É comum supor que o reembolso de despesas se trata apenas de uma questão de ressarcir de forma justa os funcionários que custeiam as despesas corporativas com seu próprio dinheiro.
Porém, apesar de não estar errada, essa suposição também não está completamente correta. O processo de reembolso de despesas com viagem, ou qualquer outro tipo de gasto corporativo, engloba diversos temas dentro da gestão financeira.
Partindo do planejamento orçamentário, passando pelo compliance e finalizado no fluxo de caixa, a visão estratégica sobre o processo de reembolso deve estar sempre presente.
Caso contrário, você acaba correndo o risco de analisar informações irreais. Por isso, ter um processo enxuto e eficiente é essencial para prevenir a formação de gargalos que podem apoiar fraudes e irregularidades no reembolso corporativo.
Esses inconvenientes tratam-se de atos realizados para burlar o processo e as regras de reembolso de despesas, o que pode lesionar financeiramente a organização.
Assim, para que você saiba se prevenir desse tipo de situação e consiga melhorar tanto a gestão de despesas corporativas quanto a gestão financeira da sua empresa, criamos este artigo com as principais dicas sobre o assunto.
Boa leitura!
O que é reembolso de despesas?
O reembolso de despesas corporativas é um processo do departamento financeiro que tem como objetivo indenizar os funcionários que precisaram custear, utilizando recursos pessoais, qualquer tipo de gasto ao realizar atividades à disposição da empresa.
Aqui, falamos em indenização, pois a lei para reembolso das despesas de viagem a trabalho considera que este pagamento não possui natureza salarial, e sim indenizatória.
Há apenas uma situação que se caracteriza como exceção a essa regra: quando os valores recebidos pelas diárias de viagem ultrapassam 50% do salário do funcionário.
Além disso, o processo de reembolso de despesas envolve a prestação de contas de todos os gastos que podem compreender desde a realização de uma viagem corporativa, até gastos originados em treinamentos externos e visitas à clientes.
Por esse motivo, esse processo é mais frequentemente utilizado pelos colaboradores da equipe de vendas, a alta diretoria da empresa que realiza viagens de negócios, empresas de trade marketing ou, ainda, consultorias.
Porém, é errado pensar que esse processo é exclusivo de um único segmento de negócios ou de um departamento específico dentro da empresa.
Qualquer empresa, independente do setor de mercado ou tamanho, pode hora ou outra ter de realizar o reembolso de despesas de seus colaboradores.
E isso pode ocorrer em situações como as exemplificadas anteriormente, ou mesmo em cenários mais atípicos, como o reembolso de despesas no home office.
E para que você seja capaz de construir um processo de reembolso de despesas realmente eficiente para a sua empresa, veremos, a seguir, quais erros você deve evitar.
Como é um processo de reembolso de despesas ideal?
Na realidade, não existe um único tipo de processo de reembolso de despesas ideal. Isso porque o processo ideal é particular para cada empresa, já que cada organização apresenta especificidades diferentes.
Mas, existem 3 erros principais que você deve evitar ao elaborar o processo ideal para sua empresa:
1. Falta de planejamento
Muitas empresas acabam não dando a devida atenção ao processo de reembolso de despesas, e assim, ele acaba surgindo e se mantendo organicamente na organização.
O surgimento orgânico do processo também pode ser entendido como improviso. Ou seja, é quando uma empresa ainda não possui esse processo estruturado, e no momento em que precisou realizar algum reembolso, acabou improvisando as diretrizes e mecanismos.
No curto prazo, essas medidas podem até parecer funcionar de forma satisfatória. Porém, no longo prazo, são altas as chances de surgirem gargalos financeiros e brechas para fraudes.
Além disso, esses processos tendem a se tornarem muito burocráticos e pouco eficientes. O planejamento é um ponto crucial para qualquer atividade exercida por uma empresa. Para o reembolso de despesas isso não seria diferente.
Assim, para conseguir um processo de reembolsos ideal, certifique-se de fazer a gestão de processos de forma correta.
2. Monitoramento manual
Existem mais contras do que prós em gerir processos de forma manual. Além do acúmulo de papel dentro da empresa, a conferência manual não é tão precisa quanto a conferência feita por sistemas automatizados.
Quando a conferência é manual, as fraudes e irregularidades dentro do processo passam despercebidas com muito mais facilidade.
Isso porque, além de precisar conferir se as despesas descritas no relatório de despesas de viagem a trabalho coincidem com os valores dos recibos anexados, é necessário comparar tais valores aos limites permitidos pela política de reembolso de despesas da empresa.
Além de tudo, o processo ideal também exige que sejam feitas conferências sobre despesas duplicadas. Esse tipo de fraude ocorre quando um mesmo comprovante é utilizado mais de uma vez em diferentes solicitações de reembolso e é muito mais difícil de identificar na conferência manual.
São essas delicadezas que envolvem o processo de reembolso de despesas que fazem com que não seja suficiente contar com a capacidade e memória humana, tornando o monitoramento manual obsoleto.
O ideal é contar com softwares de gestão, como o VExpenses, nos quais o próprio sistema é quem faz essas conferências conforme os critérios cadastrados pela empresa, e dispara alertas quando identifica alguma irregularidade.
3. Políticas de reembolso extremamente restritivas ou permissivas demais
A construção da política de reembolso da empresa é a parte mais importante do planejamento do processo. Além de se atentar a alguns critérios dispostos pela CLT para o reembolso de despesas, é preciso que você disponha na sua política, de forma clara e extensiva, todos os critérios para a solicitação de reembolso de despesas de viagem.
É nesse sentido que, estabelecer políticas muito restritivas pode causar um impacto negativo nos custos ou no bem-estar dos seus colaboradores.
Colocar, por exemplo, um número muito reduzido de opções de hospedagem, de empresas aéreas ou de restaurantes acaba por não cobrir todas as necessidades do seu funcionário ou todas as demandas que o destino ou o estilo da viagem exigem.
Por outro lado, políticas excessivamente liberais, com uma margem muito grande de gastos ou sem nenhum tipo de restrições, acabam gerando custos extras para a empresa e encarecendo as viagens realizadas pelos seus colaboradores.
Procure um equilíbrio ao estabelecer as políticas de despesas corporativas, tentando cobrir todas as necessidades que poderão ser exigidas pelo funcionário e, ao mesmo tempo, colocando um limite de gastos justo.
Como adaptar meu processo de reembolso de despesas?
Conheça os processos da empresa
Como dissemos anteriormente, não planejar o processo com antecedência é um dos grandes erros que deixará o reembolso de despesas da sua empresa cada vez mais longe do ideal.
E para evitar que isso aconteça, você pode começar mapeando o processo dentro da sua empresa.
Com o mapeamento de processos, é possível identificar todas as atividades, etapas e pessoas envolvidas na prestação de serviços e, assim, mensurar seus custos de operação.
Apenas mapear os processos não é uma atividade com poder de evitar fraudes. Mas, essa prática é importante para conhecer todos os gastos da empresa e identificar os possíveis gargalos, que podem ser potenciais brechas para fraudes no reembolso corporativo.
Além do mais, quando o gestor tem um melhor conhecimento do que é preciso envolver no processo de reembolso de despesas da empresa, ele se torna capaz de trabalhar baseado em orçamentos mais realistas e que pouparão o caixa do negócio.
Defina uma alçada de aprovação
Depois do mapeamento, é hora de definir os papéis de cada pessoa dentro do processo. Quem ficará responsável por conferir os relatórios de despesas? E quem será responsável por autorizar os gastos?
Além disso, apesar de a definição da quantidade de níveis de aprovação na alçada ser particular para cada empresa, esse critério precisa ser pensado de forma cuidadosa. Caso opte por muitos níveis de aprovação, seu processo pode se tornar muito burocrático e perder a eficiência.
Assim, para uma empresa média, por exemplo, o número ideal de níveis de aprovação pode ser apenas dois: o gestor da área e depois o responsável do financeiro. O importante é manter o processo mais enxuto possível, além de deixá-lo bem definido.
Estabeleça os centros de custos
Outra coisa na qual o mapeamento irá te ajudar é na identificação dos centros de custos do processo. No geral, centro de custo é uma forma de divisão interna que cria unidades independentes em relação à apuração de despesas e receitas, garantindo uma gestão de gastos mais eficaz.
Dentro do processo de reembolso de despesas, a definição desses centros ajudará não somente na sua organização, mas também na tomada de decisão estratégica quanto ao orçamento empregado para tais fins.
Assim como a definição dos níveis de aprovação, os centros de custos também dependem dos critérios particulares de cada empresa, e podem representar projetos, departamentos da empresa ou até mesmo filiais da companhia.
Padronize a prestação de contas
Agora é o momento de definir quais os documentos que serão aceitos como recibo de reembolso de despesas de viagem na prestação de contas e como deverá ser feita a solicitação de reembolso.
Quando se tratam das exigências de como deverá ocorrer a solicitação de reembolso, inicie definindo quais despesas são consideradas reembolsáveis e, com base nisso, estabeleça um modelo de relatório de despesas de viagem.
O mais comum é que, nesse modelo, seja exigida a apresentação de notas fiscais ou cupons fiscais – as populares “notinhas” – para a comprovação dos gastos.
Defina, também, o intervalo de tempo que irá abranger o processo. Você pode começar pensando no tempo total máximo que deseja que o processo dure e, a partir disso, fazer as divisões de tempo.
Não se esqueça de definir uma data limite para entrega do relatório de despesas pelos funcionários.
Aliás, normalmente essa é a parte mais custosa para o funcionário, e é por isso que muitas empresas já empregam softwares, como o VExpenses, que automatizam a criação dos relatórios desde a inserção de cada despesa até o envio para aprovação.
Monte sua política de reembolso de despesas
A política de despesas corporativas, também conhecida como política de viagens ou política de reembolso de despesas, é um documento essencial e não pode faltar dentro da sua empresa, em hipótese alguma.
Tudo isso que viemos construindo até aqui, deve constar em detalhes dentro da política de reembolso de despesas da sua empresa, para que não restem dúvidas aos seus funcionários.
Procure deixar claro itens como: o reembolso de quilometragem ocorrerá através de ajuda de custo ou por ressarcimento do gasto? E como calcular km rodado? Os valores devem obedecer a quais limites para serem reembolsados?
Um ponto muito importante sobre a sua política de reembolso é que ela deve estar acessível a todos na empresa e ser amplamente divulgada. Assim, ninguém poderá alegar ignorância das condições impostas pela empresa.
Utilize tecnologia no monitoramento e otimização do processo
O acompanhamento constante das operações da empresa auxilia na fiscalização de cumprimento às normas, evita fraudes e fornece informações para otimizar os processos, o que tende a aumentar a produtividade da empresa como um todo.
Além disso, para que a política de reembolso de despesas funcione é fundamental que a gestão financeira da empresa fiscalize o seu cumprimento, e que esta possua um controle de despesas eficaz.
Para isso, invista em ferramentas e práticas capazes de otimizar a gestão financeira do seu negócio, como:
- Sempre trabalhe com orçamentos;
- Acompanhe todos os gastos e movimentações financeiras;
- Esteja atento aos KPIs financeiros;
- Evite que gastos pessoais e empresariais se misturem;
- Opte por softwares e aplicativos para prestação de contas, como o VExpenses, que permitam a integração e envio direto de dados para o seu ERP.
Agora que você já sabe o passo a passo para estruturar um processo ideal para a sua empresa, está na hora de botar a mão na massa!
E não se esqueça de contar com o VExpenses para te ajudar na gestão de reembolsos de despesas da sua empresa!
*Texto por VExpenses, parceiro convidado Omie
