Emissão de Nota Fiscal: o que é e como emitir a sua

Se você é dono de um negócio ou está pensando em abrir um, precisa ficar ligado em todas as entregas fiscais. Entenda como emitir nota fiscal neste guia completo!

23/Out/2020
Finanças

Presente no mercado brasileiro desde 2006, a nota fiscal eletrônica veio como uma forma de substituir o documento tradicional impresso — cupom fiscal —  e facilitar o armazenamento e os controles fiscal e contábil do Fisco e dos empresários.

 

A emissão da nota fiscal é um dos processos mais importantes para garantir a integridade da sua empresa, validar as suas vendas de produto ou serviço e manter a sua empresa sempre em dia e regularizada com o Fisco. 


Mas, além de ser um documento obrigatório, você sabe como emitir nota fiscal e qual a real importância deste documento? Sabe quais os benefícios que este processo pode trazer para os seus negócios? É o que vamos descobrir juntos. Boa leitura!


O que é Nota Fiscal?

A nota fiscal é o documento que regulariza e comprova todas as vendas ou prestação de serviços feitas pela sua empresa. Ou seja, é essencial para o bom funcionamento dos negócios e para a declaração dos impostos sobre as operações realizadas, a fim de garantir a fiscalização correta sobre elas, principalmente para evitar multas e problemas com o Fisco. 


O objetivo principal da nota fiscal é registrar o processo de venda e descrever todas as informações essenciais para você e o seu consumidor, como tipo de produto ou serviço, impostos, valores, dentre diversas outras. 


Além de ser uma obrigação legal, como ressaltamos acima, emitir a nota fiscal eletrônica facilita diversos processos internos da empresa, em áreas contábeis e fiscais. Isso quer dizer que, como todos os dados da compra e venda estão nesse “papel virtual”, é mais fácil armazená-los e fazer os cálculos posteriormente. 


Existem vários tipos de notas fiscais para atender as particularidades do seu negócio, ou seja, cada operação realizada possui um tipo de nota fiscal a ser emitida, seja de compra e venda de produto, serviços prestados, produtos industrializados, importados ou exportados.


Quem precisa emitir Nota Fiscal?

A emissão de comprovantes fiscais é obrigatória para empresas que contribuem para o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). 


‍Em geral, toda e qualquer empresa que comercializa produtos e serviços deve emitir a nota fiscal, como é determinado na Lei nº 8.846/94. Porém, existem exceções, como é o caso dos MEIs (Microempreendedores Individuais). A não emissão destes comprovantes é considerada sonegação fiscal e pode acarretar em diversas consequências para os negócios. 


Para as empresas enquadradas no MEI (Microempreendedor Individual), a emissão é obrigatória apenas quando realizam algum serviço ou atividade para uma Pessoa Jurídica. Caso o MEI realize uma venda ou prestação de serviço para Pessoa Física, e o mesmo não exija uma nota fiscal vinculada, então o MEI está dispensado da obrigatoriedade. 


Portanto, fique atento e esteja sempre em contato com o seu contador para qualquer dúvida sobre a obrigatoriedade deste documento para a sua empresa! É válido lembrar, também, que o valor mínimo para que o empresário emita a nota fiscal tradicional ou eletrônica ao consumidor é de R$ 13.


Por que emitir Nota Fiscal?

Como falamos mais acima, este é um dos documentos fundamentais para manter a legalidade das operações realizadas pela sua empresa, além de regularizar todos os tributos ao Fisco e garantir a credibilidade do seu negócio com mercadorias registradas e legalizadas.


Com a nota fiscal emitida corretamente, a sua empresa pode acompanhar e controlar com mais efetividade todas as entradas e saídas de mercadoria, checar quanto foi pago de imposto em cada operação, e mais, se tornar referência para os seus clientes, que com a nota fiscal, podem realizar troca ou devolução de mercadoria ou requisitar alguma garantia.


Algumas empresas acabam entrando no caminho da sonegação fiscal para pagar menos impostos e contornar algumas obrigatoriedades, mas não caia nessa! Sonegar é crime e pode até levar a sua empresa a fechar as portas. 


Além de que, este é um documento que serve como base para diversas informações contábeis necessárias para o seu contador fechar corretamente a contabilidade da sua empresa e, com isso, criar novas estratégias e planos para crescer os seus negócios.


Entenda as informações da nota fiscal

Ao contrário do cupom fiscal, que é emitido pelo ECF (Emissor de Cupom Fiscal) e contém as principais informações da operação comercial, como dados da empresa, data e hora, a nota fiscal possui todas os dados da transação.


Assim que emitir a nota fiscal eletrônica, o documento deve conter, obrigatoriamente, o CNPJ da empresa emissora, assim como o nome e o endereço da organização que está prestando o serviço. Além dessas informações, na nota também precisa estar presente:


  • Data e hora da operação;
  • Valor total da transação;
  • Descrição dos bens ou serviços;
  • Impostos e tributos de cada mercadoria;
  • Dados do cliente;
  • Informações da transportadora,
  • Detalhes da forma de pagamento.


A Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, o que mudou?

A nota fiscal ganhou um formato digital em 2006, quando o governo começou a implantar a obrigatoriedade da emissão de Nota Fiscal Eletrônica, mais conhecida como NF-e, gradativamente para todas as empresas do Brasil. 


A NF-e, portanto, foi desenvolvida pelo governo com o objetivo de facilitar e modernizar o processo de emissão do documento fiscal, eliminar trabalhos manuais e evitar erros e estabelecer um procedimento mais prático e eficaz para as empresas.


Além disso, a NF-e facilita o modo como as notas fiscais são organizadas, já que podem ser armazenadas eletronicamente e eliminar de vez os arquivos físicos; o que também garante menos riscos de extravio e custos da empresa.‍

Tipos de Nota Fiscal Eletrônica 

Hoje em dia, existem 4 tipos principais de documentos fiscais eletrônicos, que são: 


Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e, ou NF eletrônica, registra as operações de venda de produtos e está relacionada à cobrança do IPI e ICMS, que são os principais impostos sobre mercadorias. Ela registra todos os dados de emitente e destinatário e, com a chave de acesso fornecida pelo emitente, o destinatário pode acompanhar todos os detalhes da compra online. Os dados emitidos são transmitidos para a Secretaria da Fazenda de cada Estado.


Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e (nota fiscal eletrônica de serviços) destina-se ao faturamento das operações de prestação de serviços. Ou seja, enquanto a NF-e transmite os dados de mercadoria vendida, a NFS-e, por exemplo, pode se referir aos serviços de consertos e reparações.


Neste caso, os dados são transmitidos para a Prefeitura do município em que a empresa contribuinte está vinculada e cada prefeitura pode conter um layout de NFS-e diferente, o que acaba dificultando um pouco o processo de emissão por sistema de gestão, caso não possua todos os formatos disponíveis. 


Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): 

A NFC-e é muito utilizada no setor de varejo para substituir o cupom fiscal e foi criada para reduzir os custos dos contribuintes e otimizar o controle fiscal. O modelo de cupom fiscal eletrônico SAT cumpre o mesmo papel da NFC-e em São Paulo.


Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Utilizado para otimizar a fiscalização o processo de transporte rodoviário de carga, o CT-e foi criado em 2012 e elimina a necessidade de papéis e faturas para os motoristas, além de garantir que as informações mencionadas no documento estejam de acordo com o que está sendo transportado, já que tudo é feito de forma digital.‍

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica? Conheça o passo a passo

Agora que você já conhece os principais tipos de NF-e, vamos entender o que é necessário para começar e como emitir a Nota Fiscal Eletrônica da forma correta. Porém, antes de tudo, lembre-se de conversar com o seu contador e definir exatamente quais são os tipos de nota fiscal que a sua empresa precisa emitir com base na sua operação.


Em seguida, vamos seguir os 3 passos principais, que são: 


Adquirir um certificado digital 

É importante destacar que, para que a NF-e tenha validade, é necessário que a empresa possua um certificado digital vinculado ao CNPJ, que vale como a assinatura digital da sua empresa. 


Para adquirir um certificado digital existe um processo básico que começam com a escolha de uma Autoridade Certificadora (AC), que é a responsável pela comercialização dos certificados e por receber os pedidos e dados das empresas. 


Em seguida, o responsável pela empresa precisa comparecer em uma Autoridade de Registro para que as informações enviadas previamente à AC sejam conferidas e validadas. Vale lembrar que existem dois tipos de assinaturas digitais, o A1 e o A3. Ambos servem para emissão eletrônica de nota fiscal, porém em plataformas diferentes. 


A1: é o certificado utilizado para sistemas de gestão em nuvem, ou seja, ele fica armazenado online direto no sistema, sem necessidade de armazenamento em dispositivos externos e, atualmente, é o mais indicado devido à sua segurança e facilidade.  

A3: certificado utilizado quando o usuário emite seus documentos por outros tipos de emissores, que geralmente exigem que o certificado seja conectado no momento que o usuário precisar emitir as suas notas fiscais. Ou seja, ficam armazenado em algum dispositivo externo, como pen drives ou HDs.


Credenciamento na Sefaz

Em seguida, é preciso realizar o cadastro da sua empresa na Sefaz do estado ou município em que ela reside, ou seja, é um processo que pode variar dependendo da legislação de cada local. Se a sua empresa possui mais de uma unidade, lembre-se de realizar o cadastro na Sefaz de cada uma das localidades onde ela está registrada. 


Para garantir que tudo está correto para começar a emitir as suas NF-es com segurança, emita algumas notas fiscais teste com a modalidade de “homologação” no credenciamento. Em seguida, realize os ajustes necessários e mude para “em produção” para que as suas notas fiscais comecem a ser emitidas com total validade fiscal. 


Contratar um software ERP ou emissor 

Para emitir as suas NF-es com segurança, é preciso contratar um software emissor comum ou um ERP que realize a emissão dos documentos. Pesquise, conheça as funcionalidades de cada um e defina qual é a melhor opção para a sua empresa.


Geralmente, os emissores mais comuns necessitam instalações nas máquinas que irão ser destinadas à emissão de notas fiscais e podem ter algum tipo de personalização para garantir um processo mais ágil e prático. Estes são os emissores que costumam utilizar o certificado A3.


Outra opção, é contratar um software ERP integrado e online, que possui a funcionalidade de emissão das suas notas fiscais de acordo com os seus pedidos de venda, com dados automatizados e garantia de informações mais corretas. 


Com o software ERP, o processo de faturamento se torna muito mais eficaz e, por utilizar o certificado A1, qualquer máquina que esteja logada no seu sistema pode emitir as suas notas fiscais sem necessidade de instalação prévia.


Por que contratar um ERP para emitir nota fiscal?

Os benefícios em emitir nota fiscal eletrônica são muitos, conforme falamos um pouco mais acima. Porém, ao utilizar um ERP que transforme esse processo em algo totalmente integrado e automatizado, o procedimento se torna ainda mais favorável para a sua empresa. 


Veja abaixo algumas das principais vantagens em emitir NF-e com um ERP integrado: 


Eliminação de arquivos físicos e redução de custos

Este é o primeiro dos benefícios e um dos mais necessários para as organizações. Chega de ficar arrumando espaço para arquivos físicos que dificilmente serão encontrados daqui 1 ou 2 anos. Tenha tudo em mãos em formato digital, arquivado em ambiente eletrônico e na nuvem, com a garantia de total segurança para a sua empresa. 

Consequentemente, as empresas podem reduzir os custos com armazenamento e produção de arquivos físicos, eliminando compra de papel, pastas e até otimizando os espaços do escritório. 


Redução de erros

Emitir NF-s através de outros emissores ainda é um processo trabalhoso que exige muita atenção do usuário durante o preenchimento manual dos campos para evitar possíveis erros, que ainda assim podem acontecer e gerar alguns problemas para a sua empresa. 


Ao utilizar um sistema de gestão integrado, onde as notas fiscais são geradas através do próprio pedido de venda de forma automatizada, os erros são totalmente eliminados e o processo otimizado. 


Dessa forma, o colaborador responsável economiza tempo no processo de faturamento, emite as notas fiscais eletrônicas com facilidade e pode trabalhar de forma muito mais estratégica para o seu negócio. 


Aumento de produtividade

Imagine o tempo que o processo de emitir diversas notas fiscais tomaria da sua equipe através de um emissor manual? Com um ERP eficiente, tudo isso pode se transformar em poucos cliques e aumentar a produtividade dos seus colaboradores. Ou seja, muito mais documentos emitidos, em um menor espaço de tempo.

Controle efetivo e segurança de informação

O ambiente digital de um ERP permite o acompanhamento do processo de faturamento das empresas em tempo real, ou seja, a conferência de dados e qualquer outro tipo de consulta podem ser realizados de onde você estiver e a qualquer momento. 


Além disso, os ERPs, geralmente, possuem um vasta possibilidade de relatórios para criar e organizar os dados da sua empresa, facilitando ainda mais a visualização de informações. Tudo isso em um ambiente totalmente seguro, é claro. Seus dados são armazenados na nuvem e com a garantia de segurança da informação através da criptografia.


Cálculo automático de tributos 

Ao contratar um ERP que realiza o faturamento das suas notas fiscais de forma inteligente e eficaz, não podemos deixar de mencionar a facilidade do cálculo automático de todos os tributos e impostos envolvidos nas vendas de produtos e serviços que este tipo de sistema possibilita. 


Em alguns sistemas, como o Omie, que contam com uma tecnologia de Inteligência Artificial eficaz em sua estrutura, os impostos são atualizados a cada minuto de forma  automática. Dessa forma, todas as notas fiscais serão emitidas sempre com os tributos corretos e atualizados conforme a legislação.


Com tudo o que falamos por aqui, fica claro que a tecnologia é uma importante aliada no processo de emissão de notas fiscais, tanto para manter sua empresa dentro da legalidade, quando para desempenhar melhores estratégias, através de soluções inteligentes e eficazes. 


Utilizar novas tecnologias integradas no seu negócio permite que os seus processos melhorem e, o principal, que a sua equipe se torne mais ativa estrategicamente, através da automatização de tarefas, antes manuais.


As notas fiscais eletrônicas são obrigatórias para as empresas, então, faça com que este processo seja eficiente e traga benefícios para os seus negócios, e não trate-as apenas como mais uma obrigação fiscal. Afinal, tudo isso, junto a um controle financeiro organizado e integrado, pode ser a garantia de melhores resultados para a sua empresa, além de se tornar um grande avanço na sua jornada de crescimento. 


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