Backoffice: o que é, qual sua importância e onde atua?

O backoffice é um diferencial importante para qualquer empresa. Conheça melhor seu conceito, funções e veja como a tecnologia pode ajudar.

17/Mai/2022
Gestão

O setor de backoffice é responsável por cuidar de todos os processos de retaguarda administrativa de uma empresa, garantindo a operacionalidade do negócio como um todo. 

Se você não sabe o que é backoffice, mas quer conhecer mais sobre sua aplicação e os benefícios proporcionados à gestão das empresas, continue a ler este conteúdo, que foi preparado especialmente pela equipe da Omie! 

‍O que é backoffice? 


Backoffice
significa, em tradução livre, “parte de trás do escritório”. Trata-se de toda equipe que está na retaguarda de processos importantes e necessários para o funcionamento de qualquer organização. 

A parte de trás do escritório não é diretamente ligada à geração de receita para a empresa, mas oferece suporte operacional para que equipes de front office, ou seja, das áreas que se relacionam diretamente com o público, sejam bem-sucedidas. 

Do chamado backoffice fazem parte os times de marketing, RH, contabilidade, financeiro, jurídico e logística, por exemplo. Setores igualmente essenciais para o sucesso do empreendedorismo dentro e fora da empresa.

Como funciona o backoffice? 


Em um negócio que vende um produto ou presta serviços, observamos etapas importantes que devem ser cumpridas para que o cliente obtenha aquilo que deseja e a empresa ganhe os lucros. 

Dentre essas etapas estão o atendimento ao cliente, o pedido de mercadoria, a consulta ao estoque, o planejamento de entrega, o pagamento, a retenção e a fidelização do consumidor. 

Contudo, para que o processo seja concluído com sucesso, é importante que não haja gargalos, como um produto com defeito ou atraso na entrega. É para evitar esses transtornos que existe o backoffice. Isso porque ele dá apoio aos principais processos internos e fortalece as rotinas administrativas e financeiras.

A importância do backoffice para sua empresa 


Tudo o que é adquirido pelo consumidor, seja produto ou serviço, passou por um processo de venda e/ou produção. Os setores de retaguarda administrativa procuram garantir o perfeito funcionamento dos processos antes, durante e depois do relacionamento com o cliente. 

Veja abaixo algumas áreas de backoffice e suas vantagens:

  • Backoffice no e-commerce: aqui, o backoffice trabalha identificando a falta de determinado produto no site antes que o cliente siga com a compra. Esse trabalho evita possíveis cancelamentos de pedidos e insatisfação do comprador.
  • Backoffice na indústria: a equipe de backoffice ajuda na manutenção, atuando diretamente sobre equipamentos e máquinas e garantindo o pleno funcionamento das atividades operacionais de uma fábrica.
  • Backoffice no varejo: o backoffice de vendas atua na retaguarda da equipe de vendas, dando suporte aos vendedores, garantindo que haja disponibilidade dos produtos, atuando no faturamento e cobrança.

Outra área onde o backoffice atua com maestria é a financeira. 

O backoffice financeiro garante o bom funcionamento de importantes processos, como controle de lucros, despesas e investimentos do negócio. Nesse sentido, ele atua dando suporte, inclusive, no desenvolvimento de estratégias. Confira algumas a seguir. 

Definição de metas


Antes de colocar qualquer ação em prática, os gestores definem metas a serem alcançadas. Todo o setor de backoffice, então, será encarregado de avaliar a produtividade, qualidade e eficiência da equipe e analisar se as metas são concretas e possíveis de serem conquistadas. 

Desenho de planejamento


Com as metas definidas, é hora de traçar o seu planejamento. Essa fase vai pautar as ações do backoffice e pode englobar diversas práticas para garantir o funcionamento das atividades e cumprimento das demandas, como contratação de pessoal, treinamento de equipe, adequação de espaços físicos, compra de materiais, implementação de sistemas de gestão etc.

Acompanhamento de indicadores


O setor de backoffice tem outra tarefa essencial no empreendedorismo, que é o acompanhamento de indicadores. Trata-se dos KPIs, que permitem aos gestores obterem uma visão ampla sobre quais estratégias funcionam e quais precisam melhorar.

Indicadores como produtividade, qualidade, retorno sobre investimento, satisfação do cliente e turnover são só alguns exemplos levantados por equipes de backoffice.

Vantagens do sistema de gestão para backoffice


Agora que você já sabe o que faz um backoffice, deve estar se questionando sobre como integrar todos os processos e construir um bom relacionamento entre empresa e consumidor.

De fato, o backoffice tradicional conta com muitas tarefas manuais, burocráticas e repetitivas, necessárias para manter os processos em funcionamento. Apesar disso, hoje é possível automatizar as rotinas empresariais e diminuir drasticamente falhas e gargalos, com a contratação de um sistema ERP.

Um software de gestão não só facilita e agiliza todas as atividades de retaguarda administrativa, como também gera automação de dados e informações, unindo backoffice e front office, integrando processos de diversos setores, como comercial, financeiro, fiscal e logístico.

O sistema ERP da Omie conta com módulos e funcionalidades que proporcionam a gestão e o controle de todos os processos da sua empresa. Com uma solução ágil, simples e intuitiva, é possível integrar operações de frente e retaguarda potencializando resultados.

A Omie é o ERP parceiro do ecossistema empreendedor brasileiro que acredita na inovação e na transformação digital. 

Veja abaixo um vídeo explicativo que fala mais sobre o que é a Omie e qual produto vendemos!

BackOffice: tecnologia necessária


Agora que você já sabe que o backoffice contribui significativamente para o sucesso da empresa e que automatizar os processos com o uso de um bom sistema ERP pode aprimorar ainda mais os resultados, vale a pena conhecer o sistema da Omie. Com ele, você leva seu backoffice para outro patamar e evita falhas que possam comprometer o relacionamento com os clientes. Conheça e se surpreenda com os resultados!


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