É inevitável que, em algum momento, sua empresa passe por mais de um problema ao mesmo tempo. Mas como escolher qual deve ser sua prioridade? A resposta está no uso da matriz GUT, uma metodologia que tem resultados comprovados para auxiliar os empreendedores.
A matriz GUT pode ser aplicada juntamente com outros métodos de gestão, tornando sua empresa e seus processos cada vez mais eficientes. Acompanhe este artigo até o final e entenda como montar e quais benefícios. Coloque em prática hoje mesmo! Boa leitura.
O que é matriz GUT?
A matriz GUT surgiu na década de 1980 com objetivo principal de resolver problemas complexos em indústrias, tanto nos Estados Unidos quanto no Japão.
Por ajudar na priorização de ações na empresa, ela também é conhecida como Matriz de Prioridades e se baseia em três critérios: gravidade, urgência e tendência. Para cada categoria é atribuída uma nota de 1 a 5, facilitando a tomada de decisão dos gestores, por indicar mais claramente o que deve ser resolvido primeiro.
Quais os elementos da matriz GUT?
A matriz GUT sinaliza qual deve ser o foco do empreendedor, com ações focadas em definir metas claras e obter mais resultados. Para isso, são usados 3 elementos:
Gravidade
Esse critério avalia o impacto que a não resolução de determinado problema acarretará à empresa ao longo do tempo. Para isso, devem ser levados em consideração vários aspectos, como os efeitos sobre os colaboradores, processos e finanças da instituição.
Para facilitar o processo decisório, é utilizada uma escala de 1 a 5, sendo:
- Sem gravidade;
- Pouco grave;
- Grave;
- Muito grave;
- Extremamente grave.
Urgência
Esse ponto está ligado ao tempo disponível para resolver o problema. Deve-se considerar tanto o prazo que a solução da questão demanda, quanto a necessidade em sanar esse obstáculo.
Para isso, deve-se perguntar sempre “isso pode esperar?” e, a partir dessa resposta, classificar o problema em uma escala de 1 a 5 novamente, como essa:
- Pode esperar;
- Pouco urgente;
- Urgente, mas demanda atenção no curto prazo;
- Muito urgente;
- Necessita ação imediata.
Tendência
Esse quesito diz respeito à evolução que o problema pode ter com o tempo, por isso o empreendedor deve se perguntar “isso pode se agravar de forma gradual ou rapidamente?”. A partir da resposta dessa pergunta, a situação é avaliada seguindo essa escala:
- Sem tendência de piorar;
- Deve piorar no longo prazo;
- Deve piorar no médio prazo;
- Deve piorar no curto prazo;
- Deve se agravar rapidamente.
Essa análise é importante para entender quão rapidamente uma ação deve ser tomada, antes que se agrave e cause outros problemas para a empresa, seus colaboradores e suas finanças. Quanto maior a probabilidade de piora da situação, mais rápida deve ser a resposta da empresa.
Como funciona a matriz GUT?
A matriz GUT, como vimos, funciona sobre a ótica de 3 elementos, que devem ser analisados em conjunto, para que a priorização seja feita visando trazer mais resultados para os negócios.
Ao multiplicar os números de Gravidade, Urgência e Tendência, é preciso observar que, quanto mais alta for a pontuação, maior a necessidade de atenção e resolução.
Como montar uma matriz GUT para seu negócio?
Com todos os pontos explicados, vamos entender em mais detalhes a utilização da técnica GUT na gestão de uma empresa. Alguns passos devem ser seguidos, para garantir a eficiência da análise, trazendo respostas mais concretas para os gestores.
Identificação do problema
A parte inicial da matriz GUT é levantar os problemas que a empresa está enfrentando. Nesse momento, é importante considerar que “problemas” são situações adversas, que podem ter impacto negativo na gestão, seja de forma imediata ou a longo prazo.
Por exemplo, uma empresa varejista pode enfrentar problemas como alta rotatividade dos colaboradores, problemas de infraestrutura de uma loja, falta de verba para divulgação de suas campanhas de marketing e dificuldade de encontrar fornecedores de qualidade.
Nesse caso, o gestor precisa listar todos esses pontos e pode até acrescentar os projetos que já estão em andamento, garantindo que nada será esquecido.
Para cada problema, uma pontuação: exemplo de matriz GUT
Com a listagem pronta, é hora de inserir as situações levantadas na matriz e avaliar caso a caso a pontuação devida. Seguindo com o exemplo da companhia de varejo, teríamos:
| Problema | Gravidade | Urgência | Tendência | Resultado |
| Rotatividade dos colaboradores | 4 | 3 | 5 | 60 |
| Problema de infraestrutura | 5 | 4 | 4 | 80 |
| Falta de verba para marketing | 3 | 2 | 5 | 30 |
| Dificuldade em achar fornecedores | 4 | 3 | 4 | 48 |
A atribuição de valores será mais assertiva com a avaliação de pessoas experientes, que conheçam bem a empresa e seu mercado. Essa análise pode ser feita em equipe e deve levar em consideração o real agravamento que cada problema possa ter, com o tempo.
Situações menos urgentes devem receber notas menores e situações de emergência devem ter notas mais altas, mostrando a real necessidade de resolução.
Quando é necessário utilizar a matriz?
Em alguns casos, os valores encontrados na matriz GUT ficarão próximos, o que pode dificultar a tomada de decisão dos gestores. Nesse momento, é preciso lembrar que nem tudo é urgente para uma empresa e a matriz deve ser construída de forma responsável.
Para apoiar a decisão do empreendedor, algumas outras ferramentas para seu negócio podem ser aplicadas, pois também têm foco na resolução de problemas.
- Ciclo PDCA: esse método identifica situações e processos e visa a melhoria contínua. Com quatro etapas, o PDCA delega prazos e responsáveis para a resolução de problemas, estabelecendo formas de medir o progresso da situação.
- Diagrama de Ishikawa: também conhecido como Diagrama 6Ms ou Espinha de Peixe, a metodologia avalia um problema sob seis aspectos: método, material, mão-de-obra, máquinas, medidas e meio ambiente. Seu foco principal é descobrir a causa-raiz do problema para resolvê-lo de forma mais efetiva.
- Six Sigma: essa ferramenta procura aperfeiçoar processos e eliminar defeitos e gerenciar riscos, contando com a estatística para isso, mais especificamente o desvio-padrão.
Ao aplicar essas e outras metodologias em conjunto com a matriz GUT, os gestores terão mais clareza da origem dos problemas, bem como das ações a serem tomadas para correção e aperfeiçoamento dos processos.
Benefícios da matriz GUT
Veja alguns dos principais benefícios de utilizar a matriz GUT na sua rotina como gestor:
- Priorização eficaz;
- Visão abrangente;
- Tomada de decisão fundamentada;
- Alocação eficiente de recursos;
- Comunicação clara.
Tome decisões mais bem fundamentadas com a matriz GUT
Em meio à complexidade de gerenciar um negócio, a matriz GUT emerge como uma ferramenta indispensável para os empreendedores. Com sua capacidade de priorizar problemas, ela se destaca como um guia confiável para ações direcionadas e eficazes.
No entanto, a implementação da matriz GUT não é apenas sobre identificar problemas, mas também sobre agir. Portanto, convido você a explorar soluções que impulsionem seu negócio.
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