Ter um bom controle de estoque pode facilitar a gestão de um negócio, porque, quando feito de forma eficaz, é possível entender quais itens precisam ser repostos com mais frequência, além de manter uma organização que permite que a sua equipe trabalhe com mais agilidade.
Esse controle também permite identificar quais mercadorias estão paradas e há quanto tempo, o que é importante para evitar a perda de dinheiro, já que a mercadoria não estará gerando lucro e poderá até estragar. Acompanhe neste artigo os motivos para implementar um controle de estoque na sua empresa.
O que é o controle de estoque?
O controle de estoque nada mais é do que um monitoramento de todos os itens que entram e saem do centro de armazenagem da companhia. Essa medida evita a perda de produtos ou a falta deles por atraso na reposição.
Além disso, busca otimizar a vida útil das mercadorias, diminuindo produtos parados no estoque, erros na hora de venda para os clientes e ocupação do espaço físico da companhia para armazenar itens com pouco giro.
O controle de estoque deve ser realizado por todas as empresas que produzem ou fazem a compra e venda de mercadorias, para garantir a confiabilidade das informações, ou seja, saber que os produtos na empresa correspondem ao número que a gestão possui.
É possível realizar esse gerenciamento de diversas formas, como planilhas, cadernos ou em softwares próprios para essa atividade, com diversos recursos que podem otimizar e aprimorar a gestão de estoque.
Qual a importância do controle de estoque para a empresa?
Os produtos no estoque representam valores que podem movimentar a economia da empresa ou ficar parados, prejudicando as finanças. É preciso ter conhecimento do que está no centro de armazenagem para saber que ações tomar.
Por isso, quando você tem uma visão mais estratégica sobre o estoque, é possível planejar formas de obter mais lucro e as ações serão mais confiáveis e direcionadas.
Otimização de processos
O controle de estoque agiliza as rotinas diárias, como a logística, pois já se sabe o que deve ser feito e onde está cada item no armazém. Já na indústria, o controle permite ter um melhor planejamento e controle de produção, já que evita a falta de insumos ou a superprodução de determinados itens.
Planejamento de compras mais estratégico
Ao saber os produtos com maior movimentação, é possível realizar as compras com mais assertividade, reduzindo a chance de estoque parado. Além disso, esse controle ajuda os gestores a entender o comportamento do consumidor e o que ele mais busca em determinado momento.
Facilitar o controle de fornecedores
Com o conhecimento dos produtos com maior giro de estoque, a empresa pode buscar por fornecedores que consigam atender essa demanda. Após entender a frequência média em que existe a saída dos itens, é possível estabelecer um relacionamento periódico e mais alinhado com os fornecedores, para garantir que nada faltará no armazém.
Ajudar no planejamento financeiro da empresa
A venda de produtos, muitas vezes, é a única fonte de receitas da companhia. Assim, é preciso ter um entendimento claro dos produtos com maior saída, para poder planejar as vendas e, consequentemente, as receitas da empresa. Dessa forma, o planejamento financeiro é realizado com base no estoque programado pela gestão.
Reduzir custos
Ter despesas enxutas é essencial para a empresa manter suas operações funcionando bem. Para isso, a gestão do estoque é fundamental, evitando que materiais fiquem parados ou cheguem a vencer, gerando prejuízos. Esse controle também alinha as necessidades dos projetos e o ideal é manter armazenados apenas os itens que realmente precisam, o chamado estoque mínimo.
Controlar o inventário
É muito importante que os produtos estejam à disposição dos colaboradores (e clientes) quando necessário. Assim, ter assertividade entre os números teóricos e o que realmente consta no estoque é a base para um bom andamento da gestão, que poderá atender a todas as demandas da empresa.
Fornecer dados
Uma gestão de estoque eficiente aponta dados para os empreendedores tomarem decisões com mais confiança, trazendo melhores resultados para a organização. Dessa forma, é possível manter alinhado a operação com os objetivos da empresa, facilitando seu atingimento, pois todos falam a mesma linguagem.
Integrar diferentes setores da empresa
Ao centralizar as informações do estoque em um único lugar, todos podem ter acesso aos dados, facilitando o alinhamento entre as áreas que precisam deles. Com o tempo, a tendência é conseguir organizar os setores com uma comunicação facilitada e mais clara, reduzindo ruídos que possam prejudicar as ações da empresa.
Como fazer o controle de estoque na sua empresa?
Mesmo que a sua empresa seja de pequeno porte, o gerenciamento de estoque é essencial para evitar prejuízos e conseguir prever a necessidade de compras. Caso o seu negócio lide com produtos que tenham prazo de validade, esse controle se torna ainda mais necessário. Para um bom controle de estoque, veja algumas dicas:
Faça o inventário
O primeiro passo é fazer o inventário de tudo o que você armazena em seu estoque. Você precisará atualizá-lo constantemente, conforme os itens entram e saem do armazém, mas é essencial ter esse controle. Portanto, mantenha uma lista sobre quais itens você possui e a quantidade de cada um.
Controle a entrada e saída de itens
Além do inventário, outro processo importante é sempre manter um registro da entrada e da saída de itens. Para isso, é possível implementar um sistema onde cada saída é registrada por meio de uma requisição, contendo informações como data de retirada, item, quantidade e quem retirou. Um ERP é muito útil nesse processo, pois apoia a organização da movimentação de itens e vendas.
Monitore o giro de estoque
Identifique por quanto tempo cada item está estocado e mantenha esse registro atualizado. Isso pode ser feito de forma manual ou por meio de um sistema de gestão, mas o acompanhamento deve começar a partir do momento em que o item entra até quando sai do estoque. Afinal, acompanhar a vida útil dos produtos ajudará a entender o que os consumidores mais desejam e procuram.
Defina um limite mínimo
Outra dica que pode ajudar a evitar a falta de itens é definir um limite mínimo de produtos estocados. A partir daí, sempre que aquele determinado item atingir a quantidade mínima de estoque, quer dizer que está na hora de fazer a reposição. Assim, mesmo com o nível mínimo, não faltará mercadoria e os clientes não sentirão a falta nas prateleiras ou nas compras on-line
Crie um inventário rotativo
Se o seu negócio é de médio porte, pode ser necessário implementar um inventário rotativo para acompanhar constantemente algum produto. Nesse caso, é preciso escolher um item de forma aleatória e fazer sua contagem. Porém, mesmo nesse sistema, a conferência de estoque geral deve ser feita com frequência. Assim, você evita furos nos números dos produtos.
Invista em um sistema de gestão
E para facilitar todos os passos anteriores, você pode optar também por investir em um sistema de controle de estoque que automatiza esse processo. Assim, poderá registrar todas essas informações no software e deixar que ele monitore o nível de estoque, as datas de validade dos produtos e, inclusive, o momento certo para fazer a reposição.
Como a tecnologia pode facilitar o controle de estoque?
Fazer a gestão do estoque de forma manual pode ser trabalhoso e gerar erros que resultam em refação ou prejuízos. Sem a automação desse processo, é possível que produtos acabem sem que os gestores vejam para fazer a reposição, além de realizar a compra de itens com pouca saída.
Outro erro que acontece é ter uma má gestão do espaço do armazém, dificultando os processos logísticos e a organização do local. Por isso, a melhor opção é contar com um sistema que automatize esse processo. Assim, falhas humanas são minimizadas com a automação das tarefas e fluxos de dados.
O sistema de gestão ERP permite a visualização dos produtos em estoque, o custo de produção das mercadorias, além de relatórios de Curva ABC e indicação da ordem de produção. Também gera outros relatórios que permitem uma análise mais detalhada dos produtos e seu comportamento.
Assim, você pode ser notificado quando um produto estiver acabando ou próximo ao vencimento, reduz o tempo na hora de localizar e organizar os itens no armazém e melhora o fluxo logístico para a entrega das mercadorias.
Controle o estoque com eficiência
Ter uma boa gestão de estoque é fundamental para a empresa potencializar seus resultados, reduzindo custos e melhorando a lucratividade. Embora seja possível realizar o processo manualmente, contar com a tecnologia é o ideal para ter mais benefícios.
O sistema ERP da Omie possui funções para gerenciamento de estoque, trazendo mais respostas para os gestores, indicando o comportamento dos produtos armazenados e no que se deve investir para atender aos clientes.
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