precisa emitir uma nota pelo item recebido.
Porém, sua empresa também pode emitir esse documento, e isso deve ser feito quando:
- o fornecedor é isento de emitir a nota fiscal, caso seja pessoa física ou pessoa jurídica que não contribui com o ICMS;
- há devolução de mercadorias pelos clientes, sendo necessário cancelar a transação de venda e emitir a nota fiscal de entrada, a fim de registrar a entrada do produto no estoque;
- as mercadorias são adquiridas via importação, pois a nota fiscal que acompanha, chamada invoice, não é reconhecida no Brasil como documento legal;
- ocorre retorno de industrialização, situação de recebimento de matéria-prima ou insumos que foram manipulados em uma fábrica anteriormente, quando esse processo é feito por autônomos;
- o produto sai do estoque sem o objetivo de venda, como para demonstração em uma feira ou para conserto;
- o item é adquirido em leilão ou concorrência pública;
- a sua empresa se responsabiliza pelo transporte de uma mercadoria.
Como emitir uma nota fiscal de entrada?
Você não precisa se preocupar em fazer o lançamento da nota fiscal de entrada emitida pelo fornecedor, pois basta preencher:
- natureza da operação: o motivo pela qual a nota fiscal foi emitida;
- dados da mercadoria ou serviço: descrição do item ou serviço prestado, quantidade, valor e outros pontos importantes;
- identificação do fornecedor: CNPJ, nome da empresa;
- CST (Código de Situação Tributária): tributação dos produtos;
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestação): identificação da natureza de circulação de um item.
E, para emitir a nota fiscal de entrada, temos duas situações diferentes: quando sua empresa fica a cargo da emissão da nota e nos casos de importação. Veja abaixo.
Nota fiscal de entrada por emissão
É a nota fiscal de entrada que registra que um produto entrou ou retornou para o seu estoque. Aqui não tem segredo, pois basta seguir o passo a passo para a emissão da nota fiscal eletrônica de saída, ou seja, a que acompanha a venda de um produto.
Nota fiscal de entrada por importação
Ao adquirir um produto por importação, é preciso seguir o passo a passo para emitir a nota de entrada:
- entrar no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica;
- selecionar “consultar NF-e”;
- colocar a chave de acesso, formada por 44 dígitos e que fica no canto superior direito da nota fiscal;
- clicar no botão de download;
- selecionar o Certificado Digital da sua empresa;
- esperar o término do download.
É recomendado que o empreendedor faça o download do documento para ter um comprovante para a Receita Federal de que participou dessa transação.
Perguntas frequentes sobre nota fiscal de entrada
Tire outras dúvidas sobre a nota fiscal de entrada, acompanhando as respostas para as perguntas mais comuns sobre o tema.
Qual a diferença entre nota fiscal de entrada e saída?
A nota fiscal de entrada registra a entrada de uma mercadoria no seu estoque, já a nota fiscal de saída é a emitida para comprovar uma transação de venda.
Quanto custa para emitir uma nota fiscal de entrada?
O empreendedor não tem nenhum gasto para fazer a emissão da nota fiscal de entrada, inclusive nos casos de importação.
Pode vender sem nota fiscal de entrada?
É proibido o fornecedor vender sem a nota fiscal de entrada, pois o documento registra a transação e a tributação envolvida. Assim, quando a nota não é emitida é considerado crime de sonegação fiscal.
Pode emitir nota fiscal de entrada retroativa?
Não há problema em emitir a nota fiscal de entrada depois da data de entrada de um produto em sua empresa, já que esse documento fiscal não implica em recolhimento de impostos.
Apesar disso, é recomendado não adiar a emissão para evitar esquecimento e problemas legais.
Agilize a emissão das notas fiscais: implemente um sistema ERP de gestão!
Pensar em tipos de notas fiscais, em lançar nota fiscal de entrada no sistema ou no pagamento de tributos pode ser bem desafiador para o empreendedor, afinal o negócio em si já demanda muito tempo, envolvendo tomada de decisão e definição de estratégias.
Nesse sentido, é fundamental contar com um sistema ERP de gestão para ter um controle financeiro do negócio, além da integração de diferentes setores da empresa, como vendas, estoque, notas fiscais e produção.
Assim, em uma única plataforma, você tem uma visão geral e estratégica da sua empresa, podendo gerar relatórios e ter tranquilidade para emitir notas fiscais e outros documentos, evitando erros e outros problemas com suas obrigações fiscais.
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