Calcular a folha de pagamento corretamente é uma das chaves para manter as finanças da sua empresa em ordem. Antes de mais nada, você precisa entender quais dados devem estar nesse documento e quais são os direitos e benefícios dos seus funcionários.
A folha de pagamento é parte do dia a dia de qualquer empresa. Ela reúne todas as informações sobre o pagamento dos colaboradores, e não importa o tamanho do seu negócio ou o setor em que você atua: ela é uma obrigação legal a se cumprir.
Por isso, é fundamental que tanto você quanto sua equipe estejam por dentro de todos os descontos, benefícios e detalhes dessa folha para garantir transparência nas relações de trabalho.
Neste artigo, você saberá o que pode faltar no cálculo da folha de pagamento e um passo a passo de como fazer isso na sua empresa, simplificar a sua gestão e ganhar tempo. Boa leitura!
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento, de forma simples, é uma descrição detalhada da remuneração de cada colaborador, explicitando todos os valores descontados, os benefícios, a jornada de trabalho e eventuais adicionais.
Ela carrega tanto as informações da empresa quanto do colaborador, assegurando que a remuneração recebida esteja correta, sem atrasos ou faltas.
As informações que precisam constar na folha de pagamento incluem:
- Dados do empregador;
- Dados do funcionário (como cargo e função);
- Descontos e valores acrescidos;
- Número de dias e cálculo das horas trabalhadas;
- Valor bruto do salário;
- Valor líquido do salário.
Além disso, se houver algum benefício no contrato do colaborador, como horas extras ou adicionais noturnos, esses também devem ser exemplificados na folha de pagamento.
Existe uma legislação específica que explica em detalhes as obrigatoriedades relacionadas à folha de pagamento: o Decreto 3.048/99. Essa lei, conhecida também como Regulamento da Previdência Social, estabelece algumas responsabilidades para a empresa, como:
- Preparar a folha de pagamento com todas as remunerações pagas;
- Gerenciar mensalmente os lançamentos contábeis;
- Informar o INSS e a Receita Federal sobre todos os dados necessários para fiscalização;
- Realizar o cálculo correto da folha de pagamento.
Para aplicar essas informações na prática, é preciso entender como calcular a folha de pagamento. O primeiro passo é reunir os dados do trabalhador, como o cargo que ele ocupa, o controle de frequência e o cálculo das horas trabalhadas.
Depois disso, é só calcular todos os descontos e benefícios incluídos, garantindo que o valor final esteja correto. Essas ações são fundamentais para um controle financeiro eficiente.
Por que é importante calcular folha de pagamento corretamente?
Calcular a folha de pagamento exige um bom entendimento de regras e números, por isso, é necessário estar atento. Como há várias etapas envolvidas, o cuidado precisa ser redobrado para evitar erros.
Além disso, fazer o cálculo da folha de pagamento corretamente te livra de penalidades com o Governo, como multas ou indenizações.
Um dos erros mais comuns é lidar com pagamentos indevidos. A longo prazo, isso pode prejudicar as finanças da sua empresa. Confira outros erros comuns:
- Erros nos cálculos de descontos;
- Previsão de custos fora da realidade;
- Enquadramento errado dos profissionais;
- Fórmulas aplicadas de forma equivocada;
- Pagamento de benefícios quando o colaborador tá afastado;
- Esquecer de fazer o backup dos documentos.
Como fazer o cálculo da folha de pagamento?
Para calcular a folha de pagamento, é importante considerar não só o salário do colaborador, mas também alguns detalhes como adicionais e descontos. Confira ao que você deve se atentar nesse momento.
Controle de ponto
É importante contabilizar a frequência de trabalho dos colaboradores, como horários de chegada e saída, pausas para o almoço e horas extras. Você pode fazer esse controle de várias formas, seja pelo livro de ponto, cartão impresso ou, até mesmo, biometria.
Atente-se aos diferentes tipos de jornadas de trabalho e escolha aquela que melhor se encaixa no seu negócio.
Salário bruto
O salário bruto é o valor base que o colaborador recebe, sem descontos. Quando esse valor é acrescido de adicionais e horas extras, ele se torna “remuneração”, que é a base para calcular o FGTS.
INSS
O INSS é o desconto que garante aposentadoria, seguro desemprego, pensão, entre outros. Os percentuais variam conforme o salário bruto.
Para fazer o cálculo do INSS, deve-se seguir a tabela do instituto, que inicia com o valor correspondente ao salário mínimo vigente.
| Base de cálculo (R$) | Alíquota (%) | Parcela a deduzir (R$) |
| Até 1.412,01 | 7,5 | – |
| De 1.412,01 até 2.666,68 | 9 | 21,18 |
| De 2.666,69 até 4.000,03 | 12 | 101,18 |
| De 4.000,03 até 7.786,02 | 14 | 181,18 |
FGTS
A sigla, que significa Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, representa 8% do salário depositado na conta do trabalhador, sem descontos. Essa quantia não desconta no salário do colaborador, sendo apenas depositada pela empresa.
IRRF
Para o cálculo do Imposto de Renda, é considerado o valor bruto menos os descontos do INSS e dos dependentes. A base de cálculo do IRRF é a seguinte:
| Base de cálculo (R$) | Alíquota (%) | Parcela a deduzir do IR (R$) |
| Até 2.259,20 | Isento | – |
| De 2.259,21 até 2.826,65 | 7,5 | 169,44 |
| De 2.826,66 até 3.751,05 | 15 | 381,44 |
| De 3.751,06 até 4.664,68 | 22,5 | 662,77 |
| Acima de 4.664,68 | 27,5 | 896,00 |
Horas extras
Correspondem aos horários trabalhados além da jornada normal. Durante os dias úteis, o cálculo inclui um adicional que varia de 50% a 90%, dependendo da categoria. Já nos feriados e domingos, o adicional é de 100% do valor da hora normal.
Vale-transporte
Aqui, pode-se descontar até 6% do salário-base do colaborador. Se o valor final for menor, ele desconta apenas o valor destinado ao transporte.
Vale-alimentação
O vale-alimentação pode ser disponibilizado em forma de ticket ou oferecendo refeições no restaurante da empresa. É importante lembrar que sua empresa pode efetuar descontos de até 20% do valor do benefício concedido.
Adicional noturno
O adicional noturno é um direito de todos os colaboradores que trabalham entre 22h e 5h do dia seguinte. A porcentagem desse adicional varia conforme a categoria, mas é garantido um mínimo de 20% sobre o valor da hora normal.
Contribuições sindicais
É um valor descontado da folha de pagamento do colaborador destinado para a manutenção do próprio sindicato da categoria. Com a Reforma Trabalhista, deixou de ser obrigatório e também dependerá das decisões do sindicato.
Aposentadoria
Os trabalhadores que enfrentam condições adversas no trabalho podem ter direito à aposentadoria especial, que exige um tempo menor de contribuição, segundo o INSS.
Faltas e atrasos
Quando ocorre uma falta, o desconto leva em conta não só o dia em questão, mas também o Descanso Semanal Remunerado. Já nos atrasos, cada minuto ou hora de ausência é considerado no cálculo.
Salário-família
Benefício concedido aos funcionários com filhos de até 14 anos cujos salários estejam incluídos naqueles determinados pelo INSS.
Adicionais
Periculosidade
Para a periculosidade, o adicional é destinado a atividades que representam risco constante à segurança do trabalhador. O cálculo desse adicional é baseado no salário-base, sendo uma parte equivalente a 30% desse valor.
Insalubridade
Já a insalubridade é um adicional concedido aos trabalhadores que lidam diretamente com substâncias ou condições que podem prejudicar a saúde, como produtos químicos, ruídos e poeira.
Esse adicional varia segundo o grau de insalubridade: para o grau mínimo, corresponde a 10% do salário-mínimo; para o grau médio, 20%; e para o grau máximo, 40%.
Exemplo de cálculo da folha de pagamento
Para melhor entendimento, vamos considerar o cálculo de uma folha de pagamento com um salário de R$ 2.500,00, considerando os descontos e benefícios mencionados anteriormente:
- FGTS: 8% de R$ 2.500,00 = R$ 200,00;
- INSS: 9% de R$ 2.500,00 = R$ 225,00;
- IRRF: 7,5% de R$ 2.500,00 = R$ 187,50;
- Vale-transporte: se o colaborador recebeu R$ 220,00 de benefício, você deve descontar 6% do salário, o que corresponde a R$ 150,00;
- Vale-alimentação: é possível descontar até 20%, porém é que comum descontar 10%. Nesse caso, o desconto seria de R$ 250,00;
- Total de descontos: R$ 1.012,25.
Como evitar erros na folha de pagamento com a ajuda da tecnologia?
Ao final de cada mês, o procedimento padrão é fechar a folha de ponto, garantindo que todas as horas trabalhadas estejam corretamente registradas. É bem difícil que não ocorram alterações, como faltas, atrasos ou horas extras, portanto, ter um controle eficiente dessas questões é indispensável.
Diante disso, um sistema especializado de automatização da folha de pagamento pode trazer diversos benefícios, como segurança de dados em tempo real, agilidade nos processos, eficiência, redução de custos e de erros, entre outros.
Com a utilização de um software especializado, os cálculos são feitos automaticamente, garantindo precisão e agilidade. Você não precisa se preocupar em perder tempo com tarefas manuais, pois tudo é feito de maneira rápida e completa.
Automatize processos manuais de forma simples!
O cálculo da folha de pagamento é importante tanto para colaboradores quanto para a gestão. Por isso, ficar atento a qualquer atualização quanto às leis trabalhistas é um pré-requisito para o sucesso do seu negócio e mais valorização dos colaboradores.
Cálculos manuais se tornam exaustivos à medida que sua empresa cresce e aumenta o quadro de colaboradores. Mas essa tarefa se torna mais prática, ágil e efetiva com o uso de um sistema ERP integrado, como o da Omie, que realiza ações burocráticas de forma automatizada.
Esse software conta com funcionalidades como controle financeiro, conciliação bancária, emissão de notas fiscais e integração contábil e fiscal, tudo em um só lugar, facilitando seu dia a dia e garantindo maior agilidade nas operações do seu negócio.
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