Automação de processos: a revolução na gestão de empresas

Entenda o papel da automação de processos em uma empresa, veja exemplos de onde aplicar e como apresentar essa inovação para seus clientes ou superiores!

08/mar/2022
Gestão

Você sabe o que é automação de processos e como ela pode ajudar positivamente a sua empresa? 

 

Primeiramente, é importante ressaltar que a automação só é possível graças à transformação digital. Através do avanço da tecnologia, novas técnicas e ferramentas de gerenciamento surgiram. 

 

No entanto, a transformação digital nas empresas vai muito além de apenas adotar novas tecnologias, ela está diretamente ligada ao planejamento estratégico, sendo assim, consequentemente, apresenta uma enorme vantagem competitiva no mercado. 

 

Neste artigo, vamos abordar como a automação de processos pode ajudar a sua empresa a aproveitar da melhor maneira os benefícios que a transformação digital pode oferecer.  

 

O que significa automação de processos?

 

A automação de processos nada mais é do que uma estratégia de otimização para toda e qualquer atividade exercida em uma empresa. Ela pode ser aplicada em diversas áreas, garantindo que os métodos se tornem mais fáceis e práticos, reduzindo a necessidade de atividades manuais. 

 

Com a transformação digital, que está presente em todos os segmentos do mercado, houve um aumento na procura e demanda por processos que facilitem a execução das tarefas nas empresas. 

 

Sendo assim, além de otimizar as tarefas, a automatização de processos também ajuda a diminuir os custos, de forma significativa. Dentro de uma empresa, esses processos podem ser incluídos em qualquer área e trazem muitos benefícios tanto na gestão de pequenas e médias empresas quanto em grandes negócios.

 

Áreas que podem ter seus processos automatizados

 

Como citado anteriormente, a maioria das áreas de uma empresa podem e devem utilizar os processos de automação. Mas, existem aquelas que são ainda mais beneficiadas e impactadas no dia a dia com a otimização das tarefas. Conheça algumas delas abaixo. 

 

Compras

Na área de compras a automação de processos é a resolução de grande parte dos problemas de produtividade. As atividades que antes demoravam dias, agora podem ser realizadas em poucos minutos, ou até mesmo segundos. 

 

Com isso, os profissionais da área de compras, que sempre foram conhecidos pela capacidade de conseguir resolver grandes dilemas da empresa, agora conseguem tomar decisões mais assertivas e estratégicas, contribuindo para a inovação em toda a empresa. 

 

Entre os processos que podem e estão sendo automatizados dentro dessa área estão: 

  • Pagar e receber títulos em aberto;
  • Dar entrada em notas de fornecedores;
  • Criar pedidos internos;
  • Identificar baixas e altas no estoque;
  • Cuidar da transferência de produtos;
  • Entrar em contato com clientes;
  • Negociar débitos.

Financeiro 

Todos sabemos que a gestão feita na área financeira não aceita nenhum tipo de erro, por inúmeras, e óbvias, razões. E quando algum problema acontece, corrigi-lo pode levar muito tempo e causar muitos transtornos para a empresa. 

 

A automação de processos na área financeira tem como principal objetivo alinhar e padronizar métodos, desde as atividades mais comuns e rotineiras, como as contas a pagar, até as cobranças e análises de relatórios de gerenciamento. 

 

Com as ferramentas de gerenciamento, os acessos aos dados e os registros de transações passam a ser mais objetivos e transparentes. Fora isso, a integração entre os sub departamentos da empresa tende a ter uma comunicação mais linear e facilitada.

 RH 

 

Dentro dessa área podemos considerar a automação de processos como grande aliada na diminuição do trabalho manual, já que os profissionais de recursos humanos lidam e executam diversas tarefas manuais. 

 

No RH, alguns anos atrás, era quase certo encontrar mesas cheias de papeladas e pessoas andando de um lado para outro. Com a mecanização de processos as tarefas descritas abaixo puderam ser otimizadas e facilmente executadas.

  • Geração de relatórios e gráficos;
  • Realização de triagem de currículos;
  • Gestão da folha de pagamento;
  • Monitorar o desempenho;
  • Controlar pontos.

No geral, todas essas atividades são bem burocráticas e quase sempre repetitivas. Essas tarefas demandam boa parte do tempo dos profissionais e acabam impedindo que eles foquem em outros pontos importantes para a área, como a relação entre as equipes de trabalho.

 

Outro detalhe importante é que agora, graças a transformação digital e inovação é possível realizar a admissão por meio digital, coisa que antes não era nem cogitada. 

 

Área de TI

 

Sabemos que a área de tecnologia da informação está sempre em busca de soluções práticas para o mercado, independente do ramo do negócio. Hoje, mais do que nunca, é essencial contar com uma área bem estruturada de TI.

 

Ela é um dos pontos principais do cenário de transformação digital. Os profissionais que atuam com TI estão sempre ligados na tecnologia e no seu avanço, atuando estrategicamente junto às áreas financeiras e administrativas da empresa.

 

É por meio dela que entra a automação de processos nas empresas. Como faz parte da transformação digital de forma geral, é o principal passo para que os gestores tenham a oportunidade de conhecer e assumir o papel central em relação à tomada de decisões estratégicas. 

 

No entanto, não é só isso! A área de TI utiliza a automação de processos para: 

  • Oferecer suporte aos usuários;
  • Ajudar na estruturação de produtividade;
  • Otimizar rotinas de backup;
  • Facilitar as rotinas de segurança e monitoramento;
  • Fazer o gerenciamento de dados e indicadores. 

Como automatizar os processos de uma empresa? 

Para automatizar os processos dentro de qualquer organização, é necessário seguir alguns passos para que a implantação traga realmente resultados positivos. 

  • Levantar as tarefas: conheça a fundo as tarefas realizadas na empresa, foque principalmente naquelas que sofrem com algum tipo de problema;

  • Identificar processos manuais: o que pode ser feito com processos automatizados? O que precisa realmente ser realizado manualmente? Essas são algumas questões que podem ajudar a entender melhor o que pode e deve ser trocado; 

  • Conversar com as equipes: entenda quais são as necessidades das equipes e explique para eles as vantagens e que esse processo pode trazer; 

  • Encontrar boas opções de ferramentas: aqui está o segredo! No mercado existem diversas opções de softwares de gestão, é importante escolher bem para não ter problemas. Um dos melhores é o sistema ERP, um sistema integrado de gestão que traz inúmeros benefícios e vantagens. 

  • Mapear as necessidades dos clientes: tenha foco também nos clientes, saiba o que é preciso para sanar os problemas e demandas deles, com base nisso, crie novas estratégias para atender cada um deles. 

Porque recomendar automação de processos para as empresas? 

Como contador, você sabe que a automação de processos pode contribuir muito para os negócios de seu cliente, certo? No entanto, cabe explicar para eles quais são essas vantagens e porque eles devem investir? 

Confira abaixo o que falar quando recomendar a automação aos seus clientes:

 

  • Aumento da produtividade da equipe;
  • Menos tarefas repetitivas e mecânicas;
  • Integração de diferentes áreas;
  • Análises e dados mais claros e assertivos;
  • Redução de custos.

 

Essas são as principais vantagens que a automação de processos pode oferecer aos seus clientes, claro, que contar com um bom e confiável sistema de ERP é fundamental para que tudo flua bem e os resultados sejam sempre positivos. 

Transforme a gestão da sua empresa com processos de automação

Como você acompanhou ao longo deste artigo, investir na tecnicização de processos é muito fundamental para melhorar continuamente as tarefas cotidianas de uma empresa, ou seja, é muito mais fácil encontrar problemas ou falhas e corrigi-las. 

 

Uma empresa que possui os seus processos otimizados, consegue realizar entregas muito mais valiosas e competitivas ao mercado. 

 

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