ECF: o que é e o que você precisa saber para 2024

Nos últimos anos, o Governo Federal tem empreendido esforços para unificar e padronizar as obrigações contábeis e fiscais, a fim de facilitar a fiscalização e a auditoria.

O projeto SPED da Receita Federal é um representante dessa iniciativa, que une diversas obrigações acessórias, como o ECF (Escrituração Contábil Digital). 

Neste guia completo, você confere tudo o que precisa saber sobre o assunto, incluindo prazos, como entregar e outros detalhes. 

O que é ECF? 

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma declaração acessória cujo objetivo é transmitir informações das operações de uma empresa, especialmente as que afetam os valores do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

De forma prática, a Escrituração Contábil Fiscal funciona como um espelhamento do balanço patrimonial da empresa, basicamente um batimento de contas. 

É uma forma de apresentar as movimentações da empresa para a Receita Federal padronizadamente, comprovando que a empresa não está envolvida em atos ilícitos. 

Esta ferramenta foi instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1422/2013 e criada pelo fisco através do sistema SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital), instituído em 2007 pelo decreto 6022/2007.

Que empresas são obrigadas a apresentar a ECF?

 Todas as pessoas jurídicas, inclusive as imunes e isentas, que estejam enquadradas nos regimes de tributação, lucro real, lucro presumido ou lucro arbitrado estão obrigadas a entregar a ECF.

Estão dispensadas de apresentar a ECF: 

• optantes do Simples Nacional;
• órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
• pessoas jurídicas inativas.

Qual a diferença entre a ECD e a ECF? 

A ECD, um tipo de escrituração, é uma obrigação acessória do SPED que unifica entregas contábeis para o Fisco que anteriormente era realizada por meio de documentos e demonstrativos físicos. 

Agora, é realizada pelo sistema e inclui informações fiscais e previdenciárias da empresa.  

Já a ECF foi implantada para o ano-calendário de 2014 para substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Para isso, foi criado um sistema online mais complexo e completo, formado por 14 blocos. 

Como a ECF é organizada?

A ECF é estruturada em blocos, cada um com a função de agrupar informações específicas. Saiba mais sobre os Blocos da ECF:

Qual o prazo de entrega da ECF em 2024?

O último dia para realizar a entrega da ECF com as declarações referentes ao exercício de 2023 é o dia 31 de julho de 2024. 

Qual o passo a passo para fazer a Escrituração Contábil Fiscal no SPED? 

Confira o que você precisa saber para preencher e transmitir sua ECF no SPED Fiscal. 

1. Primeiramente, garanta que sua ECD (Escrituração Contábil Digital) já tenha sido feita. Isso é um pré-requisito para preencher o ECF no sistema do SPED; 
2. Faça download do programa oficial no SPED ou use um software de gestão;
3. Preencha os dados conforme solicitado, respeitando as etapas do sistema;
4. Para o conteúdo ser transmitido e validado, é preciso colher as assinaturas digitais do profissional contábil e da pessoa jurídica;
5. Faça download do recibo que comprova que o documento foi transmitido via sistema. 

Quais erros precisam ser evitados durante o preenchimento?

O preenchimento do ECF pode ser trabalhoso e complexo; por isso, demanda toda a atenção. Veja os principais pontos a se atentar durante o processo: 

• Faça um levantamento de todas as obrigações associadas à ECF e normas fiscais previamente. Assim, você já tem uma ideia do que esperar do processo; 
• Tenha seus dados corretamente registrados e organizados;
• Garanta que todas as suas notas fiscais de entrada e saída e vendas estão devidamente armazenadas — isso agiliza muito o processo; 
• Faça uma revisão periódica dos seus registros fiscais e contábeis; 
• Revise atentamente antes de enviar;
• Devido à complexidade do processo, opte por usar softwares de gestão atualizados que simplificam o processo e reforçam a conformidade. 

Quais são as sanções para empresas que não enviam a ECF?

Empresas que não apresentam o ECF, perdem o prazo de entrega ou enviam dados incorretos estão sujeitas a penalidades e multas. 

Para empresas enquadradas no regime do Lucro Real, as multas são de 0,25% mensais ou fração do lucro líquido, podendo chegar até 10%. 

As multas têm um teto de R$ 100 mil para micro e pequenas empresas (faturamento bruto até R$ 3,6 milhões) e R$ 5 milhões para as outras empresas. 

Para empresas enquadradas em outros regimes, a multa funciona da seguinte forma:

• 0,5% da receita bruta para empresas que não cumpriram todos os requisitos ao enviar a ECF; 
• 5% do valor da operação (com limite de 1% do valor da receita bruta) para os que não enviam ou enviam dados incorretos; 
• 0,02% por dia de atraso, sobre a receita bruta. 

O que fazer se atrasei o prazo de entrega da ECF?

Se sua entrega está atrasada, o recomendado é enviar quanto antes para evitar as multas diárias e regular a situação da empresa. Isso também evita que seu negócio não tenha certidão negativada. 

Otimize a transmissão da ECF com ajuda da tecnologia

Agora que você sabe o que é a ECF e a importância dessa obrigação acessória, entende o peso da organização contábil para evitar atrasos e erros nas entregas de declarações e documentos como este. 

Para manter a conformidade contábil e fiscal e ganhar uma vantagem competitiva, ter um sistema unificado de gestão é a melhor decisão para facilitar as rotinas administrativas e ter mais controle do seu negócio. 

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