Para garantir o sucesso e a eficiência de uma empresa, é muito importante compreender e implementar as funções administrativas. Elas são essenciais para garantir a organização, coordenação e execução de todas as atividades dentro de um negócio, e torna-se ainda mais importante para os contadores que gerenciam seus próprios escritórios de contabilidade.
Para entender mais, confira o artigo que preparamos para tirar todas as suas dúvidas sobre esse tema e para que você possa melhorar a gestão do seu escritório de contabilidade.
O que são funções administrativas?
As funções administrativas são um conjunto de atividades realizadas para organizar, planejar, dirigir e controlar os recursos e processos de uma empresa.
O principal objetivo dessas atividades é permitir que os empreendedores alcancem os objetivos organizacionais, de maneira eficiente, eficaz e com otimização de recursos.
Esse conjunto de funções foi criado pelo empresário Henri Fayol, considerado por muitos como o pai da Administração Clássica. Elas foram identificadas por ele como básicas, porém essenciais para garantir o funcionamento saudável da administração de uma empresa.
Quais são as funções administrativas da empresa?
A administração evoluiu muito ao longo dos anos, mas as funções administrativas de uma empresa, como descritas por Fayol, se tornaram atemporais. Assim, são muito importantes para os gestores e empreendedores, principalmente para contadores nos seus escritórios de contabilidade.
Planejamento
O planejamento é a primeira e uma das mais críticas funções administrativas. Ele é responsável por definir objetivos e determinar as ações necessárias para alcançá-los.
Um bom planejamento inclui a previsão de recursos, a elaboração de cronogramas e a definição de responsabilidades. Dessa forma, ele pode ser considerado como um guia para todas as outras atividades empresariais e ainda ajuda a prevenir problemas futuros.
Organização
A organização é o processo de arranjar recursos e atividades, de maneira a alcançar os objetivos estabelecidos no planejamento. Dessa forma, isso inclui:
- Definição da estrutura organizacional;
- Alocação de recursos;
- Divisão de tarefas;
- Coordenação entre diferentes departamentos e equipes.
Uma boa organização garante que todas as partes da empresa trabalhem juntas de forma harmoniosa e eficiente para alcançar os objetivos traçados.
Para negócios contábeis, ainda é possível acrescentar a esse pilar a organização das rotinas contábeis, tanto dos clientes quanto do próprio negócio.
Direção
A direção, ou liderança, envolve guiar e motivar os colaboradores para realizarem suas tarefas de maneira eficaz. Além disso, também inclui o desenvolvimento de uma comunicação clara de objetivos, delegação de responsabilidades e habilidades de resolução de conflitos.
Para os contadores empreendedores, esse é um pilar de grande importância, pois funciona como uma “bússola” para guiar o escritório de contabilidade ao sucesso.
Coordenação
A coordenação é a função administrativa que garante que todas as atividades e recursos da empresa estejam alinhados e funcionando em harmonia. Dessa forma, dentro desse pilar, temos:
- Sincronização de ações;
- Gestão das atividades de todas as áreas;
- Maximização da produtividade;
- Prevenção de desperdícios.
Controle
O controle é o processo de monitorar e avaliar o desempenho da empresa em relação aos objetivos estabelecidos. Esse é o pilar que mensura os resultados obtidos pelo conjunto de ações dos pilares anteriores.
O controle eficaz garante que a empresa esteja no caminho certo para alcançar seus objetivos e permite ajustes quando necessário.
Quais são os principais desafios das funções administrativas para empreendedores da área da contabilidade?
Os contadores enfrentam muitos desafios ao aplicar as funções administrativas no seu negócio. Dentre eles, alguns se destacam. Por isso, listamos a seguir:
Falta de recursos
Os contadores lidam diariamente com limitações de recursos, sejam financeiros, humanos ou até mesmo tecnológicos. E isso pode dificultar a implementação eficaz das funções administrativas.
Gestão de documentos
A gestão de documentos é um dos principais desafios para empreendedores da área da contabilidade e outros setores mais burocráticos, que lidam com diversos tipos de documentos e prazos.
Gestão de tempo
Já a gestão de tempo é uma dificuldade que os contadores enfrentam, visto que normalmente acumulam diversas responsabilidades ao mesmo tempo.
E como consequência, existe uma gestão ineficiente do tempo, falta de priorização de atividades e serviços, e perda de prazos importantes.
Como a tecnologia pode facilitar a rotina administrativa das empresas?
A tecnologia atualmente desempenha um papel muito importante para simplificar e otimizar as funções administrativas para negócios de qualquer porte, e principalmente para empreendimentos pequenos, como escritórios de contabilidade.
Sistemas de gestão
A automação de processos administrativos, como contabilidade, folha de pagamento e gestão de inventário, pode economizar tempo e reduzir erros.
Um sistema de gestão para escritório de contabilidade pode automatizar tarefas repetitivas, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor.
Além disso, ainda é possível contar com integrações com sistemas de gestão, como ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management), que centralizam dados e processos, proporcionando uma visão holística das operações da empresa.
Ferramentas de comunicação
Já as ferramentas de comunicação, como e-mails, videoconferências e plataformas de mensagens instantâneas, facilitam a coordenação e a colaboração entre equipes, especialmente em ambientes de trabalho remoto.
Além disso, existem ferramentas que permitem uma integração maior com todo o time, permitindo não apenas troca de informações entre as equipes, como compartilhamento de documentos, gestão de prazos, entre outros.
Por que investir em um sistema de gestão para escritórios de contabilidade?
Para os contadores, conseguir compreender e implementar as funções administrativas é muito importante para o sucesso do seu escritório.
Desde o planejamento até o controle, passando pela organização e direção, cada função desempenha um papel essencial na gestão eficiente.
No entanto, os empreendedores enfrentem desafios significativos na administração de suas empresas, a tecnologia oferece inúmeras soluções para simplificar e otimizar essas funções, como o Sistema Omie para contadores, focado na Gestão para Escritório de Contabilidade.
Com ele, será possível adotar boas práticas administrativas, que sejam sólidas, eficientes, sempre usando a tecnologia em favor do seu negócio. Permitindo assim que você alcance seus objetivos, e garantindo um futuro sustentável para o seu negócio.
