Muitas empresas negligenciam os processos de reembolso de despesas e gestão de viagens corporativas e, consequentemente, gastam mais que o necessário por não conseguir tomar decisões inteligentes referente a esse tipo de despesas.
Em algumas empresas, mesmo com a pandemia da COVID-19, gastos com viagens chegam a ser a terceira maior linha de despesa. Portanto, ter uma visão completa destes gastos é extremamente importante, principalmente para redução de custos.
O que é a visão end-to-end de viagens?
Uma pesquisa recente da Trip Actions identificou que, aproximadamente, 70% dos reembolsos em uma empresa são referentes a alguma despesa de viagens dos colaboradores. Ou seja, não faz muito sentido desassociar despesas como hotel, aluguel de carro e passagem aérea, ou até mesmo despesas com alimentação ou transporte. No final, tudo isso é referente a uma viagem a trabalho.
Pense no seguinte cenário:
Fernanda é gerente de vendas de uma empresa de engenharia, mora em São Paulo, acaba de sair de uma videoconferência com o cliente e já agendou a próxima reunião presencial para daqui a 7 dias em Belo Horizonte na parte da manhã. Sendo assim, ela aproveita a ocasião e marca outra reunião com um cliente importante na parte da tarde.
Logo:
- Fernanda compra passagem de ida e volta por R$ 520,00;
- Reserva uma diária de hotel por R$ 280,00.
Até aqui, para a viagem da Fernanda, a empresa já investiu R$ 800,00.
Acompanhe a jornada da Fernanda em Belo Horizonte:
Fernanda precisa pegar um transporte até o Aeroporto de Congonhas e ela opta por pedir um Uber no valor de R$ 35,00. Chegando no aeroporto, ela toma um café da manhã no valor de R$29,99 (um café e um croissant, sim, comer no aeroporto é algo caro).
Ao chegar em Belo Horizonte, Fernanda solicita novamente um Uber para ir direto para a sua reunião da manhã, que lhe custou R$ 70,00. Após a reunião, ela almoça com o cliente e paga R$ 35,00 de almoço. Em seguida, ela vai para a reunião da tarde em outro bairro, e o Uber custou R$35,00.
No final do dia, Fernanda pega mais um transporte no valor de R$ 40,00 de volta para o hotel e aproveita para jantar em um restaurante próximo, no valor de R$ 60,00.
No dia seguinte, ela toma café da manhã no hotel, solicita um transporte para o aeroporto em Confins/BH no valor de R$ 70,00, embarca para Congonhas/SP e, ao chegar, vai do aeroporto até o escritório da sua empresa de Uber, em uma corrida no valor de R$ 65,00.
Ao somar todas essas despesas com alimentação e transporte via Uber/Táxi, temos mais R$ 439,99. Logo, o investimento total da empresa na viagem da Fernanda foi de R$ 1239,99, sendo que:
- R$ 520,00 passagem aérea (41%)
- R$ 280,00 hotel (22%);
- R$ 315,00 transporte (25%)
- R$ 124,99 alimentação (10%)
Consegue visualizar que hotel e aéreo representaram apenas 63% das despesas da viagem, e que os 37% restantes dos custos estão relacionados a alimentação e transporte urbano, muitas vezes não contabilizados?
A importância de ter uma visão 360 dos custos de viagens
Quando as empresas separam o fluxo de reembolso das despesas com alimentação e transporte, por exemplo, com o fluxo de compra de passagens e hotéis, fica mais fácil ter uma visão errada de custo da viagem como um todo, e portanto, não conseguem tomar nenhuma decisão assertiva, além de poder perder dinheiro com essa desorganização.
Assim, acabam pagando isoladamente a fatura do cartão de crédito empresarial com a compra das passagens aéreas, hotéis e locadoras de carro e depois reembolsam o funcionário, mas em nenhum momento conseguem ter a visão completa e organizada de todos estes custos.
Tampouco conseguem saber se valeu a pena ou não as viagens de cada colaborador, já que toda viagem a trabalho em última instância deve ser considerada um investimento pelas empresas, e logo, precisaria ter um payback (Retorno sobre investimento – ROI).
A falta de visão 360 de uma viagem corporativa e de mapear todos os gastos da jornada completa do viajante, faz com que muitas empresas gastem muito mais que o necessário.
Peter Drucker já nos ensinou: “O que não se mede, não se gerencia”.
Sem dados para medir, é impossível gerenciar. Isto explica porque o processo de grande parte das empresas, quando se trata de reembolso de despesas de viagens, é caótico e ineficiente, sem falar nas inúmeras fraudes.
Muitas empresas focam apenas em comprar passagens aéreas mais baratas e pagar o menor fee para a agência e negligenciam todas as outras despesas. Realizar essa análise completa das despesas é uma competência que empresas modernas e com alto nível de gestão possuem.
Como plataformas de gestão de viagens resolvem este grande problema?
Plataformas modernas de gestão de viagens podem ajudar o empresário a contemplar toda a jornada dos seus colaboradores e ajudar as empresas com relatórios detalhados de toda a viagem, desde os gastos com hotel e aéreo, até passar por custos com mobilidade e alimentação.
Além da visão 360 e de relatórios para apoio na tomada de decisão, veja algumas outras vantagens destas plataformas para as empresas.
Redução de tempo e melhora da experiência dos colaboradores
Segundo o GBTA, 45% dos colaboradores gastam em torno de 2 horas para planejar uma viagem corporativa, 36% gastam entre 1 e 2 horas, e 9% gastam mais que 2 horas. Definitivamente, colaboradores não querem perder tempo planejando uma viagem, eles querem gastar tempo produzindo e, de fato, gerando valor para a empresa, seja vendendo ou cuidando de uma conta estratégica.
Plataformas de gestão de viagens melhoram drasticamente a experiência do colaborador ao planejar uma viagem, reduzem o tempo de planejamento em até 90% e com toda a segurança e compliance que as empresas precisam, como workflow de aprovação e adesão à política de viagem, características que os sites de viagens online não entregam.
Lembre-se, profissionais inteligentes não gostam de gastar tempo com tarefas improdutivas e a sua empresa pode estar perdendo bons talentos por ter processos inadequados. Uma recente pesquisa do GBTA correlaciona experiência do viajante corporativo com turnover, por isso, fique muito atento.
Gestão orçamentária Eficiente
Quando é elaborado um orçamento específico de uma viagem e são inseridos os gastos tanto de aéreo quanto de despesas totais, é possível tomar decisões como, por exemplo, pagar mais caro em um voo para um determinado aeroporto para economizar com o táxi (ou vice-versa).
Em cidades como São Paulo, é possível encontrar ofertas de voo em Congonhas ou Guarulhos, e dependendo do destino, vale mais a pena pagar mais caro em um voo para economizar no deslocamento do colaborador (seja de táxi, Uber ou 99).
Se a plataforma consegue enxergar o orçamento de uma forma centralizada, fica mais fácil para o gestor ou colaborador tomar esta decisão de forma rápida e inteligente.
Melhora da Governança Corporativa, Compliance e Segurança dos acionistas
Considerando o alto volume e a baixa maturidade de gestão em processos de viagens, sempre há dúvida dos acionistas se os recursos financeiros estão sendo aplicados de forma eficiente.
Outro ponto, será que os colaboradores estão com “senso de dono”, preservando e usando os recursos financeiros da empresa de forma otimizada? Ou será que estão agindo em benefício próprio?
Infelizmente, ainda existem colaboradores que utilizam recursos financeiros da empresa de forma irresponsável, comprando passagens mais caras para beneficiar acúmulo de milhas na pessoa física, ou reservando hotéis de categoria superior.
Plataformas de gestão de viagens, portanto, garantem a auditoria completa destas informações, dando visibilidade a todos os gastos adicionais e fora da política da empresa, é como um guardião dos recursos de viagens para os acionistas.
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*Conteúdo produzido pela Onfly – Viagens Corporativas & Gestão de Despesas.
