O que é e como funciona o método 5w2h?

Entenda o que é e como funciona o método 5w2h e descubra como essa ferramenta de gestão pode ser parte de um planejamento estratégico eficaz
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A metodologia 5w2h é um dos diversos tipos de planos de ação utilizados em práticas de gestão empresarial. Apesar de ter um nome um pouco diferente, o método 5w2h é muito simples, fácil de ser aplicado e pode se tornar uma ferramenta útil para a sua empresa.

Se você busca determinadas metas e objetivos, contar com um plano de ação bem estruturado é fundamental nessa jornada. Com ele, é possível definir todas as ações, tarefas e os recursos necessários para alcançar os resultados esperados.

Neste artigo, você vai entender o que é o 5w2h, como esse método funciona na prática e quais são as vantagens de incluí-lo em um planejamento estratégico eficaz para o seu negócio. Além disso, você também vai conhecer algumas ferramentas indispensáveis para planejamento de projetos e melhora dos resultados. Boa leitura!

O que é 5w2h?

A metodologia 5w2h é um dos inúmeros planos de ação utilizados na gestão empresarial e funciona como uma espécie de checklist para a sua empresa. Nele, são elencados os objetivos finais que o empreendedor deseja alcançar e, consequentemente, todas as ações e tarefas necessárias para tal.

Para tanto, essa ferramenta se apresenta como um questionário simples, cujas respostas curtas podem auxiliar o planejamento estratégico de qualquer empresa, independentemente do porte e do ramo de atividade. De forma simples, o método parte de um problema existente e, por meio de sete perguntas, possibilita a análise de possíveis soluções.

Geralmente, o método 5w2h é realizado com o auxílio de uma planilha ou tabela, que permite a avaliação e o acompanhamento de todas as atividades e dos responsáveis envolvidos. Assim, é uma ferramenta indispensável para as empresas que buscam crescimento, vitalidade e rentabilidade.

Quem são os 5 Ws?

Os cinco Ws do termo representam os seguintes questionamentos (em inglês): “o que” (what), “por que” (why), “onde” (where), “quando” (when) e “quem” (who):

  • What (o que será feito?) – O primeiro passo é identificar e descrever minuciosamente qual é o problema em questão. Tente observar se essa dificuldade muda de gravidade com o passar do tempo e se, em determinado período do ano, ele se torna mais crítico ou urgente. Além disso, é interessante pontuar se a maneira utilizada para mensurar os resultados é precisa e apresenta respostas confiáveis. Depois de fazer esse exercício, é o momento de determinar qual ação será realizada. Em outras palavras, determine qual objetivo a empresa deseja alcançar;
  • Why (por que será feito?) – Delimitar a motivação da ação é tentar encontrar possíveis explicações que auxiliem na resolução do problema. Aqui, vale a pena incluir quaisquer razões ou motivos que justifiquem por que a meta é necessária e por que foi proposta;
  • Where (onde será feito?) – É hora de pensar onde o problema será resolvido. Ele precisará de um suporte físico ou on-line? Será necessário fazer reuniões com a equipe ou com os clientes? É importante considerar todos esses detalhes ao determinar onde será feita a resolução do problema. Além disso, é importante considerar em que departamento o problema geralmente acontece e determinar com precisão o setor exato no qual a ação será realizada;
  • When (quando será feito?) – É essencial definir um prazo para que as metas sejam cumpridas, uma vez que as estas, juntamente às tarefas necessárias, foram estabelecidas. Nesse cenário, contar com um cronograma pode ser de grande ajuda;
  • Who (por quem será feito?) – Em primeiro lugar, determine quais são os colaboradores que estão associados ao problema e se existem profissionais específicos que apresentam dificuldades no processo. Após determinar esse ponto, defina quem será o responsável ou responsáveis por cada uma das tarefas elencadas, para que a meta final seja alcançada.
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Quem são os dois Hs?

Já os dois Hs indicam (em inglês): “como” (how) e “quanto custa” (how much). Confira abaixo o que cada letra representa na prática.

  • How (como será feito?) – Uma vez que você já elencou grande parte das tarefas necessárias para a prática da estratégia, será necessário detalhar um planejamento específico para cada ação individual.
  • How much (quanto vai custar?) – Ajustar o plano de ação com a realidade financeira da organização é fundamental. Afinal, ele precisa ser possível de se realizar e, acima de tudo, fazer sentido para a empresa. Por isso, esse é o momento de dar uma olhada no fluxo de caixa e definir um orçamento base necessário para alcançar o objetivo.

5w2h na prática

Certamente ficou claro para você que essa ferramenta, apesar de simples, é extremamente útil, flexível e pode ser adaptada a várias realidades e necessidades diferentes. Sendo assim, ela apresenta inúmeras possibilidades para o dia a dia.

Tente adicioná-la à rotina da empresa, envolvendo a equipe na elaboração desse planejamento. Utilize um quadro em branco ou uma planilha online e inclua informações sobre quais são as metas, os responsáveis, os prazos e os recursos necessários.

Por exemplo, vamos considerar que a empresa deseje conquistar dez novos clientes. Contar com o método 5w2h é essencial para que o objetivo seja alcançado da forma mais rápida e organizada. Então, saber como fazer um plano de ação empresarial de forma rápida e eficiente é uma estratégia muito utilizada para potencializar resultados.

Dessa forma, a real importância da prática e como ela pode auxiliar o andamento dos processos empresariais vai se tornar perceptível para todos. Além disso, a ferramenta contribui para o aumento da produtividade e para a economia de tempo e recursos.

Outras ferramentas de planejamento de projetos

Existem outras ferramentas de planejamento de projetos que podem ser aplicadas à sua empresa. Confira cada uma delas.

  • Análise SWOT – A análise SWOT é uma abreviação dos termos em inglês para: strengths (“forças”), weaknesses (“fraquezas”), opportunities (“oportunidades”) e threats (“ameaças”). Também é comum encontrá-la como “matriz FOFA”, que segue a tradução das siglas. Essa análise tem o objetivo de delimitar um panorama dos pontos fortes e dos pontos fracos da empresa e oferecer uma leitura dos ambientes internos e externos. A análise SWOT tem um papel fundamental no desenvolvimento de qualquer negócio;
  • Diagrama de Ishikawa – O diagrama de Ishikawa permite uma identificação precisa dos verdadeiros motivos dos problemas da empresa. Ou seja, é uma ferramenta indispensável para a resolução de problemas, pois permite a análise de possíveis causas;
  • Ciclo PDCA – Consiste na organização de diversos processos estratégicos. São eles: “planejar” (plan), “fazer” (do), “checar” (check) e “agir” (act);
  • Matriz BCG – A matriz BCG é um plano de ação que consiste na comparação de diferentes produtos ou serviços do negócio. Assim, é possível analisar quais foram os produtos ou serviços que fizeram mais sucesso e devem ser mantidos. Apesar de ter algumas similaridades, existem diversas diferenças entre análise de SWOT e matriz BCG. Ambas devem ser utilizadas em momentos diferentes e com finalidades distintas.

Utilize os planos de ação para um planejamento estratégico

Neste artigo, você conheceu as diversas aplicações, finalidades, vantagens e alguns exemplos do plano de ação 5w2h. Ao utilizar essa metodologia em diversas situações do seu negócio, você terá mais clareza e assertividade a respeito de quais são as tarefas necessárias para alcançar os objetivos desejados, controlando e monitorando continuamente o andamento das ações.

Além de utilizar os planos de ação que comentamos neste texto, também é essencial ficar por dentro de boas práticas para aplicar à sua gestão empresarial. Essas estratégias, quando usadas corretamente, auxiliam na melhora de produtividade e competitividade do negócio.

Para quem busca melhores resultados, contar com o auxílio de ferramentas tecnológicas também facilita o processo. Fique por dentro das novidades e invista em recursos para obter dados e fazer registros com mais rapidez, automatização e recursos digitais.

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