Backoffice: O que é, qual sua importância e onde atua?

O setor de backoffice é responsável por cuidar de todos os processos de retaguarda administrativa de uma empresa, ou seja, que dão suporte às atividades de maior atividade e vistas pelo público.

Se você não sabe o que é backoffice e quer conhecer mais sobre sua aplicação e a importância de um boa gestão, assim como a tecnologia, a Omie preparou este conteúdo para tirar suas dúvidas. Acompanhe!

O que é backoffice?

O conceito de backoffice significa, em tradução livre, “parte de trás do escritório”. Seu conceito diz respeito aos processos importantes e necessários para o funcionamento de qualquer negócio, mesmo que não sejam muito vistos.

Essa retaguarda funciona como uma solucionadora de problemas imediatos, agindo para que a operação principal, ou seja, aquela que lida diretamente com os clientes, atenda suas necessidades perfeitamente.

A parte de trás do escritório dá total suporte ao front office, ou seja, áreas que se relacionam diretamente com o público. Um pagamento, por exemplo, precisa que o sistema de caixa esteja funcionando perfeitamente para fechar uma compra, e isso só é possível graças ao profissional de TI.

Outras funções, como marketing, RH, contabilidade, financeiro, jurídico e estoque são igualmente essenciais para o sucesso do empreendedorismo, e devem constar na gestão de backoffice da organização.

O backoffice, por assim dizer, não é diretamente ligada à geração de receita para empresa, mas oferece suporte operacional para os responsáveis serem bem sucedidos na tarefa, e, se estiver desorganizado, pode trazer prejuízos consideráveis.

A importância do backoffice e da organização empresarial

Tudo que é adquirido por um consumidor, seja um produto ou um serviço, passa por diversas etapas até sua finalização. Os setores de retaguarda administrativa procuram garantir o perfeito funcionamento dos processos antes, durante e depois do relacionamento com o cliente. 

Esse é o caso do backoffice financeiro, designado para controlar lucros, despesas e investimentos do negócio. Sendo assim, quais são os principais pontos de destaque desses setores para o sucesso empresarial? Confira a seguir.

Definição de metas

Antes de colocar qualquer ação em prática, é essencial definir quais são seus reais objetivos, e que metas desejam ser batidas. Todo o setor de backoffice, então, será encarregado de garantir produtividade, qualidade e eficiência, para que o planejamento ocorra como o esperado

Lembre-se de definir metas palpáveis e concretas, se adequando à capacidade e limitação de cada área ou do porte do negócio. Isso é importante para que o planejamento não seja distante da realidade da organização empresarial.

Desenho de planejamento

Com as metas definidas, é hora de traçar o seu planejamento. E é essa fase que vai pautar as ações do backoffice dali em diante. Informações fundamentais, como investimento, infraestrutura e mão de obra serão levantadas para o sucesso da operação.

O backoffice pode englobar diversas ações para garantir o funcionamento das atividades e cumprimento das demandas, como contratação de pessoal, treinamento de equipe, adequação de espaços físicos, compra de materiais, implementação de sistemas de gestão, etc.

Acompanhamento de indicadores

O setor de backoffice tem outra tarefa essencial no empreendedorismo, que é o acompanhamento de indicadores. São esses KPIs que permitem aos gestores e a você obterem uma visão ampla sobre quais estratégias funcionam e quais precisam melhorar.

Indicadores como produtividade, qualidade, retorno sobre investimento, satisfação do cliente e turnover são só alguns exemplos de como esses dados são de suma importância para correção de falhas no processo. Por isso, certifique-se de contar com profissionais e métricas que monitorem essas informações continuamente.

‍

Sistema para gestão de backoffice

Agora que você já sabe o que faz um backoffice, deve estar se questionando sobre como integrar todos esses processos e colocar em prática um controle eficaz de todas essas atividades.

De fato, o backoffice conta com muitas tarefas manuais, burocráticas e repetitivas, necessárias para manter a operação rodando. Para otimizar essa rotina, diminuindo o índice de erros humanos, o ideal é contar com um sistema ERP.

Um software de gestão não só facilita e agiliza todas as atividades de retaguarda administrativa, mas possibilita também a automação de tarefas, permitindo direcionar colaboradores e até mesmo equipes inteiras para processos que exigem maior poder de raciocínio, decisão e estratégia. 

Nesse momento, é muito importante contar com uma solução empresarial que faça a integração de sistemas, unindo backoffice e front office e lidando harmoniosamente com diversos setores, seja comercial, financeiro, fiscal, etc.

O sistema ERP da Omie conta com módulos e funcionalidades que proporcionam a gestão e controle de todos os processos da sua empresa. Com uma solução ágil, simples e intuitiva, operações de frente e retaguarda estarão completamente integradas, em uma relação de simbiose.

A Omie é parceira do ecossistema empreendedor brasileiro, e acredita na inovação e transformação digital, caminhando junto dos pequenos e médios negócios do mercado. Continue acompanhando o blog e tenha acesso a conteúdos exclusivos de gestão e contabilidade.