A produtividade afeta diretamente a lucratividade de uma empresa. Isso se comprova na pesquisa realizada pela empresa de consultoria de liderança Bain & Company. Nessa pesquisa, constatou-se que grandes empresas são 40% mais produtivas e, assim, têm margens de lucro 30% a 50% maiores do que as que têm baixo índice de produtividade.
Uma outra pesquisa da Harvard Business Review constatou que o uso da tecnologia pode melhorar a produtividade no trabalho com a eliminação de tarefas repetitivas e demoradas, por exemplo.
Para saber como aumentar a produtividade na sua empresa, continue lendo este artigo para conhecer quais são os 7 erros mais comuns na gestão do tempo de suas atividades e como melhorar a performance das equipes e da liderança.
7 erros comuns de produtividade no trabalho
Para aumentar a produtividade no trabalho, primeiro é preciso entender quais são as principais situações que atrapalham mais os resultados de alta performance. Confira os 7 principais erros de gestão do tempo e das atividades de uma empresa.
1. Fazer muitas coisas ao mesmo tempo
Conseguir fazer várias atividades, ser multitarefa, já foi e ainda é motivo de orgulho de empreendedores e equipe de colaboradores. Mas, é uma abordagem que pode trazer problemas. No início até funciona, mas não é durável e nem produtivo.
De acordo com a neurociência, nosso cérebro não é capaz de fazer várias atividades com concentração e qualidade. O que acontece é que se gasta mais tempo para fazer tudo do que se gastaria se fizesse uma atividade de cada vez.
Fazer muitas coisas vai gerar estresse, ansiedade e, a médio prazo, pode levar o profissional à exaustão e afastamento de suas atividades. Um colaborador sobrecarregado de licença médica é uma perda enorme para os resultados de uma empresa.
2. Ruídos na comunicação
Uma competência profissional muito importante é a comunicação, mas deve acontecer de forma assertiva. Se houver constantes ruídos, a produtividade da equipe cai e perde-se muito tempo com conflitos e mal-entendidos.
A atuação do Setor de Recursos Humanos e Endomarketing é importante para realizar a comunicação interna de forma certeira e não deixar espaço para especulações.
Cada profissional em cargo de gestão também deve ter uma relação aberta com sua equipe, para disseminar a cultura da empresa em desfazer ruídos. Cada colaborador, por sua vez, deve fazer sua parte para a boa convivência geral. Fatores interpessoais tiram o profissional do seu foco das atividades, impedindo-o de atingir resultados de excelência.
3. Procrastinar atividades de maior dificuldade
A tendência das pessoas é fazer o que é mais fácil e deixar atividades difíceis por último. Nessa situação, há dois lados que precisam ser considerados.
Um deles é que essa escolha faz com que deixe uma atividade difícil para o final do prazo combinado ou até atrase a entrega de resultados. Fugir dela não vai tornar mais fácil ou evitar sua não realização.
O outro lado é que, se fizer a atividade difícil primeiro, tira-se um peso de ansiedade do seu dia e você vai ficar animado e mais motivado para fazer as tarefas mais fáceis.
Então, faça o contrário da maioria: não adie, comece pelo mais difícil. Busque informação de qualidade em portais confiáveis e converse com amigos. Caso necessário, levante problemas de execução da tarefa junto ao time e veja outros olhares.
4. Falta de planejamento
Planejamento deveria ser um hábito de todos, mas infelizmente está longe da realidade. Gastar tempo planejando pode parecer chato, cansativo e muitos não gostam.
Um cronograma de atividades semanais, com prazos de entregas e detalhes de cada tarefa torna fácil programar o tempo para cumprir tudo o que foi planejado.
Sem planejamento, é mais provável que uma pessoa se perca com distrações, ou até esqueça do que é essencial e dos prazos que deve cumprir.
5. Não estabelecer prioridades
Não priorizar as tarefas do dia fará com que o colaborador acabe não realizando nada. Liste as atividades urgentes e as faça imediatamente. Programe para outros dias o que não é tão emergencial.
É importante fazer a lista de prioridades para controlar o que pode ser feito em um dia de trabalho.
Separar atividades pessoais das profissionais também é importante para saber o que merece sua atenção no momento certo.
6. Excesso de trabalho
A sobrecarga de trabalho também é um problema que diminui a produtividade. É importante saber dizer não e calcular seus limites físicos ou mentais. Fazer atividades além do necessário pode levar a entregas com baixa qualidade e retrabalho, o que gera mais despesas e problemas do que resultados.
7. Falta de capacitação
Não ter competência técnica para realizar uma tarefa afeta a produtividade e os resultados alcançados. Cobrar resultados sem capacitar a equipe vai gerar estresse e corre o risco da tarefa não ser realizada pela falta de conhecimento de como fazê-la.
Atualmente existem muitas formas de educar suas equipes ou a si mesmo, com o auxílio de plataformas de cursos online e gratuitas. A Omie Academy, por exemplo, oferece formações com certificado e exercícios práticos que podem transformar sua visão do mundo dos negócios.
Por que erros de produtividade afetam os resultados?
A relação entre produtividade e bons resultados de uma empresa nem sempre é percebida por todos os envolvidos. Ter uma equipe que faz poucas entregas ou que realiza atividades com qualidade inferior ao esperado pode gerar reclamações de clientes, perdas de vendas e prejuízos financeiros.
Um exemplo: se em uma indústria de alimentos a equipe de produção não tem atenção com a qualidade dos produtos, serão várias consequências, desde atraso de entregas até uma intoxicação alimentar de clientes, que pode gerar um processo judicial de indenização.
Como aumentar a produtividade e melhorar os resultados?
Ter uma equipe mais produtiva envolve cultura organizacional e uma política de gestão de pessoas voltada para o bem-estar, diálogo e valorização profissional. Para colocar em prática, veja algumas dicas de como aumentar a produtividade de seu negócio, estimular sua equipe a vestir a camisa e ter resultados de alto impacto para o sucesso de sua empresa.
Planejamento e definição de prioridades
Sem planejamento, fica difícil medir o sucesso ou fracasso dos processos empresariais. Improvisar pode te salvar em algumas situações, mas pode levar seus negócios à falência.
Para isso é importante fazer um planejamento anual com metas de curto, médio e longo prazo e fazer a revisão, sempre que necessário. Para isso, existem algumas ferramentas de gestão como Matriz GUT e 5W2H.
A Matriz GUT serve para listar as atividades por ordem de prioridade, entre: gravidade, urgência e tendência, e auxiliar na tomada de decisão.
A ferramenta 5W2H ajuda a mapear as etapas de um processo ou projeto para facilitar sua execução. Em formato de planilha, são exibidas informações nas seguintes colunas: o quê, por quê, onde, quando, quem, como e quanto. Assim, visualiza-se a atividade, o responsável e a forma de execução, prazo, custos e detalhes necessários para o bom desempenho da tarefa.
Delegar corretamente funções
Ter gestores bem preparados ajuda na delegação assertiva de funções em uma equipe. É preciso que, quando o gestor designar uma atividade, seja avaliado se o colaborador tem competência para assumir o encargo.
Conheça bem as competências de cada colaborador para aproveitá-las da melhor forma, a fim de atingir os resultados desejados.
Criar metas alcançáveis e objetivos claros
No planejamento, use o bom senso para criar metas realizáveis e especificar os objetivos a serem alcançados. Isso é o norte para guiar toda a equipe no alcance de bons resultados.
Uma ferramenta útil é aplicar a metodologia SMART para estabelecer metas e objetivos. Uma meta SMART tem que ser específica, mensurável, realizável, realista e temporal. Veja um exemplo dessa técnica:
- Meta 1 – Aumentar o volume de vendas em 30% com captação de novos clientes até julho de 2023.
A clareza na comunicação e planejamento favorece resultados melhores.
Automatizar funções
A tecnologia é uma grande aliada da produtividade de uma equipe. Perde-se muito tempo com tarefas repetitivas que podem ser automatizadas por meio de um software.
Já existem sistemas ERP de gestão que simplificam processos, executando tarefas rotineiras, como emissão de nota fiscal, faturamento, gestão de estoques e vendas, dentre outros.
A Omie possui um ERP que pode facilitar muito a vida do empresário que quer melhorar a performance de sua empresa e faturar mais!
Investir na infraestrutura e equipe
Treinamento da equipe e infraestrutura adequada são aliados essenciais da produtividade na gestão de grandes empresas ou qualquer tipo de negócio.
A equipe precisa ter acesso ao conhecimento e técnicas necessárias para o bom desempenho de suas atividades. Bem como precisa de ter o material adequado para trabalhar, como máquinas que funcionam corretamente.
Um computador que trava e que vive na manutenção gera perda de tempo e atrasa todo o trabalho, por exemplo.
Todo o local de trabalho deve estar adequado e com o material necessário para o bem-estar e atuação eficiente dos colaboradores.
Tenha a equipe integrada
Uma empresa com equipe de alto desempenho pode superar todas as metas, ter clientes mais satisfeitos e aumentar o faturamento. Além de reduzir despesas desnecessárias em todos os processos empresariais com mais planejamento e menos desperdícios.
Para ter a equipe integrada, conte com a parceira da Omie. Inscreva-se no curso Desenvolvendo Pessoas da Omie Academy para saber como desenvolver colaboradores de alto desempenho.
