ECF: o que é, qual o prazo de entrega e como fazer?

Nos últimos anos, o Governo Federal tem investido significativamente em unificar e padronizar as obrigações contábeis e fiscais para promover mais eficiência à fiscalização e à auditoria das empresas. Um dos principais projetos dessa iniciativa é o SPED da Receita Federal, que integra várias obrigações acessórias, como a ECF (Escrituração Contábil Fiscal).

Este guia completo fornece todas as informações necessárias sobre o ECF, incluindo prazos, como proceder com a entrega, e outros detalhes cruciais para manter a conformidade fiscal do seu negócio.

O que é ECF?

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória que visa à transmissão de informações detalhadas sobre as operações de uma empresa, especialmente aquelas que impactam o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

De maneira prática, a ECF reflete o balanço patrimonial do negócio, funcionando como uma auditoria interna das contas. Essa declaração comprova à Receita Federal que a empresa está em conformidade com a lei, afastando qualquer suspeita de envolvimento em atividades ilícitas.

Instituída pela Instrução Normativa RFB n.º 1422/2013 e desenvolvida dentro do sistema SPED Fiscal, a ECF é uma ferramenta fundamental para garantir a transparência fiscal das empresas.

Quem é obrigado a apresentar a ECF?

Todas as pessoas jurídicas, incluindo as imunes e isentas, sejam sociedades limitadas, anônimas ou individuais que estejam sob os regimes de tributação de Lucro Real, Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado, são obrigadas a entregar a ECF.

As seguintes entidades estão dispensadas da apresentação da ECF:

• optantes do Simples Nacional;
• órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
• pessoas jurídicas inativas.

Qual a diferença entre ECD e ECF?

A ECD (Escrituração Contábil Digital) é outra obrigação acessória dentro do SPED que unifica a entrega de documentos contábeis ao Fisco, substituindo o envio físico por um sistema digital. A ECD abrange informações fiscais e previdenciárias da empresa, sendo um pré-requisito para a ECF.

Já a ECF, implantada a partir do ano-calendário de 2014, substitui a antiga Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). A ECF é um sistema mais complexo e completo, estruturado em 14 blocos, cada um contendo informações específicas sobre a empresa.

Como a ECF é organizada?

A ECF é dividida em blocos, cada um responsável por agrupar um conjunto específico de informações. Veja como os principais blocos da ECF são estruturados:

Qual o prazo de entrega da ECF em 2024?

O prazo final para a entrega da ECF referente ao exercício de 2023 foi o dia 31 de julho de 2024. É importante garantir que sua empresa esteja em dia com essa obrigação para evitar multas e complicações fiscais.

Como preencher e enviar a Escrituração Contábil Fiscal no SPED?

Aqui está um passo a passo para preencher e transmitir sua ECF:

1. Certifique-se de que a ECD foi concluída, o que é um pré-requisito para a ECF;
2. Baixe o programa oficial do SPED ou utilize um software de gestão compatível;
3. Preencha os dados conforme solicitado, respeite as etapas e siga as orientações do sistema;
4. O profissional contábil e a pessoa jurídica precisam assinar digitalmente o documento;
5. Após o envio, faça o download do recibo que comprova a transmissão bem-sucedida.

Quais erros devem ser evitados durante o preenchimento?

O preenchimento da ECF exige atenção redobrada devido à sua complexidade. Para evitar problemas, siga estas dicas:

• Prepare-se antecipadamente: levante todas as obrigações associadas à ECF e normas fiscais antes de iniciar;
• Mantenha dados organizados: registre e organize todas as informações relevantes;
• Garanta a integridade das notas fiscais: armazene corretamente todas as notas fiscais de entrada, saída e vendas;
• Revise periodicamente: realize revisões constantes dos seus registros fiscais e contábeis;
• Utilize tecnologia: softwares de gestão atualizados podem simplificar o processo e garantir a conformidade.

Quais são as penalidades para empresas que não entregam a ECF?

Empresas que não entregam a ECF, perdem o prazo ou enviam dados incorretos estão sujeitas a multas e outras penalidades. Para empresas no regime do Lucro Real, as multas podem variar de 0,25% a 10% do lucro líquido, com um teto de R$ 100 mil para micro e pequenas empresas e R$ 5 milhões para outras empresas.

Para empresas em outros regimes, as multas incluem:

• 0,5% da receita bruta para falhas no envio da ECF;
• 5% do valor da operação (limitado a 1% da receita bruta) para omissões ou dados incorretos;
• 0,02% por dia de atraso, sobre a receita bruta.

O que fazer se você perdeu o prazo de entrega da ECF?

Se você perdeu o prazo, envie a ECF o quanto antes para minimizar as multas e regularizar a situação da sua empresa, evitando a emissão de uma certidão negativa.

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Entender a importância da ECF e sua correta entrega é crucial para manter a conformidade contábil e fiscal da sua empresa. Mas, para garantir que todas as obrigações sejam cumpridas corretamente, é fundamental contar com um sistema de gestão integrado.

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