O help desk é uma ferramenta que centraliza toda a comunicação com o cliente interno ou externo, sendo um canal de interação indispensável para oferecer suporte e apoio aos usuários. Essa é uma das muitas funções e vantagens do help desk.
A implementação de um software de help desk, que automatiza todo o fluxo de trabalho, organiza e otimiza toda a comunicação com o cliente, é essencial para oferecer um bom atendimento ao usuário. Entenda os principais benefícios de contar com esta ferramenta com este artigo!
8 Vantagens de investir em um help desk
1. Melhora o atendimento do cliente
Por ser um dos pilares do bom funcionamento de uma empresa, a qualidade do atendimento ao cliente deve ser sempre uma prioridade. Ela é responsável por garantir o bom fluxo do volume de vendas e fortalecimento da marca.
Com uma ferramenta de help desk, é possível centralizar as demandas e solicitações dos clientes e implementar automatizações que resultam em um processo muito mais inteligente e eficaz, o que em muito contribui para a sua satisfação.
Um exemplo disso é a possibilidade de o atendente encontrar no histórico uma solução já existente para um chamado recorrente, poupando tempo e esforços desnecessários.
2. Aumenta a produtividade
Um software de help desk torna os processos mais simples. Consequentemente, a produtividade aumenta consideravelmente e a equipe de suporte consegue lidar com um grande volume de solicitações de maneira mais eficaz.
Sem o sistema, seria muito mais difícil para a empresa dar conta de todas as demandas específicas do cliente em tempo razoável, o que se torna possível pela dinamicidade ofertada por ele.
3. Otimiza processos
Com base nas informações existentes no software, é possível aprimorar a gestão de projetos, acompanhar o desempenho das equipes e a distribuição de tarefas, além de montar uma base de dados sobre o comportamento do cliente.
Além disso, a necessidade de comunicação interna também diminui, já que as informações ficam centralizadas na mesma ferramenta, aumentando a padronização da comunicação empresa-cliente, tornando mais fácil o acompanhamento das chamadas em aberto.
4. Diminui os custos
Ao automatizar tarefas repetitivas, evitar interrupções prolongadas e melhorar a eficiência da equipe de suporte, uma solução de Help Desk pode contribuir para a redução de custos operacionais.
No mais, por funcionar de forma remota, são necessárias menos visitas de manutenção do sistema, além da diminuição do custo de chamadas telefônicas.
5. Aumenta a satisfação do cliente
Um serviço de atendimento ao cliente precário pode fazer com que muitas empresas não tenham êxito. Um Help Desk eficiente resulta em resolução rápida de problemas, o que contribui para a satisfação do cliente.
A capacidade de fornecer suporte rápido e eficaz cria uma experiência positiva para os usuários.
6. Evita perda de informações de atendimento
Como as informações ficam salvas de forma muito mais centralizada na ferramenta, é mais fácil ter acesso ao histórico de atendimento para situações similares, além de ser possível traçar o perfil do cliente de forma mais segura, captando as informações mais relevantes sobre ele.
7. Monitora indicadores de atendimento
Por meio do software de help desk, a empresa pode monitorar indicadores que avaliam a eficiência e qualidade dos atendimentos.
Dessa forma, é possível que os gestores identifiquem problemas e possam melhorar pontos deficientes no atendimento ao cliente, além de tomar decisões no que diz respeito à alocação de recursos e eficiência operacional.
8. Proporciona insights
Como o software gera relatórios, é possível identificar as reclamações e solicitações mais recorrentes, o que, além de ser uma ótima forma de melhorar o atendimento, pode também servir para a criação de novos produtos que supram essas falhas.
Quais problemas uma solução de Help Desk ajuda a resolver?
Uma solução de help desk é projetada para resolver uma variedade de problemas relacionados ao suporte e atendimento ao cliente. Dessa forma, essa ferramenta colabora para contornar algum desafios e problemas comuns como:
- Ajuda a organizar e gerenciar solicitações e reclamações dos clientes de maneira eficiente, garantindo que todas as questões sejam registradas e acompanhadas adequadamente;
- Permite que os clientes acompanhem o status de seus pedidos, fornecendo informações em tempo real;
- Oferece suporte para questões técnicas relacionadas a produtos e serviços;
- Fornece uma fonte centralizada de informações sobre produtos e serviços, ajudando os clientes a obter respostas rápidas para suas dúvidas;
- Facilita o processo de trocas e devoluções, fornecendo orientações claras para que os clientes iniciem solicitações;
- Disponibiliza uma base de conhecimento com respostas para perguntas frequentes, o que pode reduzir a carga de trabalho do suporte;
- Integra canais de comunicação variados, garantindo que os clientes possam entrar em contato de maneira conveniente;
- Otimiza a coleta de dados e feedback dos clientes, permitindo que a empresa use essas informações para realizar melhorias contínuas;
- Automatiza o processo de resposta a perguntas comuns, poupando tempo da equipe.
Conheça 4 tipos de software de help desk
1. Local
É um software hospedado no servidor do cliente, mediante pagamento de uma única taxa de licença. A empresa se responsabiliza pela gestão de dados, privacidade e segurança.
Por isso, em geral, é utilizado por grandes corporações que possuem equipes de TI internas e que estejam preparadas para gerenciar todo o sistema.
2. Open Source
O software de help desk open source (código aberto) oferece à empresa um código-fonte que a permite fazer adaptações e modificações conforme suas necessidades.
Esse tipo de software também é geralmente recomendado para empresas que contam com sua própria equipe de TI para fazer essas customizações.
3. Em nuvem
Esse tipo de software funciona 100% online e pode ser usado em qualquer dispositivo que esteja conectado à internet. Ou seja, ele não precisa necessariamente estar instalado em uma máquina.
É recomendado para empresas com restrições orçamentárias e que não tem à disposição um time de TI.
4. SaaS
Assim como o tipo anterior, o modelo SaaS não precisa ser instalado em uma máquina, pois seu armazenamento também é na nuvem. Além disso, é um servidor econômico e pode ser acessado a qualquer momento por diferentes agentes em locais distintos.
Um help desk só traz benefícios para a gestão da sua empresa
Como vimos ao longo deste artigo, as vantagens do help desk são muitas e agregam muito valor à sua empresa.
Nos dias de hoje, em que a experiência do cliente é tão valorizada e um aspecto imprescindível para que uma marca se destaque, o investimento em um bom canal de comunicação e suporte é uma medida estratégica que vai revolucionar a imagem e os resultados da sua empresa.
O seu relacionamento com o seu cliente nunca será o mesmo!
Acompanhe o atendimento dos seus clientes de perto com um sistema integrado
Agora que você conhece as tantas vantagens do help desk e como ele possibilita melhorar o atendimento ao cliente por meio da automação, integração e inteligência de dados, o próximo passo é encontrar uma ferramenta que atenda as demandas do seu negócio.
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