O sucesso de toda pequena e média empresa está em como seus processos são criados e coordenados, para assegurar a entrega de serviços e produtos qualificados ao consumidor final, com excelência. Aqui entra o Six Sigma, uma importante ferramenta para quem deseja obter mais eficiência em suas etapas.
As melhorias para crescer o negócio em que se atua são necessárias sempre, é fato. Para tal, o Six Sigma é a ferramenta certa, mas também é necessário aprender como implementá-la corretamente visando aproveitar todos os seus benefícios e alavancar os lucros.
Afinal, entender como aplicar esse conceito com eficácia pode ser um divisor de águas no percurso de sua empresa e, claro, em sua carreira como empresário. Neste artigo, vamos falar sobre o que é Six Sigma e como aplicá-lo na sua rotina. Boa leitura!
O que é Six Sigma?
Basicamente, o Six Sigma, também conhecido por Seis Sigma, é o termo que representa o conceito de melhoria contínua por meio de técnicas implementadas para a rápida resolução de problemas. Essa ferramenta é utilizada por inúmeras organizações, com o intuito de otimizar a gestão de processos internos de forma solidificada.
Sigma é uma letra que vem do alfabeto grego e é uma variação utilizada na estatística. Esse sistema consiste em coletar os dados de um processo, analisando-os para interpretar o que está ocorrendo em cada etapa, com o objetivo de melhorá-lo, para oferecer uma melhor experiência de compra ao cliente final. Um processo básico tem sua definição em três etapas:
- entrada;
- transformação;
- saída.
O Six Sigma originou-se na organização Motorola, passando pela General Electric e, desde então, está em continuidade, sendo aplicado e beneficiando diversas empresas de todos os segmentos.
Ao aplicar um processo prescrito, os departamentos da empresa começam a ter uma nova visão quanto à redução de desperdícios, sempre visando a satisfação do cliente. Assim, estes são divididos em dois grupos:
- Internos: alguém da própria organização;
- Externos: cliente final que usufrui dos serviços ou produtos que a empresa produz.
Muitas vezes, para ajudar nesse processo, o cliente e o fornecedor serão adicionados à definição básica mencionada acima, enquadrando-se na identificação Sipoc: fornecedor, entrada, processo, saída e cliente. Trata-se de uma ferramenta para mapear os processos, utilizada para definir os limites do que deve ser estudado e considerado para a eficácia do processo.
Sua importância nas organizações é imensa e sua definição é baseada no desvio-padrão, um conceito matemático usado como parâmetro estatístico para indicar o grau de variação de um conjunto de elementos.
Para ajudar na explicação, veja este exemplo de como o desvio-padrão ajuda nas métricas e metas. Considere que uma empresa comercialize 1 litro de óleo por R$ 10,00. Quanto menor o desvio-padrão, mais próximo de 1 litro estarão as embalagens.
Essa precisão é fundamental, pois, caso uma embalagem esteja muito abaixo de 1 litro, o cliente final se sentirá prejudicado com a compra. Por outro lado, se houver muito mais que isso, quem se prejudica é o fabricante que estará perdendo dinheiro.
Por que aplicar o Six Sigma em sua empresa?
Problemas de qualidade na produção de mercadorias, ou no andamento de serviços, são sinônimos de estresse e atrasos, além de comprometer o nome/marca da empresa. Ao aplicar o Six Sigma, o responsável pelo gerenciamento empresarial resolve esses incidentes de qualidade, assim como aumenta a produtividade.
Sem dúvida, há muitas outras vantagens em aplicar esse conceito nos negócios. Conheça mais alguns a seguir:
- reduz custos de retrabalhos e erros;
- possibilita uma melhor experiência de compra ao cliente, tanto interno quanto externo;
- auxilia no engajamento de departamentos da empresa;
- eleva o nível de qualidade;
- otimiza os processos;
- promove acréscimos à lucratividade;
- otimiza o tempo, que passa a ser melhor gerido;
- padroniza os processos;
- fideliza clientes.
Dessa forma, vemos que o principal objetivo da metodologia 6 Sigma é a satisfação do cliente, analisando seus desejos e suas impressões, aplicando o resultado em seus processos produtivos.
Todo o conjunto, como, por exemplo, a redução de erros e o aumento de qualidade, interfere positivamente no resultado final. Por isso, a retenção e a fidelização de clientes ocorre de maneira fluida e natural.
Além disso, vale ressaltar que, ao aplicar a ferramenta Six Sigma, a empresa evita desperdício de recursos e de tempo, otimizando sua cadeia organizacional e movimentando-a para a lucratividade. Consequentemente, torna-se mais competitiva no mercado.
Afinal, como implementar o Six Sigma?
Nessa metodologia, os sigmas são utilizados como uma régua de qualidade, gerando uma cultura de melhoria contínua nos processos da empresa.
O primeiro sigma simboliza o nível mais baixo, com seus defeitos e ajustes necessários. E o sexto sigma é o nível mais alto, ou seja, de máxima excelência.
Funciona por meio da definição de metas que devem ser aplicadas aos projetos especificados pela empresa, auxiliando na otimização da gestão de risco e na gestão de crise. Todos da empresa precisam estar empenhados e envolvidos para que a sua implementação tenha êxito.
Para isso, é necessário definir uma estratégia Dmaic (“definir”, “mensurar”, “analisar”, “incrementar” e “controlar”) e firmar cada passo para que se obtenham resultados significativos. Veja:
- Definir: identificar o que está causando a diminuição da satisfação do cliente;
- Mensurar: coletar dados do processo;
- Analisar: estudar o processo e seus dados para conseguir informações sobre o que está ocorrendo;
- Incrementar: atuar sobre os dados para mudar, melhorando todo o processo;
- Controlar: monitorar o sistema para sustentar os ganhos com eficiência.
O Six Sigma pode ser aplicado a praticamente todos os segmentos: hospitais, bancos, indústrias, comércios etc. Sua aplicação se encaixa em diversas situações do dia empresarial, como o caso de controle de desperdício de materiais, gestão financeira, gestão de estoque, processos de recrutamento, processo de vendas e muitas outras.
Agora, entenda como aplicar o Six Sigma no dia a dia da sua empresa por meio do nosso passo a passo prático:
- Passo 1: encontre os problemas a serem solucionados e as oportunidades de melhoria antes de implementar o método. A competição entre empresas está cada vez mais acirrada, por isso, a busca por melhorias nos processos é uma necessidade;
- Passo 2: defina a equipe que participará do projeto. Considere as funções exercidas dentro do contexto do Seis Sigma, como as certificações: White Belt, Yellow Belt, Green Belt, Black Belt, Master Black Belt e Patrocinador;
- Passo 3: defina qual será a frequência de reuniões para discutir o problema. Essas discussões fortalecem o envolvimento dos colaboradores envolvidos na equipe e melhoram a comunicação entre todos, proporcionando condições para cumprir os prazos estipulados e os objetivos;
- Passo 4: mapeie o processo para implementar a metodologia. Contar com um sistema conciso de coleta de dados é fundamental para se ter clareza da variabilidade dos processos. A utilização da estatística é válida para se analisar desvios, evoluções, tendências etc.
- Passo 5: defina o indicador e avalie a sua medição. A equipe do projeto fica encarregada de definir o indicador que retrata, de modo objetivo, o problema a ser enfrentado, como, por exemplo, a diminuição do tempo de ciclo, a quantidade de defeitos a cada X unidades produzidas, o número de reclamações dos clientes etc.
- Passo 6: reúna sua equipe e converse sobre como solucionarão o problema a ser enfrentado, diante da correta análise das informações.
- Passo 7: inicie a mudança aos poucos. Faça testes de alteração nos processos de forma minuciosa e com cautela, sempre de olho nos resultados.
- Passo 8: fiquem com as mudanças positivas e relevantes para o seu negócio e o aprendizado empresarial. Além disso, essa definição colabora com o operacional do trabalho auxilia na padronização e no mapeamento dos processos feitos.
Mude o foco para o sucesso
Como vimos, o método Six Sigma é imprescindível para padronizar as etapas de cada processo dentro de sua organização. Ademais, essa ferramenta atua para a concepção de mais qualidade aos fatores, aos processos e, com certeza, às pessoas, já que é necessária a colaboração de todos, não somente do líder de cada equipe.
Se você deseja obter mais foco em suas metas e direcionar concisamente seus colaboradores, leia o Blog Omie, um portal repleto de conteúdos ricos em gestão, tributos e muito mais, feitos para colaborar com seu conhecimento empresarial. Mantenha-se informado e aplique o six sigma hoje mesmo!
